加强档案工作“三个体系”建设的若干思考.doc

1、1加强档案工作“三个体系”建设的若干思考摘 要：档案工作“三个体系”建设，是一项复杂的系统工程，在新形势、新要求下只有不断加强档案安全、档案资源、档案利用，才能提升档案服务能力，推动档案工作科学发展。 关键词：档案 “三个体系”建设 思考 国家档案局提出的档案工作“三个体系建设，已成为”十二五“期间档案工作的指导思想和总体目标。 “建立覆盖人民群众的档案资源体系，建立方便人民群众的档案利用体系，建立确保档案安全保密的档案安全体系”是对传统档案工作 “收、管、用”的升华。 一、加强和完善档案资源体系建设 加强和完善档案资源体系建设，建立覆盖民生的档案资源体系体现了全面的科学发展观。档案是人类社会

2、活动的真实纪录，是宝贵的信息资源，它不仅有使用价值、而用有经济价值。要使这种潜在的价值变为现实价值，最佳的途径就是对档案资源的开发利用。 加强和完善档案资源体系建设，是新时期实现档案事业可持续发展的一项重要任务，它体现在：丰富馆藏总量、优化馆藏结构、科学合理布局。 1.丰富馆藏总量 加强和完善档案资源体系建设，必须要坚持档案资源体系建设的百年尺度和历史高度。许多学者和档案工作者就档案资源归档范围进行了2大量研究和界定，并取得了一定的研究成果。更多学者从社会需求的角度出发，支持有社会需求的档案就具有收集意义和收藏价值。然而，唯物主义辩证法也要求我们用发展的眼光来看待档案资源建设问题，今天的档案资

3、源社会需求不代表未来的社会需求。因此，加强和完善资源体系建设就应该牢记档案工作“为党管档，为国守历” 的神圣职责，树立大档案观念，拓展接受范围，只要是能记录、反映和承载真实历史信息的资源，不论载体形式都可以入馆入库收藏。在这一问题上，档案工作者不能给自己戴紧箍咒，这也是解放思想，与时俱进观点在档案资源建设中的具体实践。所以，要打破关于归档范围和时限的桎梏，下大力气去丰富进馆入库档案资源的数量，这应该是当前和今后档案资源体系建设工作的重心所在。 2.优化馆藏结构 档案资源建设工作近些年来随着经济社会的发展也步入了快速发展的时期，但是馆藏结构不合理，质量欠优化的问题也严重阻碍了档案资源体系的整体建

4、设发展。结构合理、质量优化的馆藏资源是档案信息化和档案利用体系构建的基础，为此，首先要制定科学的馆藏分类，将进馆入库的档案进行及时、准确、系统归类；其次对立档单给的档案工作进行业务指导，确保关键性档案及时充分入馆；最后定期对现有档案资源进行鉴定修编，按照档案价值、保管时间等要素进行优化整合。 3.科学合理布局 机构编制部门要科学地界定各类综合和行业、专业档案馆（室）的机构职能，档案部门要订立和完善档案资源的形成机制和运转程序。既3要在确立规划好档案馆舍的空间布局，又要突破物理空间布局局限性，积极发挥信息技术优势，利用云计算、移动互联网等新兴网络信息传播、加工和存储等技术拓展档案信息资源的虚拟空

5、间。要合理利用计算机网络技术，使档案馆藏资源数字化、信息加工组织与传输网络化、立档单位信息资源共享化，以实现档案管库布局更加科学有序，资源利用更加集约化。 二、深化和拓展档案利用体系建设 档案利用体系建设专门将利用提到一定高度，是对近些年来学界和政界就档案工作究竟是以藏为主还是以用为主的阶段性评判和定性。而且，三个体系理论将档案利用提到了核心位置，强调其目的性。 1.加强档案利用设施，完善信息查阅平台 去年我校档案馆申报了档案利用设施专项，大力改造查阅环境，添置了计算机、打印机、视频监控等查阅利用设备，为档案查阅利用提供了前提条件，使各职能部门和教职工能够享受到舒适、便捷的服务。 2.完善档案

6、利用制度，健全资料检索体系 档案馆要完善档案工作人员职责、工作流程、查档须知、开放档案利用制度及现行文件查阅利用办法等，并签订档案工作保密责任书；把查阅利用指南、工作流程、查阅须知等上网公示；进一步健全检索体系，完善档案电子目录，充实和更新档案目录数据库，保证档案的查全率和查准率。 3.规范档案服务窗口，提高服务质量 档案馆设立档案保管利用室，专人负责查档。要突出为民服务的主4题，增强服务意识，改进服务作风，提高服务效率。档案管理人员要全面熟悉馆藏内容，熟练掌握检索体系，了解档案利用者的信息需求，提高服务的针对性。 利用体系建设的过程就是服务优化和整合的过程。各级各行业各类档案馆都应该把能否为

7、利用者提供主动服务拓展，把能否满足使用者档案信息资源需求，把利用者的服务满意度指数作为档案资源服务工作的主要评价标准，构建起多层次、多方位需求的覆盖广泛、内容丰富、检索方便、利用快捷的档案利用体系。 三、凸显和提升档案安全体系建设 档案安全始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和第一要务。档案安全体系建设首先是加强档案人的安全思想建设，提高人们的安全意识，落实档案安全责任制，为档案安全构筑起坚固的思想防线。同时完善并执行安全法规，采用档案安全技术标准，贯彻执行档案业务指南。 1. 加强馆库安全建设 严格按照档案馆库建设标准和档案馆建筑设计规范要求，建成能够满足未来几十年馆藏需要的高

8、标准档案馆，积极建设面积达标、能够确保档案安全的档案库房。 2.加强安全设施建设 档案库房要安装自动报警、自动灭火设施，配备灭火器材。温湿度不利于档案安全的档案库房，要安装温湿度调控设施，对音像档案、电子档案等特殊载体档案的要安装特殊的温湿度调控和防磁等设施。涉密5计算机房等还要有信息屏蔽设施，对所有涉及档案原件的场所，都要安装监控设施。 3.加速开展纸质档案数字化工作 要把纸质档案数字化作为一项档案安全工程和方便利用工程，作为档案馆（室）的一种基础性、方向性、必搞性工作，加快数字化进程。 4.认真管好电子文件，确保电子文件安全 明确归档范围，统一技术应用标准，确保数字档案和电子文件内容真实、

9、长外可读和有效利用。电子文件的档案馆，要安装经过检测的档案信息系统，以确保电子信息在传输、存贮中的安全。涉密档案的扫描、存贮、复印、传真、缩微等设备，必须经过安全检测，以防档案信息被窃取。 档案安全体系建设是要从软环境到硬环境构筑起一道防线，确保档案实体和档案信息的安全。树立为党管档、为国守史、为民服务、记录历史、传承文明的神圣职责，为后人留下宝贵财富。 参考文献 1张琦.“三个体系”档案安全跃上新高度J，黑龙江档案，2010（10）. 2杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话J， 中国档案报2010-05-20. 3李中尧.完善档案信息化建设 推动档案利用体系发展J， 档案天地2011（10）. 4孙大东.我国档案安全体系建设研究综述J， 档案管理 62012（01） . 作者简介：董平，女，陕西武功人，西北农林科技大学档案馆，主要从事档案管理研究。