刍议园林绿化档案立卷归档的相关要点.doc

1、刍议园林绿化档案立卷归档的相关要点摘要：在多年的工作实践中，笔者分别从绿化档案的来源、分类、作用及意义几方面对做好园林绿化档案立卷归档进行分析。 关键词：园林绿化；档案；立卷归档 Abstract: After years of practice, the author respectively from the source, green classification of archives, function and significance of several aspects of archival filing of good landscape analysis. Key word

2、s: landscaping; files; filing 中图分类号：G271 中国园林，源远流长，发轫于夏商周，兴盛于唐宋，成熟于明清。新中国成立后，中国园林更是得到了前所未有的发展，特别是改革开放以来，中国园林取得了辉煌的成就。园林绿化档案真实地记载了中国园林的发展轨迹，在存史、研究、借鉴、发扬光大等方面有着不可替代的作用。 绿化档案的来源 文书是档案的来源，档案是文书的归宿，两者是文档工作流程中紧密相关的工作环节。文件材料一经文书部门立卷归档，文件材料就转化为档案，档案部门从此开始了它的一系列工作。 文件材料的收集是绿化档案的主要来源，这就要求园林绿化单位重视此项工作，组织档案人员与文

3、书工作人员进行学习交流，使相关人员在日常工作中对有关文件材料引起重视。首先要求文书及时、准确地处理绿化文件的收发、分办、催办、拟稿、审核、传递、缮印。这些第一手文件材料有着重要的凭证和参考作用，且具有广泛的研究价值，把它们整理出来，并将办理完毕的文件立卷归档，既有利于各部门的及时利用，又便于向档案部门归档。同时又要求单位绿化的业务科室部门，将所发生的各项绿化活动的文字材料及时搜集交纳给文书部门，以完善绿化档案的全面性。因为在日常工作中，许多绿化业务材料直接与绿化科室对接，这就会出现材料不经文书部门，造成有些重要绿化材料没及时立卷归档。如：1999 年烟台被国家建设部评为“国家园林城市” ，但是

4、此活动正式授奖文件园林处一直没有收到，由于时间久远，需要相关证明材料只能以 2003 年的复查材料为依据。所以这就要求文书部门和绿化业务科室沟通协调，把在绿化工作活动中形成和使用处理完毕的各种零散文件材料进行集中、整理、立卷。 二、园林绿化档案的作用和意义 园林绿化档案是城市建设的一个重要组成部分，是记述或反映园林绿化活动中形成的具有保存和利用价值的原始记录。随着城市化进程的不断推进，绿化档案也与城市绿化建设同时迈入现代化、科技化、信息化时代。它不仅真实记录与反映城市绿化建设活动的过程，更能为绿化规划建设提供指导作用。园林绿化档案在城市建设和发展中，发挥着重要的作用。 园林部门的档案可分为：文

5、书档案、会计档案、科技档案，还有园林绿化档案。园林绿化档案是园林部门全部档案的一部分，是档案的重要组成部分，记载着单位或部门的绿化工作状态，反映政府阶段性的绿化决策及意义。同时绿化工程又是一个时间认证的过程，可以从档案的原始材料与当前绿化效果做对比，从中发现经验或找出不足，为园林规划设计提供有效的事实依据。 三、绿化档案立卷归档的分类 绿化档案的立卷归档，是文件材料转化为档案的一个重要步骤。文件立卷质量的好坏、文书材料是否及时立卷归档等，关系到档案的质量；档案是否齐全完整，则取决于文书立卷制度是否健全。从这个意义来讲，文书立卷归档是档案工作的基础。笔者认为可划分为以下几类。 1、按年度分类 首

6、先，根据绿化活动过程的发生时间，根据材料的准确日期归档到相应的年度内。由于行业的特殊性，绿化施工建设的过程可能经常会跨年度，或是在活动过程中，有时一个工程有不同时段的材料，这就要求以最终完工的年度为归档年度；同时将这段时期内反映此绿化活动的相关资料一同立卷归档，保持它们之间的历史联系，便于保管利用。 2、按绿化职能分类 园林绿化又可细分为园林设计、园林科技、绿化施工、绿化养护、苗木生产、绿化执法等若干环节，这就要求我们在分类时以各自的职能为主题，做到档案界限要清楚，每个案卷各有特点，互有区别，无论管理人员还是利用人员一看就明了卷内包括的文件，能够迅速、准确地查找到所需要的文件材料。如果案卷之间

7、界限不清，没有自己的特点，好多互相近似的案卷排在一起，在查找利用时候，就很难知道所需要的文件材料立在哪个案卷内，增加查找难度。总之，结合工作实际也可以按绿化职能分类立卷归档，便于保管和利用。 3、按绿化活动的价值分类 区分绿化材料保存价值，是立卷归档的很重要的内容，档案是由文件材料转化而来的，这个条件要求文件材料要有使用价值和保存价值。保存价值是由文件本身具有的诸多因素决定的，包括文件的来源、内容、名称和反映绿化活动面貌的作用。 要深入研究文件的实际内容，防止从形式上看价值，文件的保管价值主要取决于文件的内容。有些文件现在作用不大，但从长远考虑有使用价值。如工作中经常收到上级部门下发的绿化管理

8、监督方面的文件，往往没有引起重视，如果不立卷归档，将来就会查阅不到参考依据，不利于政策、制度的实施执行；绿化修建、购置绿化设备等有关图纸、说明如没及时收存，多少年以后就难以进行维护和维修。所以在判定文件材料保存价值和划分年限时，一是从发展的方向看价值；二是分析文件完整度，防止简单的看价值；三是要研究文件的各种作用，防止片面的看价值。如一个绿化工程归档范围的文件材料比较集中齐全完整，能够反映此工程活动的全貌，我们对文件的立卷分类、保管期限的划分就比较正常自如。如果文件材料中不够齐全完整，主要文件残缺不全，这就在保管期限上或归不归档的问题上有取舍。绿化材料的作用不同，保存价值也就不同，凡是记录决议性文件、会议纪要、重要的绿化工程决策、上级机关颁发的属于本单位绿化主管业务并需要贯彻执行的重要文件、下级单位报送的有关工程进度、施工验收及政策性重要问题的请示、报告等 ，这些文件所起的作用和保存价值必然要大些，要立卷归档；有些文件相对保存价值要小一些，如通知、便函等，这些就没必要存档，以上这些不同保存价值的文件材料必须在立卷归档中严格加以区分。 四、结束语 园林绿化工程档案立卷归档是一个系统工程，园林绿化工程档案资料涉及诸多方面，与园林绿化工程建设全过程环环相扣，紧密相连，作为园林行业相关部门应加强管理和督促，为今后园林绿化工程建设积累大量的资料和技术。