对设计院档案管理工作相关问题的若干探讨.doc

1、对设计院档案管理工作相关问题的若干探讨摘 要：在工程建设和施工的过程中，会产生一定的技术成果，其中工程档案便是对这技术成果进行记录的重要载体，或者说工程档案本身就是工程在建设和施工过程中产生的技术成果在某种意义上说，工程档案的实用价值丝毫不逊色于工程实体，它能够为后续其他工程的规划设计建设管理以及本工程的扩建改建维修等工作提供非常重要的信息依据，因此做好工程档案的管理工作意义重大。 关键词：规划设计院；工程档案；管理；措施 Abstract: In the engineering construction and construction process, it will produce a

2、certain technical achievement. The project file is an important carrier of the record of this technology, or technology achievements of the project file is generated in the process of engineering construction and construction process in a certain sense. Engineering archives practical value is inferi

3、or to engineering entity, it can provide important information for planning design and construction management of the project and the subsequent expansion into the engineering repair work, so do the project archives management work of great significance. Keywords: planning and Design Institute; engi

4、neering archives; management; measures 中图分类号：G271 设计院的工程档案历史积累长，形成的材料和载体的多种多样，这些档案资料形成了设计院宝贵的知识财富，是设计院不可缺少的信息资源，具有极高的利用价值它不仅服务于本院的设计人员，同时也服务于院外的业主和施工单位有鉴于工程档案的重要价值和积极作用，迫切需要我们完善和健全工程档案管理的相关制度和措施，保证工程档案存放的安全性 在文中，笔者结合自己的实际工作经验，阐述了工程档案的内涵和特点，并以此为基础分析和探讨了做好工程档案管理的相关建议和措施。 一、工程设计档案的内涵 在常规意义上，工程档案主要是指在工程

5、建设过程中形成的，以文字 图画表格照片视频等为表现形式的，具有重要的归档保存价值的信息载体 工程档案是对工程建设活动的历史记录 工程文件在不同的阶段有不同的主要形式，例如，前期的报批阶段文件，中期的设计文件和后期的施工文件以及竣工验收文件 而设计院所保留的工程档案，重点为工程的施工图，其中又有甲方委托书 各种批文各专业施工图工程造价资料竣工报告资料审后蓝图等 工程设计档案不仅具有很高的工程应用价值，还具有一定的经济价值，是工程设计人员根据工程要求进行精心设计之后取得的成果 如果出现工程质量问题需要追究责任，或者发生与工程相关的法律纠纷，工程设计档案是具有法律效力的有力证据之一，能够帮助纠纷双方

6、理清法律责任合法解决纠纷同时，需要指出的是，设计院所保存的工程设计档案是具有一定保存价值的档案文件，不是工程项目开展过程产生的所有文件都必须要进行保存，而是应该 加以选择地保存一旦确定进行保存，便需要对其进 行整理和归档处理，使这些档案文件能够在有效保存年限之内发挥出最大的价值。 二、工程设计档案的特点 设计院工程设计档案主要具有四个特点：第一，多样化的载体形式设计院的工程设计档案不仅局限于文字材料图纸等纸质材料，目前还有各种格式的电子文档 第二，种类繁多的档案内容 设计院的工程设计档案内容除了常见的工程施工图纸之外，还包括甲方委托书 批文合同设计条件及要求地勘报告审查意见书结构节能计算书修改

7、设计函工程造价书竣工验收报告书审后蓝图等，由于内容繁多，在保存的时候必须要确保每项工程档案的成套性第三，数量巨大 在数量方面，普通工程所形成的具有保存价值的仅是图纸便将近百张，如果是大型工程 ，便有几百张乃至上千张 第四，档案的使用效率高 设计院所保存的工程档案不仅仅要服务本院的设计人员，同时外界的施工单位和业主单位也是重要的服务对象，因此，档案需要频繁地保存查阅调阅加晒等。 三、当前档案管理模式的现状与问题分析为了适应发展，设计院的档案管理一直以来十分注重运用 IT 技术进行档案管理，在档案工作中运用最新的 IT 技术，如对归档档案进行目录管理的科怡综合档案管理单机版档案管理系统，后又发展为

8、对档案管理的各项工作进行全方位、科怡综合档案管理网络版档案信息管理系统，都在很大程度上提升了档案管理上信息共享、数字化档案的基本要求。但是这些还仅仅是实现了一些新设备、技术的运用，也就是在传统的档案管理模式融入了一些 IT 技术，并没从根本上真正改变管理方式。在这样的管理模式下，档案管理只是围绕纸质实体档案进行的，对档案知识的提取、信息的转化、利用与交流都停留在较为初级的基础上，不适应信息化建设的发展远景及对档案管理新的需求。具体体现在：1 信息化的加快推行，对传统管理模式带来了牵引现阶段，我国明确提出了加强“电子公文的归档”的工作任务，国家档案局制定全国档案信息化建设实施纲要强调档案部门要积

9、极参与信息化建设， 国家档案局第 8 号令对档案的保存期限作了明确的规定，这些都把电子文档的归档管理作为信息化建设的重要环节纳入其总体设计框架。2 纸质与电子档案并存，对传统的管理模式提出了改变的要求。设计院的档案涉及行业众多，纸质档案作为一种传统深深扎根于人类社会，它以其载体的稳定、信息的可靠等优势，应发挥其原生性，同时电子文档的可读性、可快速搜索等特性的也展示在面前。因此纸质与电子档案二者将长期并存。另一方面现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对服务需求多样化的现状，档案管理需要建立一套新的管理模式来应对现状。从传统的管理方式过渡到档案信息化管理将是一次深刻

10、的转变，是档案管理发展的必由之路。四、档案管理新模式的探索与实践 1 以内部标准为依据，实现信息接收的控制档案收集工作，是档案流程作业中的一个环节，正因为档案的特殊功能具有的其他文献所不能代替的作用，完整的档案工作流程也是不可或缺，包含了档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、编目、编研。设计院在科技档案的收集方面要实施档案登记制度，以企业标准的形式，将文书档案、科技档案、电子档案、实物档案、照片档案、会计档案及录音、录像档案等信息编目工作纳入归档整编要求之中。 明确档案实体、档案信息必须同时归档，使得新模式的实施从源头有了标准可依。成立综合档案室，赋予管理全院档案工作的职能和依规开放查询的

11、权利，在体制上充分保证档案接收归档渠道的畅通。在参与电子文件生成、运转、归档过程的管理同时在办公自动化管理的基础上，利用业务管理和档案管理有机连接，减少档案录入、整理环节，实现电子文件从登记、立卷到归档、编目的一体化管理，实现了档案的自动生成。 加强了对电子文件积累、鉴定、编目、归档等环节的监督、指导，保证了归档电子文件完整、有效、真实。为电子档案接收归档做好各项准备。其中最主要的是该系统的编目标准、规范全部参照规定提供的标准，保证了电子档案管理的科学化、规范化、标准化；更保证了档案从源头的规范，节约了人力物力，提高了管理水平；为实现文件、档案、信息一体化管理迈出坚实的一步。开发设计院档案服务

12、子系统 ，建立标准电子档案接收数据格式，在全院贯彻实施、推广应用，实现档案信息以电子载体形式与档案实体同时归档。实现信息管理的提前介入，促成档案生产者、利用者、保管者、管理者之间的合作，共同产生更为优质的档案信息，从而保证我们能勘定、保存和引用真实、可靠、完整的文件和档案。从根本上解决档案编目数量大、时间长、费用高的问题，改变由档案员来进行数字化的被动局面，为将来实现真正意义电子文件归档系统奠定了基础。 2 加强对工程设计档案的安全监管 一般而言，纸质档案保管期为十年 （重点工程为三十年） ，长久保留与图纸原件内容一致的电子文档 高度重视设计成果信息的长久保存，积极采取措施防范档案风险 实行档

13、案备份制制度，建立电子文件和数字档案登记备份中心 对设计院参与的重大建设项目的设计资料电子图纸电子文件实行登记备份 避免重要档案的损毁，防患于未然 建立档案主管领导负责制，制定实施细则和配套举措，强化工作落实探索多元存储手段应用按照规定格式存储 到一次光盘或磁带等脱机载体，保证档案数据信息的真实性完整性和可读性。 3 实现工程设计档案的高效利用 工程设计档案可以为设计院内部工作人员的设计参考设计学习等提供信息服务；同时，业主单位或者施工单位如果因为招投标施工竣工等原因需要存档，常常要加晒图纸所以，实现工程设计档案的高效利用同时也是档案管理人员的又一核心工作。 4 推进工程档案管理工作创新 按照

14、存储数字化管理自动化利用网络化的发展方向，加快推动档案工作方式和手段由传统向信息化的跨越 一是建立档案信息管理同步系统，即在其他计算机系统升级和功能的扩展中，档案信息系统要同步组织实施；二是要加快纸质档案数字化转换工作，重点突出设计院历年积累的纸质载体优秀设计成果，典型项目的数字化转换，全力以赴创建名牌信息资源 ，为有关用户提供特色服务，体现档案室库藏特色与价值 这是设计院在合作竞争并存的信息时代更好地生存与发展的重要保障；三是充分应用局域网和互联网功能根据网络信息资源本身的特点和属性运用合适的工具和方法，进行网络信息资源的搜集加工整理排列和组合，开发自动分类，形成主题指南，使之有利于其存储 传播检索和利用。 总之，工程档案作为详细记录工程状况的重要信息载体，它能够在工程扩建改建维修时，为其提供详细 精确的各种技术参数；同时，也能够为其他的工程的建设提供有益的借鉴和珍贵的经验教训 所以，做好工程档案的管理工作，现实意义重大。 参考文献： 1 温蔚青.对工程档案质量控制的几点认识J 科技档案，2008 2 杨长明.施工企业工程档案管理存在的问题与对策J铁道工程企业管理，2010