档案备份工作的长效性.doc

1、1档案备份工作的长效性摘 要档案备份是近年来档案界的焦点话题。本文从“降低档案安全灾害风险、保障档案信息价值可信度和适应档案信息安全的新挑战”等内容重点说明了建立档案备份的必要性；从实现档案信息资源集约化管理、保障重要领域的档案安全简要说明了建立档案备份的重要性；从提高认识加强领导、贯彻执行法律法规、加强对各立档单位的专项业务指导以及采用快捷方式备份等几方面浅谈了如何解决档案备份长效的工作机制问题，为档案登记备份或异地备份积攒资源储备 关键词档案备份；必要性；重要性；长效机制 档案备份是近年来档案界的焦点话题，是信息化社会对档案工作的新要求，是档案部门安全保管国家档案资源的职责和使命，是国家为

2、应对近年来自然、人为灾害严重损害档案资源而采取的一项重要措施，也是档案部门防范化解档案实体安全隐患的一种有效手段。档案备份，就是对档案、档案信息管理系统及电子数据采取某种技术手段和方式进行复制，建立“副本” ，以便在档案、档案信息管理系统及电子数据遭受破坏或其他特定情况下，档案信息不致丢失，以减少灾害对档案造成的损失。 一、建立档案备份的必要性 （一）降低档案安全灾害风险 自然灾害、人为灾害，甚至社会灾害都是威胁档案安全的潜在因素，2汶川特大地震给档案造成不同程度地损毁，给世人提供了惨痛深刻的警示，为档案保管安全敲响了警钟。灾害一旦发生，为避免本地保存的档案遭受重大损失，要对重要档案进行登记备

3、份保存，最大限度降低档案安全各种灾害风险。在上世纪六十年初，我国许多档案馆都为备战而建立后库。鸡西地处中苏边境线，为了备战，在距离市区近 40 公里的山区修建了档案库。1969 年，中苏边境珍宝岛事件发生后，市档案馆的档案全部转移到战备后库保存，当时转移的档案 3 万余卷都是孤本没有备份，由于后库建在地下山洞，通风差、潮湿，保管条件达不到标准，档案在恶劣的环境下存放数年，致使部分档案发生霉变、字迹蜕变等现象，造成很大损失，直到 1983 年才将档案撤回市档案馆。由此可见，档案登记备份是降低档案安全灾害风险的重要手段。 （二）保障档案信息价值可信度 档案具有历史文化研究价值和法律凭证价值。但近年

4、来，各类原因造成了档案安全隐患逐渐暴露，如“干部档案、人事档案、房产档案、学籍档案”等被篡改、伪造、损毁的现象屡有披露，公众失望和质疑声时有出现。从而引起社会对档案法律凭证价值的置疑，直接影响政府公信力、影响企业经营活动、影响社会稳定。通过档案备份工作，对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和数字档案，特别是重要民生领域电子业务数据库、重大建设项目文档的等级和备份，为重要民生档案安全保障加以防护，从而实现档案证据锁定和证据保全，维护国家安全和公众利益。 （三）适应档案信息安全的新挑战 3电子档案信息是重要的国家信息资源，如果遭到破坏，就会给国家及档案事业带来巨大损失。当前和今后都要充分做好应对

5、数字时代档案信息安全的新挑战。在高新技术时代，随着我国信息化的普及和政府电子政务的开展，档案部门接收的电子文件以及纸质档案、音像档案等数字化后的数据快速增长，数字化档案信息与电子文件大量产生，它们的安全与长久保存问题是档案界面临的重大挑战。为避免网络攻击、操作失误等带来的数据失真与损毁，确保档案信息的真实性、完整性，确保国家档案安全。国家有关法规规范对档案备份提出了要求， 电子文件管理暂行办法第二十条第四款要求电子文件应当实行备份制度。国家档案局 6 号令电子公文归档管理暂行办法第十七条要求：“归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式 3 套，1 套

6、封存保管，1 套异地保管，一套提供利用。 ”国家标准电子文件与电子档案管理规范第 7 款要求：“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝到耐久性的载体上，一式 3 套，1 套封存保管，1 套供查阅使用，第 3 套异地保存。 ”国家标准CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求也明确指出：“归档的电子文件至少要一式 2 套，1 套封存保管，1 套供查阅利用。必要时，复制第 3 套，异地保存。 ”各级档案馆要对本级重要档案及电子文件都应实行在线或离线备份，确保电子文件的长期可读和档案信息资源的绝对安全。 二、档案备份工作的重要性 （一）可以实现档案信息资源集约化管理 进入二十一世纪，信息化建设飞速发展

7、，经济社会各个领域逐步实4现由手工管理向信息化管理的转变。目前，各部门、各领域在信息化建设中普遍存在各建一套信息系统。就鸡西地区来讲，鸡西市政区辖有市档案馆、县（市）区档案馆、鸡西矿务局档案馆、城市建设档案馆以及其他各级、各类档案室（馆）300 余户，档案系统的分散管理也存在诸多不安全因素。通过档案登记备份工作，在各级国家综合档案馆建立区域性电子文件和数字档案备份中心，可以将本地区各个部门、各个领域的档案备份统一建在各级国家综合档案馆，确保档案备份的安全。通过建立档案备份中心，不仅增加档案馆保管门类，还可以强化档案部门对档案资源的统筹监管，加快档案信息资源整合步伐，充分发挥档案部门专业管理、专

8、业服务的优势，提高档案信息资源为经济社会发展服务的能力。 建立档案备份中心主要内容包括：1.在档案备份中心建立一套功能完整、安全，性能优越的档案登记备份应用系统，为各级政府部门提供统一的数字档案以及应用系统数据容灾保护；2.海量档案备份数据的备份存储，主要采用大容量存储陈列设备，作为档案登记备份中心存储载体，物理磁带库设备作为离线备份的主要方式；3.采用数据完全复制技术实现基于专网的远距离抓取、备份、统一存储，保障档案登记备份中心的数据与各重要政府部门数据具有一致性。 （二）可以保障重要领域的档案安全 档案是一种重要的信息资产，直接影响一个地区的经济社会有序运行和一个单位工作的正常运转。当前，

9、民生领域和重点经济领域的档案安全问题十分突出，一些单位或部门因人员频繁变动或相关人员责任心5不强，致使档案散失、损毁的现象时有发生。进入信息化时代，电子文件、信息数据库等领域的不安全因素更是被成倍放大，在一些政府职能部门、公益性事业单位建立的业务和民生数据库更是关乎国计民生，任何损毁散失都会发生重大的社会问题。为确保档案的安全，通过档案登记备份工作，在各部门、各单位因突发事件而导致档案受损或引发纠纷时，档案部门可利用备份数据，为其提供档案数据恢复或可靠性认证服务。 三、档案登记备份工作的长效机制 人类社会在不断发展，随着社会的进步档案也随之不断产生，因此，档案备份工作可分两个阶段，即已经归档和

10、待归档。由此可见，档案备份不是一朝一夕的工作，而是一项长期工作。 目前，国家对档案备份工作仅要求全国副省级市以上国家综合档案馆自愿结对，并提出在 2012 年前完成互备的时间要求，提倡地级、县级档案馆也这样做，对重要档案实行异地备份。2012 年 10 月 15 日鸡西市档案馆与武汉市江汉区档案馆志愿结对，武汉市江汉区档案馆将其电子档案数据的备份存入鸡西市档案馆，完成了第一次先期异地备份工作。 从历史上看，二十世纪前，由于缺乏数字化建设，档案形成大部分是纸质品，一般没有备份。做备份需要对重要档案进行同质的仿真复制、异质的数字化扫描加工或缩微处理，涉及档案管理的各项基础工作，投入人员多、工作量大

11、、所需资金多。如：鸡西市档案馆永久保存的档案近百万件，目前利用 9 部计算机、3 台扫描仪进行备份工作，在集中人力、物力打攻坚战的状态下需要近一年的时间才能完成此项工作，由此可见备份工程巨大。 6从现实上看，进入二十一世纪，电子文件数字化建设快速发展，信息化社会对档案工作也提出了新要求。因此，档案备份是近年来档案界的焦点话题，是国家为应对自然、人为灾害严重损害档案资源而采取的一项重要措施。如今在各个领域中，各部门、各单位除纸质档案外，同时也产生形成了电子文件档案，也为档案备份和档案数字化建设奠定了基础。就已鸡西市档案局为例，为加快数字化建设提高利用档案服务效能，曾下发过有关通知，要求各单位在向

12、市档案馆移交档案的同时移交电子光盘或其他载体档案。但此项工作并没有真正落到实处和展开，在移交档案过程中仅有少部分单位移交了电子光盘档案。 从现实和长远来看，如何加快和做好档案备份工作的长效机制，应从以下几方面来解决： （一）提高认识加强领导。要把档案馆数字化建设摆在首位，在做好档案数字化建设的基础上，实现档案管理现代化，档案备份工作就随时可做，避免了集中力量打歼灭战工作方法。 （二）贯彻执行法律法规。按照国家档案局关于电子公文归档管理暂行办法 、 电子文件管理暂行办法的有关条款要求执行，可采用档案工作专项大检查的法律手段，抓好电子文件备份制度的落实，全面开展向档案馆移交双套制（纸质、电子文件）档案工作。 （三）加强业务指导。档案行政管理部门要加强对各立档单位的专项业务指导，归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，切实做好档案备份和电子文件归档的基本工作，按规定及时向档案馆移交档案。 7（四）采用快捷方式备份。档案馆备份管理中心要确定专职人员，每年要及时地对当年已接收进馆的电子文件档案，可按本馆全宗排列方法，将其相对应的档案进行集中整合登记备份，既方便又快捷，同时解决了档案备份长效的工作机制问题，为档案登记备份或异地备份积攒储备资源。