企业OA信息化系统的应用探析.doc

1、1企业 OA 信息化系统的应用探析摘要：随着信息技术的飞速发展，无论是企业还是事业单位，为了规范工作流程，提高办公效率，加快信息化建设的步伐，实现管理工作的信息化、科学化，全面提升管理水平，都迫切需要建立一套办公自动化系统（OA） 。实施知识管理是企事业单位适应社会发展的需要，也是信息化建设的目标。本文对 OA 系统的开发和发展前景进行了一个分析研究。关键词：信息技术 OA 效率 科学 发展 分析 随着全球信息技术的飞速发展以及日益激烈的商业竞争，企业需要协同工作、综合以及集成化的解决方案来提高企业的办事效率以促进企业的长足发展。随着网络的出现以及不断的普及应用，目前已经成为解决企业由于物理距

2、离造成信息交流不畅以及协商沟通不便利的办公瓶颈问题的最佳途径。企业网上办公自动化通过闭环整合各办公的自动化要素，实现了工作流、信息流、知识流以及办公自动化系统的整合管理，由于为企业办公提供了一个科学、开放以及信息的精细化平台，从而实现了办公自动化以及远程办公或在家办公。企业应用网上办公自动化后，将员工从繁琐、无序以及低端的工作中解放了出来去从事其他关键的核心事务。不仅有效提高了单位的办事效率以及对信息的可控性，同时还有效的降低了办公成本、提高了执行力，并使得管理更加趋于完善。本文主要分析并研究了企业 OA 系统的开发应用情况。 21 概述 办公自动化是一个新兴的、复杂的、综合性的领域，它以 计

3、算机和网络技术为核心，同时涉及到自然科学、管理学、社会学、系统工程学等多种学科的内容。实现办公自动化可以极大地提高办公效率以及办公质量。当今社会随着计算机和网络技术的快速发展，正快速迈向信息化社会，而信息系统在此时也凸显的越来越重要。各级政府、大公司以及大企业为了提高办事效率以增强市场竞争力，都先后建立了高质量以及高效率的办公自动化信息系统。此外，越来越多的中小企业为了提高自身竞争力以及适应信息革命的要求，也正在打算或正在建设符合企业特色的办公自动化信息系统。但是由于中小企业自身经济实力较差、员工素质参差不齐以及计算机软件硬件配置较差等，不能大量投资建设信息系统。这是本来讨论的重点。 2 中小

4、企业如何建立自动化信息系统 2.1 用户需求分析 建立办公自动化系统最重要的环节就是通过调查和分析用户需求以确定系统目标。虽然中小企业需要的规模较小，但是对系统功能的要求还是十分全面的。大体分为两方面：第一，通过收发电子邮件为主的方式与其他员工进行各种信息的交流；第二，面向公司办公业务方面的业务管理功能，除了提高个人办公效率外，同时实现群体协同工作。由于中小企业的信息化水平较低、软硬件配置较差且资金实力不雄厚，因此，为了既不花大量资金添置软件，又使得员工容易学会应用系统，应当在考虑投入/产出比的基础上，尽可能较低的要求硬件的配置以及使用日常的办公软件。由于一般的商业软件无法满足以上各3方面的要

5、求，因此，为了有效的降低成本、提高效率，可以通过二次开发的方式来实现。 2.2 系统设计 2.2.1 实现办公规范化和制度化。由于绝大多数的中小企业自动化起步较慢，在提高个人办公效率方面还停留在没有联网的计算机和 MS Office 系列应用软件上，没有改变过去复杂低效的手工办公方式，更没有实现规范化以及制度化的办公方式。因此，中小企业建立办公自动化系统就是为了使办公方式规范化和制度化。即企业办公基于工作流，完全采用计算机技术处理办公业务，使得内部人员能够方便快捷的共享交流信息，在提高个人办公效率的同时也实现了群体的协同合作。此外，通过迅速以及全方位的信息采集和信息处理，能够为企业的管理和决策

6、提供科学的依据。由于提高了工作效率从而增强了企业的竞争力，最终促进企业不断的发展壮大。 2.2.2 管理多种数据类型。虽然中小企业的规模小，但是系统包括了整个日常的办公和部分企业业务。从而导致数据量少于大型企业，但是数据类型没有减少。除了包括日常办公产生的各种数据外，还包括业务办公的各种数据，甚至还涉及大量的图形数据，这些数据类型既有规范的结构化数据，又有不规范的非结构化数据。因此，为了保证数据的一致性和安全性，此系统应当对各种类型的数据进行科学的管理以实现各种数据的无缝联接。 2.2.3 系统设计的先进性。办公自动化系统在开发出来时，在技术上一定要能够代表当时办公自动化系统系统的先进水平，即

7、具有一定的4先进性，只有这样，才能在建成的一段时间内不会因为技术的落后而做大规模的调整，并且为了能够保持整个系统的先进性，还要求能够逐渐升级。此外，由于中小企业的经济实力较弱，并且面临经营规模经常变化以及人员流动的情况，因此，系统对计算机的硬件要求不能太高，并且系统还应当具有可扩展性、易升级性以及开放性等特点，以适应企业的不断变化。 3 网上 OA 系统开发前景 在现代化的社会，网络对人们的生活、工作和学习产生的影响越来越深远。我国的政务信息化进程大致分为三阶段：第一，以桌面字处理工具为代表的个人办公工具软件阶段，此阶段有效提高了个人工作效率；第二，基于关系型数据库技术并以 C/S 体系结构应

8、用的阶段，此阶段基本上实现了处理部门间数据和公文的自动化；第三，基于符合Internet/Intranet 技术标准的平台应用阶段，此阶段不仅技术有了很大进步，且应用范围扩展到了行业/系统内部，乃至跨部委跨系统。下面对此展开分析。 3.1 网络在 OA 系统中的应用 在 Internet 应用方面，政府部门虽然陆续建立了自己的 Web 服务器和网站，甚至可以网上办理一些简单的业务，但是，由于技术的差异和欠缺经验，因而没有实现真正意义上的电子商务，很多政府部门甚至在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上。因此，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新，流程管理，应用开发，

9、安全性保证，与后台应用系统（如OA 和业务系统）集成的以及客户支持的一整套行之有效的管理模式、运5营方法和技术平台。 3.2 支持协同工作和移动办公 日常办公的协同工作，需要花费办公人员大量的时间进行讨论和交流意见，然后做出某些决策。但随着网络技术的发展，电子邮件以及网络论坛等异步协作方式以及网网实时会议的同步协作方式正在取代人们面对面的开会。由于它不受时间和地域的限制，从而大大提高了工作效率。办公室外的工作人员通过远程拨号或登陆出差地的网络，通过电话线或广域网络的方式就可以达到随时随地访问办公自动化系统的目的，这就是所谓的“移动办公” ，它为办公室外的工作人员提供了办公的手段。此外，办公人员

10、还可以选择“离线”的工作方式有效的提高工作效率以及减少费用，但是事先需要将处理的信息下载到本地便携机上，然后切断连接。此项工作完成后，再通过连接发送自己的工作结果同时下载新的待办信息。办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。 3.3 应有完整的安全性 办公自动化系统得以投入使用的先决条件就是具有安全性控制功能。一般机关办公自动化的安全性控制包括：权限控制、电子签名、防止非法用户侵入以及存储和传输加密等。这些手段除了方便使用者掌握和利用外，还应当具有难以被攻破以及灵活等特点。3.4 能集成其他业务应用系统和 Internet 办公自动化系统通过与Internet 相连

11、接后，除了沟通机关内外消息和对外宣传机关单位外，还进一步发展网络服务而实现电子商务与参与电子社区。 “数据存访中心”的概念从用户使用角度出发，最大限度地提高了应用系统的易用性和友6好性。办公自动化系统应该成为这样的存访中心，且只有它能承担这样的角色。 4 结束语 减轻员工的工作量已经不再是现代化办公自动化系统的主要目的，其主要目的是将员工从繁琐的事务中解脱出来并用更多的精力去关注更重要的事情，从而有效的提高企业的效率并增强企业的综合竞争能力。在此模式下，企业的组织结构得到了进一步的简化，各部门之间的合作建立在信息共享的基础上，从而不仅明确了各个部门甚至各个员工的责任，决策层还能通过综合各方信息

12、而制定企业的战略决策。办公自动化系统在市场竞争日益激烈的今天，不仅仅是一种手段或一种工作，更是决定企业生存发展的命脉。因此，通过应用 OA 系统实施的交互式网络，除了能够更加方便快捷的传递信息外，更是通过扩展办公手段而提高了办公效率。 参考文献： 1李康荣，贾迪，张瑶.基于 Web 系统测试的应用研究J.中国测试技术，2006（06）. 2成娅辉.采用工作流技术且基于 Web 的办公自动化系统设计J.邵阳学院学报（自然科学版） ，2006（02）. 3刘伟，朱一凡，魏洪涛.工作流技术在办公自动化中的应用J.计算机工程与设计，2006（07）. 4张鑫旺.我国 OA 系统的发展及现状J.河南职业技术师范学院学报，2004（02）.