稳中求变：《高等学校档案实体分类法》的几点修改意见.doc

1、1稳中求变：高等学校档案实体分类法的几点修改意见摘 要：高等学校档案实体分类法的实施为高校档案工作提供了统一的档案分类体系和档号编制模式，为高校档案工作的规范化、科学化和现代化打下了坚实的基础。基于高校档案工作传承性、连续性和稳定性方面的考虑， 高等学校档案实体分类法的修改需要遵循稳中求变，以稳为主的思路。具体而言， 高等学校档案实体分类法的修改需要建立文书档案以“组织机构”为主的分类标准，做好与相关法规制度的协调完善，同时建构符合特殊档案和电子文件特点的分类体系。 关键词：高校档案；实体分类；高等学校档案实体分类法 高等学校档案实体分类法 （以下简称分类法 ）由国家教委1993 年底以教办1

2、993429 号文件正式颁布实施，至今已有 20 年的历史。在 20 年的使用过程中， 分类法为“高校档案工作者掌握高校档案的形成规律，明确管理范围，进行科学管理，提供了指针” 。1但是，随着高校档案工作外部环境的不断变化、新的法规制度的出台和修订，以及高校档案工作内容的发展， 分类法的修改已经成为势所必然。本文拟从高校档案工作的实际，尝试提出分类法的具体修改意见。 1 稳中求变，以稳为主的修改思路 求变求改已经成为高校档案实体分类工作的迫切要求，这一点为高校档案实践工作者所共识。在具体的修改思路上，笔者以为分类法2的修改不宜大刀阔斧，更不能推倒重来，而只能在原有分类法的基础上进行适应性修缮，

3、同时注重未来高校档案工作的发展趋势，具备一定的前瞻性。 在档案的管理上，需要“充分尊重和利用原有的整理结果” ， “在某些局部明显不合理、不可用，可在原基础框架内进行局部调整” 。2已有的工作实践表明， 分类法所存在的问题集中于一些局部结构需要进行修改、删减和增加，并不涉及分类法的全部。如果分类法进行彻底的改变，将影响档案分类方案和档号编制体系的前后对应，让馆藏档案的整理缺乏连续性和系统性。 分类法的出台，结束了之前高校档案实体分类方案各自为政的局面，形成了较为统一的档案分类体系和档号编制模式，这也为高校之间的业务交流提供了统一的平台。作为高校档案工作最根本的法规制度，新的高等学校档案管理办法

4、也基本延续了分类法的分类体系。因此， 分类法 “可以考虑在维护原有分类体系和档号模式相对稳定不变的基础上进行适度调整和补充” 。3 2 文书档案以“组织机构”为主的分类标准 分类法作为一部档案实体分类法，并没有单纯地按照惯例采用来源原则作为分类标准，而“是想融组织机构分类法与问题分类法、实体分类法与信息分类法为一体” 。4分类标准的杂糅， “容易形成同一类档案按组织机构和按问题分类并存的混乱局面” 。5 基于稳中求变的修改思路， 分类法在分类标准上要尊重已有的分类体系成果，注重分类体系的延续性。在一级类目方面， 分类法现有3的一级类目不宜删减，对于声像档案、实物档案、学生档案等则应从整体上纳入

5、分类法的一级类目体系之中。 现有的分类体系中，基建、设备、科研、产品等科技档案的二级类目以项目或产品为单位进行划分，符合科技档案的成套性特点，应该予以保留和延续。在文书档案方面， 分类法虽然是按照问题标准来划分，但是每个二级类目的组织机构指向却相对明确。例如，XZ12 表述为“人事” ，其内容主要来源于人事处和离退休处两个机构。这为文书档案按照组织机构分类法来划分提供了可能，可以利用一个二级类目或三级类目来具体对应相应的机构部门。这样分类一方面可以做到归类清晰，操作简单；另一方面，也契合了高校推行的部门立卷制度，减少了实践中因为不同组织机构公用同一个分类号而造成的工作不便。对于组织机构出现的合

6、并、撤销、新增等情况，可以采取就近归类或微调分类体系的方式来解决。 3 坚持“年度号分类号案卷号”的档号编制模式 分类法对档号模式作出了明确的规定，即高校档号由“年度号分类号案卷号”构成。这种分类体系符合高校档案工作的实际，也为绝大多数高校所采用，为高校档案工作交流提供了统一的技术平台。以“年度”作为一级分类标准来组织馆藏，有利于以年度为单位来管理和统计馆藏档案，符合高校“次年归档”的工作惯例。同时，将同一年度所有类别的档案放置完毕后再排列下一年度的档案有利于节省库房空间，便于查找，不用倒库，真正实现排架和检索的双向功能。 随着高校档案工作的发展，也出现了“分类号年度号案卷号”4为主的档号编制

7、模式。这种“类别”档号模式，便于对馆藏档案按内容进行管理，实现不同类别档案之间的分离。在“年度”档号模式已经广为使用的现实状况下，笔者建议坚持沿用。首先， “年度”档号模式也能够分库保存馆藏，实现按内容管理，只需对每个库房放置档案类别作出明确规定。其次， “类别”档号模式无法兼顾多样的实践状况。对于条件较为简陋，甚至只有一个库房的高校而言， “类别”档号模式容易出现频繁倒库等弊端，实践效果不及传统的“年度”档号模式。 4 法规制度层面的一致性修改 在分类法运行的 20 年里，废止、修改和新增多部档案法规制度，也就出现了分类法与有关法规制度不相适宜甚至相悖的情况。具体而言，首先表现在高等学校档案

8、管理办法将“学生类”档案作为一个单独大类列入了高校档案范畴。虽然， “学生类”档案的列入引发了业界不小的争议，但是作为高等学校档案管理办法的下位法， 分类法在修改时理应将“学生类”列为单独的一级类目加以体现，其具体的分类方法则应参照人事档案的相关管理办法。 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定将保管期限由“三分法”改为“两分法” ，即由“永久、长期和短期”改为“永久和定期” ，定期中再实行标时制，分为 30 年和 10 年。 分类法在修改时需要将保管期限部分作相应的变更，以符合档案工作的实际，在高校起到一种积极的引领作用。 5 “因地制宜”确立特殊档案的分类体系 分类法对特殊档案涉及较少

9、，且内容较为简略，已经无法适应现实工作的发展，需要给出更为明确的分类指导意见。 5声像档案方面， 分类法需要将“声像载体档案”的称谓改为更符合约定俗成的“声像档案” 。在具体的分类体系上，应该依据承载声像档案的不同载体来划分，只有这样才能便于排架入库和组织馆藏。 分类法中声像档案现有的 8 个二级类目基本概括了声像档案的各种载体形式，符合实际工作需要，应该保持不变。至于其中数量较多的 SX12 照片和SX19 光盘等档案，各个高校可以根据自身的实际情况来研制更为细致的分类体系。 实物档案方面，虽然“实物档案”这一概念尚未得到学术界的统一认可，但是在现实工作中却已经广为使用，并且是展示高校办学历

10、程的重要实物性证据，因此将实物档案写入分类法也就顺理成章。实物档案的分类标准和声像档案一样，主要依据档案载体的不同来划分，以达到方便组织馆藏的目的。高校实物档案主要包括印章、题词、字画、奖牌、奖状、锦旗等，内容涉及广泛，其类目设置在注重实物档案载体特性的同时要兼顾各个类别之间档案数量的平衡，做到类目设置富有包容性和稳定性。 高校特殊档案中还存在着一些内容特殊的档案，例如，高校名人档案、教工业务档案等。与载体特殊档案在高校基本普及所不同的是，这些内容特殊档案的普及性有限，因此，在分类法中应该提及并给出原则性的分类方案编制方法，但无需给出详细具体的分类体系。鉴于内容特殊档案的特点，以所涉及的自然人

11、或法人为标准进行分类较为切合实际。 6 电子文件分类方案与其实体档案一致 6分类法诞生于 20 年前，因此，其中并未涉及电子文件的相关内容，而随着信息技术和档案工作实践的不断发展，对这一问题的思考已不容回避。例如，传统的光学照片有纸质底片，而数码照片时代“底片”已经基本演变为纸质照片对应的电子文件，传统“底片”基本退出历史舞台。 在电子文件真实性和法律凭证价值问题没有得到解决之时，高校只能采取纸质档案与电子文件同步归档的方法来组织归档。电子文件与纸质文件共同反映了某个具体的档案信息，是同一信息的不同表现形式。电子公文归档管理暂行办法第 17 条规定“归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分

12、类、整理” 。因此，在进行分类法修订时，电子文件不能作为单独的一级大类，其分类方法应与对应的档案实体一致。具体而言，某个纸质档案文件与其电子文件应该具有相同的档号，不管这份电子文件是通过扫描、翻拍或系统自动生成等何种方式产生。对于没有纸质档案相对应的电子文件，其分类方法同样应该依据电子文件的内容进行归类，同时赋予相应档号。 *本文系浙江省教育厅项目（编号：Y201329313）和浙江师范大学项目（编号：JYGL201225）的研究成果之一。 参考文献： 1邓绍兴.高等学校档案管理理论与实践的重要成果高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范评介J.档案学通讯，1995（1）：33. 2冯惠玲.档案管理学M.北京：中国人民大学出版社，1999：74. 734晋平.对高等学校档案实体分类法的实践反思与修订建议J.档案管理，2010（6）：42. 5田淑华.高校党群、行政类档案分类宜采用“组织机构”分类法J.黑龙江档案，2010（6）：41. （作者单位：浙江师范大学档案馆 来稿日期：2013-12-16）