区县机关档案工作测评的实施与思考.doc

1、1区县机关档案工作测评的实施与思考摘要：北京市区县机关档案工作测评对强化档案行政部门的指导力，提高业务标准的执行力，规范区县机关档案工作起到重要作用。在测评实施过程中对工作程序及测评细则涉及的有关业务问题的思考和把握为今后有效开展测评工作以及促进区县机关档案工作积极健康发展积累了实践经验。 关键词：机关档案测评 根据北京市档案局北京市区县机关档案工作测评办法 （京档发20121 号） ， 区县机关档案工作测评细则作为对北京市各区县机关档案室工作的综合测量和评价指标自 2012 年 1 月起实施。2012 年北京市16 区县 96 个机关单位通过了测评，其中东城区对区属机关单位中的 25个单位进

2、行了测评，测评工作严格按照测评办法的程序要求实施，对强化档案业务指导，提高业务规范执行力，提升区县机关档案工作水平起到了重要作用。在实施过程中对工作程序及测评细则涉及的有关业务问题的思考和把握也为今后测评工作的开展积累了可资借鉴的实践经验。 一、测评的意义 区县机关档案工作测评是对区县机关单位档案工作进行全面的综合的检查评价，是区县档案行政部门对各机关单位开展工作的抓手，是保证区县机关档案工作质量的有效手段。测评只是手段，不是目的，对测评工作的认识与评价也不应以通过测评单位的数量或测评得分为标志，2而应以对工作的促进和提升为标准。测评的最终目的是提高区县机关对档案工作的重视程度，培养强化机关工

3、作人员的档案意识，形成良好的工作氛围，切实提高区县机关档案工作质量，为党和国家积累史料，为百姓民生提供服务。 二、测评的实施 （一）结合区情，细化标准 测评办法及测评细则是北京市档案局根据全市区县机关档案工作情况统一制定的，对区县机关档案工作从领导体系、基础业务、信息开发利用、下属单位管理等各个方面的综合性评价体系。各区县在实施测评时，有必要根据本区县实际情况，对测评办法的工作程序以及测评细则的具体指标及分值做出细化标准，使测评工作对本区县机关起到确切的指导和提升作用。以东城区为例，为了提高各单位领导重视程度，经过请示市档案局，将“测评后向市局上报材料，审批后下发标牌”的程序调整为在测评前做全

4、面预检，预检后即将材料报批，正式测评时对通过测评的单位当场颁发标牌，收到了更好的现场效果。在测评细则的执行方面，2010 年区划调整后，新东城各单位档案工作均涉及原东城、原崇文、新东城三个部分的工作内容，各部分工作水平不均衡，为了全面考量新东城各单位档案工作，提高工作质量，东城区将测评细则的各项指标做了量化拆分，对各单位档案工作进行了无遗漏无死角的全面综合检查。 （二）双向培训，精细指导 测评前，对接受测评单位及测评员进行双向培训。一方面对接受测3评单位主管领导及档案人员进行培训，明确测评程序及方法，详解测评细则各项要求及量化指标。另一方面对测评员进行系统培训，包括测评细则的量化执行、证明材料

5、的质量要求、各门类档案的检查要点等。双向培训一方面提高各单位对测评工作的总体认识和重视程度，明确测评前准备工作的主要内容，另一方面统一测评员对细则的执行标准，把测评员个体差异对测评结果的误差影响降到最低。 在系统培训的基础上，对被测评单位档案工作进行全面指导。通过指导发现各单位工作中的优长，鼓励和推动工作，也发现薄弱环节，并采用专兼职档案员培训、交流学习等方法弥补强化。 （三）提前预检，精确整改 为了保证测评工作效果和质量，在测评方法规定的操作程序上，另外增加了预检环节。预检时间在正式测评之前一个月左右，由两个测评员共同进行，严格按照测评细则，对迎检文件材料、库房硬件设施、档案管理体系及案卷质

6、量等逐一系统检查，填写评分表，计算总分，明确指出不符合要求的项目和存在的问题，给出整改建议。 预检是在正式测评之前测评员与被测评单位的积极互动，被测评单位在预检之后对本单位工作情况有了清晰定位和明确认识，根据预检意见及时进行针对性强化性精确整改，目标精准，措施得力，工作中许多细节问题在这一环节得到修正和解决。 （四）领导带队，严格检查 测评的具体实施是整个工作的重要环节。为了提高各单位领导对档案工作的重视，测评组由市局有关领导或区档案局一把手带队，测评程4序严格按照听取工作报告、检查迎检材料、库房实地检查、背对背综合评议、意见反馈及颁发标牌五个步骤组织实施。有下属单位的，测评前提前抽查两个下属

7、单位，抽查情况计入综合评议结果。 现场意见反馈环节内容分为两个部分：一是明确各单位档案工作中取得的突出成绩，给予肯定；二是对测评中发现的问题即评分中失分项目逐一说明，并提出改进意见和建议。测评后迅速整理下发书面反馈意见，要求各单位根据测评意见加强档案工作。 严格测评程序，高标准高规格执行测评，体现了测评工作的规范性和严肃性，有效提高了各单位领导的重视程度，也提高了档案人员的责任意识，实现了通过测评推进工作的最终目标。 三、测评中的主要问题与解决策略 在区县机关档案工作测评中，也发现一些操作性和业务性问题，下面分析一些主要问题并根据规范要求及工作实践提出解决策略。 （一）测评与其他工作的衔接 区

8、县机关档案工作测评部署于 2012 年，主要由业务指导部门负责实施，测评工作如何与 1990 年至 2010 年在区县机关广泛开展的升级复查工作衔接，使被测评单位理解工作的继承性和延续性，业务指导部门在实施测评时，如何与局内各部门对基层档案室的工作衔接，全面协调，整合资源，推动基层档案室的全面工作，是一个关系到测评工作实质效果的重要问题。 1.与升级复查的衔接。机关档案工作测评细则出台之前，大多数区县机关接受了升级及复查。根据测评办法要求，结合东城区、崇文区区5划调整合并后新东城区机关单位的实际情况，对于街道办事处等未调整合并单位，按照原有目标管理等级升级复查时间进行测评，对于各职能局等由原东

9、城、原崇文两个机构合并为一个的，参照原东城或原崇文升级复查时间确定测评时间。 2.与档案局各项基层工作的衔接。测评项目涉及档案局各部门对基层档案室的工作，例如档案移交接收、信息报送、执法检查、信息化、科研工作等，测评前要沟通各有关科室，汇总情况，在各单位自行提供证明材料的基础上，参考局内各部门的工作记录确定测评得分，使局馆对基层档案室的各项工作要求与测评工作一体化。 （二）测评员把握标准的一致性差异 在测评工作实践中，由于工作经验和思维判断的差异，不同的测评员对测评细则各项指标的理解和把握难免存在差异。为了将这种差异对工作结果的影响误差控制在最小范围，采取了两个有效措施： 1.指导人员两人交叉

10、组合指导前提下的业务例会。完善指导工作流程，每次指导由两名指导人员共同完成，指导人员交叉组合，增加不同指导人员配合工作的频次，提高一致性。每周召开业务例会，交流工作经验，通报各组指导工作情况，详细说明各类业务问题的指导意见或解决办法，统一工作方法。 2.测评细则项目指标精细量化基础上的统一培训。前文所述双向培训针对测评员的培训中，结合新东城三年来档案工作实际情况对测评细则各项指标进行精细量化并通过培训在全体测评员中高度统一，最大程度避免了测评员执行标准时可能产生的个体差异。 6（三）几个业务问题的解析 在指导和测评过程中，有些业务问题较常出现，对这些问题要以测评细则及有关业务标准为原则，结合工

11、作实践给出解决办法。 1.列入机关年度工作计划 部分单位未能将档案工作列入机关年度工作计划，要求将档案工作列入机关年度工作计划不是泛泛之论，而是体现了机关从整体工作规划上对档案工作的重视，所以这一标准不能降低，测评时对于没有列入计划的按比例扣分，以促进被测评单位在今后的工作中将档案工作列入机关年度工作计划，与机关中心工作同步实施。 2.制度的发布、修订与落实 档案工作制度要及时修订，切实贯彻，有效落实，确实起到约束和规范工作的作用。只提供档案工作制度汇编不能说明制度的落实和执行情况。测评时要注意一是制度健全，对各门类档案是否都制定了相应管理制度；二是及时修订，制度文本内容是否全面并与机关工作相

12、适应；三是制度签发，并采取适当方式学习宣传使机关内部广泛知悉；四是坚持考核，要提供制度执行的有关记录和考核材料。 3.各项工作的时效性 测评是在一个时间点上进行的工作检查，很多档案工作任务要求在特定时间段完成，如次年六月底前归档，汛期库房安全检查等，在测评时要注意检查有关工作记录，确定工作任务是在规定的时间按时完成的，对于日常工作拖沓，测评前为了迎检突击完成的，要按照测评细则按比例扣除相应分值，并要求被测评单位加强管理，按时完成各项工作任务。74.对库房的检查 对区县机关档案库房建设，目前还没有国家标准，一个单位有两个、三个档案库房或外租库房，以及库房设在地下室的情况仍然存在，新东城多数机关单位由原东城原崇文两个单位合并而来，上述情况尤为多见。测评时要检查所有库房的情况，检查地下室库房尤其要注意温湿度调节设施设备是否齐全并正常使用，温湿度记录及库房检查记录是否完整详细，室藏档案是否安全。 作者单位：东城区档案局