信息时代档案管理的途径.doc

1、1信息时代档案管理的途径摘要：档案管理工作是各企业单位和行政机关管理工作中的重要内容。现阶段，随着科学技术的发展，档案管理工作已经由以往传统的管理方式转变为先进的信息化的管理方式。随着档案管理方式的改变，对于档案管理人员的自身要求不断提高，适应信息时代的档案管理工作对于保证自身管理工作的质量，提高管理效率有着重要的意义。本文对信息时代如何做好档案管理工作进行了分析和探讨。 关键词：档案管理 信息化 途径 在各级企业单位和行政单位当中，档案的管理工作是日常管理工作中的重要内容，做好档案管理工作有助于加强企业单位的内部管理，提高管理效率。现阶段，社会已经步入信息化的社会，信息技术已经融入到各行各业

2、当中。目前，各企事业单位中的档案管理技术也不断的信息化，逐渐的由传统的纸质档案管理到现阶段的电子档案管理模式过度。档案管理工作随着信息化技术的融入，不断的发生改变。在信息化的时代里，借助信息化加强档案管理工作，可以提高档案管理工作的效率，提高档案管理工作的便捷度，减少人力和物力的投入，降低劳动强度，提高档案管理工作的准确度和利用率，增加检索效率，促进了档案管理工作的发展。加强档案管理工作的信息化，提高档案管理工作的技术水平，加强相关人才的培养，是做好信息时代档案工作的重要内容。 1 信息时代档案管理工作的内容和优势 21.1 信息时代档案管理工作的内容 在信息时代，档案管理工作发生了很大的变化

3、，计算机技术已经融入到档案管理工作当中，档案管理工作将以往的纸质材料和实体转变为点子文件，进行统一的管理、存储、检索等操作。利用先进的网络技术，实现了信息资源的贡献，有效地提高了档案管理工作的效率。信息时代，档案管理工作的主要内容包括：档案管理设备建设、档案信息资源建设、档案信息化和规范化管理、档案信息化网络建设、信息化档案管理人才的培养等内容。 1.2 信息时代档案管理工作的优势 在以往的传统档案管理工作中，档案的管理一般以纸质的形势进行，整体档案管理方式较为陈旧和传统。随着社会的不断发展，档案管理的内容不断发生改变。在信息时代中，档案管理信息化已经成为了档案管理工作的主要趋势，档案存在形势

4、由以往的纸质形势转变为以电子文件为形势的文字、图片、音视频等资料。档案管理工作中，档案的意义非常重要，需要对档案进行长期的管理和保存，避免档案受到破坏和损坏。以往的纸质管理方式，需要对纸张进行严格的管理，避免受潮、虫害、火灾等影响，在传统的管理方式中，每年需要投入大量的人力和财力，保证档案的安全性。纸质档案不能进行备份，并且在进行查阅时，查阅难度较大，查阅检索效率过低，档案利用率较低。利用信息化的档案管理方式，可以有效地解决档案存放的问题，提高档案的安全性，并且提高档案的检索效率，有效地保证档案的利用率。 2 信息时代档案管理工作存在的问题 2.1 档案信息化开发利用不足 在信息时代，档案信息

5、资源的开发与3利用工作存在不足，整体开发程度较低。在档案信息管理工作中，采集工作存在效率低，重复劳动过多，信息质量不足的现象。我国档案信息化进程较低，与国际社会相比有很大的距离。我国档案信息化建设中，档案数据库的信息资源能力不能有效地发挥，难以保证档案信息的利用效率有显著的增长。 2.2 档案信息化设施不完善 在档案信息化建设中，档案信息化设施不完善是我国现阶段信息时代档案管理工作中存在的重要方面。档案信息化离不开硬件设施的投入，在进行档案信息化基础设施建设上，需要投入大量的资金来保证信息化建设的完善，保证各项功能的实现。由于在建设时需要大量资金投入，至于部分企业单位限于资金问题，使得自身档案

6、管理依然停留在传统的模式上。传统的档案管理模式不能得到及时的改进，不符合时代发展的需要，也降低了档案管理工作的效率。 2.3 档案信息安全管理问题 档案信息的安全管理问题是现代信息化档案管理工作的重点问题，部分管理人员的自身安全意识交叉，档案安全管理工作常常被忽略，造成很多安全隐患。在网络信息的环境下，档案信息由于具有共享性，容易被不法分子进行盗取，使得档案管理信息流失，造成严重的损失。 2.4 档案信息化缺乏标准化和规范化不足 现阶段，档案信息化管理工作起步较晚，发展较为落后，造成现阶段缺乏统一的档案信息化的管理规范和标准，不同管理人员的电子化管理方式不同，导致档案信息缺乏规范性和标准性，增

7、加了档案信息查阅和管理的难度，增加了成本。 2.5 档案管理人员能力不足 在目前，档案信息化进程逐渐加深，档4案信息的管理上，管理人员缺乏专业的计算机知识和操作能力，不能满足现代化档案管理工作的需求，使得档案管理工作效率不足，档案利用率较低。对于档案信息管理中的内容上，内容形式多样化，需要细致的分工和协作，完成档案信息的管理工作。 3 信息时代档案管理的途径 3.1 加强档案管理信息化资源开发与利用 在信息化的时代形势下，加强档案信息管理工作的开发与利用是基础内容。只有加强档案信息资源的开发与利用才能有效地保证档案管理工作的信息化。在进行档案信息资源开发时，要对档案信息进行科学合理的分类与整理

8、，将信息集成化，系统化，采用统一的管理模式，减少信息分散程度，利用计算机技术与网络技术，实现档案信息的高效利用。 3.2 加强档案管理信息化基础设施建设 档案信息化工作中，基础硬件建设是整体信息时代档案管理工作的重要内容。只有加强档案信息化基础设施的建设，才能有效地保证档案信息的存储容量、处理效率与安全性。在档案管理部门进行资金调度时，要充分考虑到档案管理工作的重要性，对现有档案管理基础设备进行改进与维护，建立科学合理的档案信息化设施，做好信息时代的档案管理工作。 3.3 加强档案信息化的安全意识 档案信息的安全是档案管理工作中的重要内容，只有保证档案信息的安全性与可靠性，才能保证网络环境下，

9、档案管理工作的实际效果，从而有效地提供一个安全可靠的档案信息贡献的平台。在档案信息的管理上，要加强计算机网络的安全，做好网络防火墙，避免入侵和数据损失。 53.4 加强档案管理信息化的规范性和标准性 档案管理信息化的规范性和标准性可以提高档案管理工作的效率，提高档案信息的利用率。现阶段，信息化档案管理系统的档案文件形式较多，管理人员需要建立一个标准的规范对档案信息进行分类，便于日后的档案信息利用，形成规范的档案管理模式。 3.5 加强档案管理信息化管理人员的素质 现阶段，信息化时代使得档案管理工作发生巨大变化，档案管理工作人员要主动适应时代的发展，提高自身的相关技术和专业素质，积极地完成档案管理信息化的进程，保证档案管理工作正常高效地进行。 4 结束语 现代社会信息化进程加快，信息化已经融入到各行各业当中。档案管理的信息化是档案管理工作发展的趋势，档案部门要结合当今社会形势，做好自身档案管理工作的改革，不断提高自身工作水平，有效地为企业单位和社会提供档案信息的服务。 参考文献： 1尹敬波.浅谈档案管理信息化工作J.才智，2011（18）. 2程梅玉.浅谈档案管理J.现代阅读（教育版） ，2011（05）. 3刘蓓，刘江霞.浅谈档案管理的发展趋势档案管理的信息化J.价值工程，2012（04）.