依托电子计算机技术快速发展 加强档案现代化管理.doc

1、1依托电子计算机技术快速发展 加强档案现代化管理摘 要：随着科学技术的进步，随着社会信息化及电子政务的出现和发展，档案管理与社会各行各业一样，必将由传统的手工方式向现代化过渡，不断完成更新发展的进程，最终实现档案管理现代化。 关键词：档案 管理 现代化 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）04-0025-01 档案管理现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行 、管理方法和手段，以达到预期目的面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是项耗资巨、复杂的

2、系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。 电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩识到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档2案统计等工作。 一、档案管理现代化的目的 我们进行档案管理现代化建设，就是要取得档

3、案管理总目标的最佳效果。档案管理总目标体现在两个方面：一是要安全、可靠、有效地保存和保护好各类档案实体，最大限度地延长档案寿命；二是充分开发档案信息资源，最大限度地为社会各界服务，也就是要迅速、准确地提供一切可能提供的档案信息为社会进步和经济发展服务。在档案管理现代化过程中，档案信息化是主要组成部分，涵盖了上述目标的两个方面，做好档案信息化建设是档案管理现代化的基础任务。全省各级档案部门、省级各大机关开展了对重要档案的数字化工作，档案信息化建设正在全面推进。加强档案信息化建设已经成为全体档案工作者的共识，信息化带动战略正在各级档案部门稳步实施，推动着档案管理现代化的发展。 二、档案管理现代化的

4、内容 档案管理现代化是一个大概念，涉及到档案的收集整理、档案的保存及保管条件、档案保护技术、计算机应用技术、档案管理数字化、档案信息资源开发利用的方法和途径、电子文件的收集积累、整理归档及开发利用等领域，内容非常丰富。概括起来主要有 3 方面的工作：一是如何最大限度地延长档案寿命；二是如何利用计算机及其网络技术开发档案信息资源，为社会各界服务；三是在电子文件日益成为社会文件主导形式时，如何收集、积累、整理、形成档案，丰富馆藏，做好新类型增量档案的管理。这三方面工作不是孤立的，而是有相互依存和相互制约的关系。第一方面工作是基础，如果没有档案保存和寿命延长，就谈3不上档案信息的开发利用；做好第二方

5、面的工作，可以更好地体现第一方面工作的意义；如果没有第三方面的工作，在电子文件成为社会文件主导形式时，档案就失去了继续丰富馆藏的源泉，变成无源之水、无本之木，其后果也不堪设想。也就是说，在社会信息化的新形势下，第一方面工作望继续深化，第二方面工作要不断发展，都要依靠第三方面的工作，或者说都受第三方面工作的制约。第三方面工作是第一方面工作在社会信息化的新形势下的继续，也是第二方面工作在社会信息化的新形势下的继续发展和拓展。 三、电子计算机技术发展在档案管理现代化的运用 运用快速发展的计算机技术，实现档案管理的现代化验室 1、努力使档案信息化建设与本地区或本单位信息化建设同步。2、把信息化作为档案

6、基础业务建设的重点内容。出于信息技术的广泛采用和电子政务的快速推进，使档案基础业务建设的重心向档案信息化建设转移。3、坚持档案信息化建设“发展、服务、安全”三项基本原则。 （1）坚持把档案信息资源建设作为档案信息化建设的基础工程和核心任务。档案信息资源建设，应该建立对现有馆藏资料、档案和文件的数据库；对文件目录实现机检。由于计算机的普及使用，电子文档成为新时期档案工作的对象，所以管理人员在工作中要对电子形式的文件、档案采用科学的方法和技术管理好，否则电子文档的丢失的损失是巨大的。管理和利用电子文件，是今后档案管理工作的重心。 （2）坚持把实现档案信息资源共享、提高档案信息利用服务水平作为档案信

7、息化建设的根本目的。 （3）坚持把建立和完善档案信息安全保障体系作为档案信息化建设的关键环节。 4计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、 储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。 运用计算机管理档案

8、工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。 档案工作人员要熟悉档案业务，认真学习、深刻领会和掌握档案行业标准，树立高度的工作责任心，做好档案 据的录入工作，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平。档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。 四、档案信息化建设的重要意义 信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇。广大档案工作者普遍认识到，加强档案信息化建设，是档案事业适应时代相社5会发展的必然选择，是加强档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要织成部分。档案信息化建设对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。