试析体制外档案资源的管理模式.doc

1、1试析体制外档案资源的管理模式摘要：从管理权的角度界定体制内档案资源与体制外档案资源，两者共同组成国家档案资源体系。对占据国家档案资源大半壁江山的体制外档案资源，我们应该让有效的管理模式长效，让长效的管理机制常态化，实现以更少的资源产生更高生产力的档案管理期望。 关键词：体制外档案档案资源管理模式 “统一领导、分级管理”是我国的档案管理体制，包括三个方面的内容：国家全部档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理；全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案事业管理机关统一、分级、分专业进行管理；实行党政档案和党政档案工作的统一管理。体现在档案资源管理上，就是从中央到地方都建立了档案馆（室） ，集

2、中统一地、分级分专业地管理全国、本地区、本系统的档案资源，形成有层次、有专业的国家档案馆网体系（也包括一些档案室，这里都包括在档案馆网体系之内） 。那么，我们就可以如此界定：体制内档案资源是受我国各项档案管理制度规范和约束的、在档案行政管理部门控制下的、保存在国家档案馆网体系之内的档案资源；也可以称之为“档案馆资源” 。与体制内档案资源相对应的：凡是不在国家各级各类档案保管机构管理的档案，都是体制外档案资源。体制外档案资源大体有三部分：第一是私营企业、民办非企业单位、公民个体或家庭（家族）形成和所有的档案，即由私人保管的档案；第二是图书馆、博物馆、文化馆等非档案的文化机构保2管的档案；第三是我

3、国流失海外的档案，即其它国家保管的我国档案。体制内档案资源和体制外档案资源组成国家档案资源体系。目前，关于体制外档案资源的管理模式大体有以下四种。 一、传统管理模式及其延伸 传统管理模式是由档案管理部门代为保管体制外档案资源。代保管不同于移交、赠送行为，在这些行为中，档案机构可能获得档案的全部或部分权利，体制外档案就转变为体制内档案了。而代保管则是不获得任何一项权利，档案部门的代保管行为可以说是商业性行为。档案管理部门代保管是目前档案部门直接管理体制外档案最为普遍的形式，也是档案行政管理部门完成职能转变过程中的过渡形式。这类代保管形式主要表现为，由档案行政管理机构或档案学会等组织成立，大都以“

4、中心”命名，如档案咨询服务中心、档案培训中心、档案寄存中心。如上海市档案局所属的上海档案咨询服务中心，服务范围包括档案法律咨询、档案管理咨询、项目档案咨询、档案管理设施咨询、档案鉴定咨询、档案整理和缩微服务、人才培训咨询、代为保管档案、其它档案业务咨询等，其中代管档案、整理档案是主要业务。传统管理模式也有图书馆、博物馆、历史研究所等文化事业单位的保管档案的传统行为。在档案部门成立之前，基本上都是图书馆、博物馆承担档案管理的责任，而后很多档案也就留在了这些部门，是为体制外档案资源。 传统管理模式的延伸表现为：企业档案区域一体化管理。经济一体化是当前世界经济发展的基本趋势，表现为经济全球化和经济区

5、域化两个方面。经济区域化，最显著的标志就是各类商圈、产业圈、企业城的3落地发展。经济区域化是企业档案集中管理、优化管理的契机。上海化工区探索构建的“一体化”档案管理模式值得借鉴。上海化工区建设之初的档案工作基本上处于各自管理的分散状态，缺少专门的指导和管理机构。而后成立的化学工业管理委员会将档案管理工作纳入事务管理的重要内容，归口委员会办公室。区内的企业单位结合各自的行业要求、自身特点自行管理本单位档案，接受委员会指导。由于档案数量激增，外商投资企业增多等一系列问题，为了理顺档案管理体制、优化区域投资环境，上海化工区管委会决定成立上海化工区档案管理中心，接受档案行政管理部门和城市建设部门的指导

6、监督，探索具有化工区特色的“一体化”档案管理模式，为有档案管理需求的企业单位提供一体化的档案服务，即节约了企业资源，又节约了社会资源。 二、市场与社会管理模式 社会转型导致社会结构由整体型向分化型社会转变，国家与组织（单位）的关系由整体的生存模式向独立分化的生成模式转变，国家不再是社会资源的唯一拥有者和分配者，政府职能发生变化，形成“小政府、大社会”的公民社会格局，由此档案管理也需要从国家模式走向市场模式、社会模式。档案管理模式的转变是一种结构性调整，相应地要求建立与社会大环境相协调的档案资源体系和社会服务体系。 市场管理模式的主体是档案服务企业，即档案中介机构，是具有法人地位的经济实体。进入

7、 21 世纪以来，随着我国档案管理体制改革的深入以及市场经济的进一步发展，出现了大量由市场主导、完全商业化的文档服务机构，它们按照市场规律和规则，自主经营、自负盈亏。在知4识经济时代，企业的运营，尤其是中小企业的运营，业务广度和技术深度不断扩大，同时知识的快速更新使其业务和技术的专业化程度不断提高，其相关管理的专业化程度也需要不断提高，而专业化的实现需要大量的资源投入，包括人力、资金、技术、信息、管理系统等多方面的投入。为了在竞争中处于有利地位，企业尽可能减少在非核心业务方面的投入，但又必须保持非核心业务的高效率和高质量，因而，必须通过企业间的社会化分工，使一个企业的非核心业务成为另一个企业的

8、核心业务，这就为档案中介机构的产生奠定了基础。档案服务企业根据实践发展需要为社会组织、公民个人提供档案管理等服务的专业化公司，其出现符合现代化社会分工管理的理念，将是未来档案代保管机构的主要群体。1998 年深州市档案局成立的档案寄存中心于 2004 年改制成为深港档案寄存中心有限公司，参与市场竞争。 在档案管理领域，体制内档案按照一套严格有序的管理原则和方法得到国家力量的控制和规范，处于完整有效安全的理想状态。而体制外档案资源则没有那么多的“关照” ，虽然保存在图书馆、博物馆和纪念馆里的历史档案和流失海外的珍贵档案从某个角度而言得到了很好的保管，但是，如私营企业、民办非企业单位、家庭（家族）

9、 、公民个体等正在不断形成的大量档案是处于分散的失控状态。依靠国家力量对全部体制外档案资源进行管理，既不科学也不现实。对私营企业和民办非企业单位而言，一来国家档案馆不会接收这类档案；二来单位建立专门的档案机构成本太高；三来市场尚未成熟，由此，可以加大鼓励社会管理模式的发展。为了鼓励社会管理模式，政府可以考虑给部分单位提供一定的预5算经费。如芬兰为了方便分散在民间的私人档案的利用，规定国家档案馆有在财政上支持私人档案馆的义务，但私人档案馆必须履行对公众开放档案的义务。还有一种方式，就是建立民间性质的档案保管机构。我国在 2004 年，广州出现了首家私人档案馆。在这两类档案保管机构建立的基础之上，

10、整合体制外档案资源将容易很多。所以，体制外档案资源的市场管理模式和社会管理模式将是关注的主要点。 三、体制外独立运作模式 体制外独立运作模式，是其他行政管理部门牵头组织运作的档案管理模式，多为专业专门性档案。如上海市闵行区电子健康档案项目由卫生部试点推进再推广。2008 年 1 月，闵行区成为卫生部应用居民电子健康档案推进居民健康管理信息化试点区，建立了覆盖到所有的医院、保健站、专业站所、专科医院、社区卫生服务中心（站） 、村卫生室的区域卫生网络，形成了以电子病历和电子健康档案为主的数据库和区域内电子病历/电子健康档案共享平台。2009 年，卫生部医改方案提出建设覆盖全国居民的居民健康档案。再

11、如，天津市社会保险基金管理中心档案馆的成立，是全国首家社保档案馆，将使覆盖全市 980 余万参保群众的社保档案实现集中统一管理，为百姓提供便利迅捷的社保档案查询利用服务。该馆被人社部确定为全国社会保险档案管理示范基地。据悉，国家人力资源和社会保障部社保中心已将本市社会保险专业档案馆设为全国首家社会保险档案管理示范基地，开展社保档案专业领域的研究与实践，辐射并带动其他省区市加强社保档案管理工作。而这两个档案建设项目中，均没有档案管理部门的参与。 6体制外独立运作模式，表现了多样化档案多元化管理的局面，各行各业越来越重视档案的作用价值，由专业主管部门全权负责，一方面分担了档案部门的工作任务和预算经

12、费，另一方面也就削弱了档案部门的权责。上海市档案局在 2012 年评比各区县的档案项目时，就曾提到闵行区的电子健康档案不是档案部门参与的，不适合参与评比。当然，这是规则所在，无可厚非。目前，体制外独立运作模式也是由国家相关部门牵头负责，比市场模式和社会模式有保障有优势。我们认为，随着经济社会进入新的发展阶段，体制外独立运作模式会配合市场模式和社会模式共同繁荣扩大。 四、社区或家庭管理模式 特里库克在阐释西方档案学的观念和战略变化的四个范式中提到：“第四个档案范式社会/社区正呼之欲出，这个社会/社区既有城市和乡村中的真实社会/社区，又有网络空间社会媒体连接起来的虚拟社会/社区，一道共建共享档案”

13、 。社区通常是集中在固定地域内的家庭间相互作用所形成的社会网络，一个社区有一定的地理区域，有一定数量的人口，居民之间有共同的意识和利益，并有着较密切的社会交往，一个村落、一条街道、一个县、一个市，都是规模不等的社区。与个人生活关系最密切的社区，是如农村的村或乡、城市的住宅小区。随着我国经济社会发展进程的加快，社区的公共管理和服务功能逐步成为城市建设工作的落脚点，这意味档案管理的社区模式充满无限可能性。浙江省杭州市上城区档案局以全区开展的政府行政管理与公共服务标准化体系建设试点为契机，在省、市档案部门和质量技术监督部门的大力支持下，7主动作为，在全国率先推出社区档案管理规范并被推荐为省级地方标准

14、。体制外档案资源的社区管理模式不再如库克所言“呼之欲出” ，而是“跃然纸上” 。 体制外档案资源的家庭管理模式是最小单元也是最直接最效率的管理模式我国是历史悠久的国家，历史留下的许多珍贵档案散存在个人手中，此外，还有许多家庭成员形成的各种生活档案，这些档案自然而然成为家庭的收藏。家庭保存档案资料为保护民族文化遗产、丰富社会记忆做出了重要贡献。避开许多名人不谈，我们也看到很多普通大众管理家庭的生动事例，如 2004 年 3 月 21 日新民晚报登载的银行家日记 ，从他们的日记里，能看到旧中国银行如何在财力雄厚的外国银行和根基深厚的旧式钱庄的双重夹击下生存发展。2004 年 2 月，一则题为“我家

15、建档案”的文章写道：“全国首次大规模建立家庭档案活动日前在沈阳进行，家庭档案不仅将一家人的生活经历记录下来传给后人，更能从中折射出时代的变迁和社会的进步” 。2013 年 8 月，全国首家平民家庭档案精品展在武汉开展，400 余张图片和 100 多件实物展示里宜昌兴山县一个普通移民家庭袁裕校家 100 余年的历史，展览免费对公众开放。家庭档案管理的理念和模式得到越来越多人的接受和执行。 档案的来源是个人、组织和政府或多或少有意识的、自觉的行动和相互之间的“交流” 。它反映出社会行为者作出决定的背景、各自的责任、目标、理想、价值观、信条和心理，反映出规范社会生活的各种法律、约束、义务和制度的结构

16、。因此，人类的每一代都要询问过去，以便找到或恢复它所需要的、对当代各种问题的答案，即真理。我们的档案理8论研究者、实践工作者、社会大众面对不仅仅是记录文献，而是随着时代而演变的历史责任。对占据国家档案资源大半壁江山的体制外档案资源，我们应该让有效的管理模式长效，让长效的管理机制常态化，实现以更少的资源产生更高生产力的档案管理期望。 注释： 吴宝康.档案学概论M.北京：中国人民大学出版社，1988：130-131. 肖辉娟.关于我国档案管理体制改革的研究D.华东师范大学，2010：28-38. 孙爱萍.非国有档案信息资源管理M.北京：中国档案出版社.2009：152-153. 袁玮.关于民间档案研究的国内外文献综述J.山西档案，2011（1）：26-28. 上海市闵行区卫生局.建设新型区域卫生信息平台闵行区基于居民电子健康档案（EHR）为核心的区域卫生信息化建设J.中国信息界（e-医疗） ， 2010（3）：63-65. 陆建春，黄苏红.干有标准学有榜样社区档案管理规范上升为浙江省级地方标准纪实N.中国档案报，2013-2-1（1）. 作者单位：上海大学