工商部门企业登记档案管理问题研究.doc

1、1工商部门企业登记档案管理问题研究摘要：工商行政管理部门收集保管了大量各类企业开业、变更、年检、注销、吊销的原始档案，其独有的档案资源在社会经济活动中有着不可替代的参考和凭证作用。本文立足于国内工商部门企业登记档案管理的相关研究成果和应用实践，深入分析目前工商部门企业登记档案管理中存在的问题，并针对这些问题提出了解决策略。 关键词：工商部门 企业登记档案开发利用 企业登记档案是工商行政管理机关依法进行企业登记管理过程中形成的具有保存和查考价值的文字、图表、声像等不同形式的文件材料，是工商行政管理部门登记管理工作的历史记录，他们在登记注册行政许可工作中以及各类经济活动中起着重要依据、凭证作用。对

2、企业登记档案信息资源进行有效管理，对提高工商部门工作效率，满足社会各界档案信息需求具有重要意义。 目前，伴随我国工商行政管理事业信息化的飞速发展，工商部门企业登记档案开发利用已全面展开并逐步深入，取得了显著的成效，提高了企业登记档案的利用率，促进了政务公开，与此同时也还存在一些问题亟待解决。 一、企业登记档案管理问题分析 （一）企业登记档案信息资源不能最大限度实现共享 一方面，工商企业登记档案信息资源不能跨区域共享。目前，各地2工商部门都纷纷建立了企业登记档案查询系统，但是由于分头建设、多头管理，导致了软件、硬件建设都重复投资，阻碍了企业登记档案的信息资源共享。虽然各地工商机关都建立了“企业登

3、记档案信息管理系统” ，甚至许多地方工商部门用的是一家公司的软件，进行系统对接、数据共享完全没有问题，但受行政区划不同的制约，只能各自为政，独立治档。工商部门企业登记档案虽然已面向社会开放，但要跨区域查询，查询人就必须付出时间、金钱的代价，赶到外地才能得偿所愿。 另一方面，工商企业登记档案信息资源不能在政府各职能部门实现资源共享。目前，工商、公安、税务、财政、审计、质监、海关、社保等部门都早已组建了各自独立的信息资源系统，存储了大量各自领域的独有信息资源。但是，近些年电子政务发展中，过度强调政务资源的无偿交换共享，致使信息资源的产权利益关系不明确，尤其是信息提供部门在无偿提供政务信息的同时，还

4、可能由于信息存在错误而承担法律责任。这也使得工商部门对向政府各职能部门敞开其开发利用企业登记档案信息资源的成果主动性、积极性不高。 （二）企业登记档案法律效用问题 所谓档案的法律效力，是指其能否作为法律证据使用。纸质档案作为书证在我国三大诉讼法及相关证据法律法规和司法解释中都有规定，是法院、仲裁机构裁判案件、解决纠纷的重要证据。但是电子档案能否成为具有法律效力的证据，则存在较多障碍。 目前，工商部门企业登记档案管理主要采取档案原文扫描，建立高速、大容量的档案影像管理系统来实现。虽然缩微档案的法律效力已经3被法律所认可，但是传统档案的数字化形式和以数字形式存在的档案它们的法律效力还没有从立法上和

5、技术上予以保证。档案的基本价值有两方面，原始凭证价值和参考价值，电子化的企业登记档案对人们的参考价值已经毫无疑义，确认数字档案的凭证价值却是其无法回避的难题，这严重影响了企业登记档案准确地发挥它的凭证作用。 （三）档案信息数据的长期存取问题 电子化档案的长期存取问题是企业登记档案管理过程中需要面对的一个具体又十分棘手的难题。由于数字化档案信息在技术基础、利用方式和管理机制等方面的特殊性，它的长期存取面临着种种问题。首先，由于企业登记档案管理依赖于现代化计算机设备，经对原始档案扫描加工而建成的数据库必须要通过计算机设备来存储、读取，这就对企业登记档案数据长期存储带来很对问题。其次，企业登记档案数

6、据的存储还面临存储介质材料的选择问题。 （四）信息安全问题 档案信息的安全问题是档案电子化带来的最为突出的问题，从企业登记档案电子化管理之初，信息安全问题就刻不容缓地摆在了档案工作者面前。企业登记档案电子化管理的安全问题主要来自于三个方面：其一，计算机病毒。每个月都会有新的计算机病毒产生，严重威胁着档案数据安全。其二，硬件设备设施。这包括计算机设备本身的问题、位置安全、限制访问、环境安全等等各个方面。其三，人为因素。目前，许多工商部门都对企业登记档案的扫描加工采取了外包服务的形式，外包工作人员素质参差不齐，如果被利益驱使盗取企业登记档案数据也未尝4不可。 二、解决问题的对策 （一）集中领导，统

7、筹规划，实现企业登记档案信息资源共享 首先，要建立统一的工商系统档案信息资源共享的领导机制，统筹规划，统一管理。工商部门应从战略高度出发，明确企业登记档案管理的组织人和组织单位，可以由国家工商总局来牵头领导企业登记档案信息资源的开发。并根据我国的国情和现有的基础设施，制定企业登记档案管理的总体规划和实施细则。第二，应制定统一的标准和规范，将各工商部门现有的企业登记档案数据库资源进行整合，采取技术手段解决数据格式的一致性和兼容性问题，实现在全市甚至是全国范围的各级工商行政管理机关内部的数据共享。第三，建立、提供其他部门共享企业登记档案信息资源的平台。在这个平台上，档案信息的共享是建立在一个互通、

8、互惠、互利的基础上的，不仅其他政府部门、社会组织、企事业单位能获得工商部门企业登记档案资源，工商部门也能获得其他部门的信息资源，这样才能使多方均大大受益，维持其实现共享开放资源的内在积极性。 （二）运用数字水印解决电子档案法律效用问题 确保电子化档案的原始性、真实性，是数字化企业登记档案原始性、真实性保障体系的基础。笔者认为可通过采用 CA 认证、权限控制、数字水印、电子签章等方法从技术上保证档案的安全：并通过制定具有法律责任的连锁责任制，保证档案的准确，以实现数字化档案的法律效力，充分发挥档案的作用。如果在一份转化为电子档案的档案页面上加入可5见标记，势必会伤害原文件的完整性，但如果利用数字

9、水印技术将某一种标识作为一种不可见数据隐藏于原始电子文件中，则完全可以达到保护其完整性的目的。例如可以将企业登记档案的版权信息、注册登记单位等相关内容制作成数字水印嵌入至档案数据中，嵌入的数字水印并不影响正常信息的处理，又由于水印不能被删除（如果删除或破坏数字水印将会使得档案原始文件受到损坏） ，所以有了数字水印的电子档案因其具备了准确的形成者所有权证明，就可以成为法院可采信的重要依据。 （三）运用海量存储、光盘备份技术解决档案信息数据长期存取问题 档案信息的长期可读取是实现企业登记档案管理可持续发展的基础。海量存储的含义在于，其在数据存储中的容量增长是没有止境的。采取海量存储的分级存储，并运

10、用重复数据删除和自动精简配置技术可有效解决不断增长的企业登记档案扫描数据的存储问题。 将企业登记档案管理数据长期地保存于服务器中，承担着很大风险。而建立一套长期、有效和自动化的数据保护和迁移归档系统可以避免出现以上有可能发生的问题，避免承担沉重的代价。可以依靠 MO 光盘库实现归档存储管理，利用 MO、CD-R 光盘存储介质的一次性刻录和长期稳定存储的特性，归档存储各种数据。 （四）开发企业登记档案数据库的技术保护 保护企业登记档案数据库，必须综合运用法律和必要的行政手段，为提高企业登记档案管理的安全性，可以采用一些技术措施加以保护。 1.访问控制技术 6该技术确定企业登记档案数据库合法用户及

11、对其数字化企业登记档案信息资源所享有的权限，合法用户可以通过设置口令进行访问，也可以通过指纹验证来进行身份验证。可以通过 IP 地址设置，限定特定 IP网段用户访问。 2.密匙管理与加密算法技术 在网络传输的过程当中，为了避免企业登记档案数据传输被窃取和破坏，可以使用加密技术，数字化企业登记档案提供给被授权的合法用户利用，而防止非法用户盗取数据。 3.防火墙技术 防火墙是一种访问控制技术，是在被保护的网络和其他系统网络之间设立一道障碍，以检查进出被保护网络的信息是否被允许通过，或者用户的请示是否被允许，阻止非授权用户的进入和对信息资源的非法防卫，从而达到使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现企业登记档案数据库的安全。 三、结束语 综上，解决企业登记档案管理中的种种问题，深化现代化信息手段在企业登记档案利用中的应用，工商部门档案工作者任重道远。笔者相信随着社会体制健全、法律完善、技术发展，工商部门企业登记档案信息资源管理也将取得长足进步，以更好地实现档案信息转化为社会财富的最终目的。 作者单位：北京市工商局