关于电子档案管理的若干问题分析.doc

1、关于电子档案管理的若干问题分析摘要：随着计算机技术在档案管理领域的应用，档案管理实现了对传统档案文件信息载体的转换、收集、筛选和加工，从而建立了电子化的档案形式，方便了人们的使用，但是目前许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失，甚至发生企业员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。本文结合笔者多年档案管理经验，对现代企业电子档案管理问题进行了探讨。 关键词：电子档案应用建议档案管理 网络化信息化 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 1.引言 随着现代企业信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开始建

2、立使用办公自动化（OA）系统、ERP 系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。 2 档案管理中电子信息技术的应用 2.1 档案管理内容中电子信息技术的一般应用。 档案管理内容相对较多，传统的档案内容几乎都是管理人员手动

3、完成，为了进一步提高工作效率和工作质量，可将电子信息技术应用到档案内容的管理当中，具体可在以下内容中应用：其一，档案文件目录存储、检索和复制；其二，档案内容信息存储和检索；其三，档案文件的编目、统计和汇总；其四，档案文件关键词自动标引；其五，档案借阅管理与咨询服务；其六，档案文书立卷与管理；其七，档案文件目录打印；其八，档案数据信息备份；其九，档案库房管理与安全保护；其十，档案及档案工作情况统计分析；其十系统维护与数据传输等等。 2.2 电子信息技术在档案信息管理系统构建中的应用。 档案信息管理系统是一种集多种现代化技术于一身的先进管理系统，在系统构建的过程中，可大量应用电子信息技术，如系统后

4、台数据库的建立可采用 SQLServer2003，客户端浏览器则可以采用 IE8.0。大部分档案信息管理系统基本都是有诸多模块组成，这种模块化的设计也离不开电子信息技术，各个模块可以借助电子信息技术实现自身的功能，并且还可以借助电子信息技术互相联系到一起，进而构成一个完整的系统，可见电子信息技术在档案信息管理系统中的应用无所不在，其也充分体现出了自身作用和优势，为档案管理信息化建设提供了强有力的技术支撑。 2.3 电子信息技术档案备份与恢复中的应用。 虽然电子档案具有诸多优点，但是它的缺点也是显而易见的，即电子档案很容易损坏或丢失，当前计算机网络安全问题日益严峻，这使得电子档案信息的安全性也随

5、之受到威胁，一旦重要的档案信息丢失、损坏或是泄漏，势必会造成非常严重的后果。所以必须对电子档案进行必要的备份，而这一过程则需要应用电子信息技术来实现。 完整的档案数据备份和恢复方案具体包括备份硬件、软件、策略、恢复计划等。若是需要对档案信息管理系统进行备份则需要系统软件、应用软件、工具软件以及驱动程序等等。目前常用的备份硬件主要包括光盘、磁带和硬盘。其中硬盘的存储容量是最大的，但也是成本最高的，光盘虽然成本较低但会受到访问次数的限制并且容量也比较有限，如果档案数据信息需要长时间且大量进行保存的话，那么采用光盘会使整体安全性和可靠性下降。而磁带除了具有较大的存储容量之外，价格相对较低，并且访问速

6、度适中，可长时间保存，还有自动管理功能，安全性高，能确保其中备份的档案数据信息的可靠性，为此，建议应用磁带对档案数据信息进行备份 3.关于档案管理电子化建设的建议 3.1 实现传统档案的电子化和信息化 企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸 质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。 3.2 加强企业档案管理信息化的基础设施建设

7、针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。3.3 实现企业信息档案的网络化 企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性

8、和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。 3.4 要树立文档一体化意识 我们认为文档一体化的实质是：把现代文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序交融在一起，加强对文本管理的超前控制，使文档工作流程科学化、合理化。档案是人们社会实践的历史记录与凭证。文书工作是档案工作的源头，搞好档案工作必须从文书工作抓起。文档一体化的基础性工作是文书工作，文书工作人员由于直接参与公文的收发，比较完整地把握工作流程，对于文件的历史与现实价值有深刻认识，文书工作人员

9、必须具有较强的档案意识，每一个文秘人员不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按文档一体化的要求，强化文书工作即档案工作的理念，在文书流转的过程中及时保存、上缴各种文本。档案工作人员也要经常性对文书工作人员进行档案业务指导，使其明确归档范围。 3.5 规范电子档案管理制度 建立电子档案管理制度，用以规范电子文件形成、积累过程中的档案管理行为。首先从电子文件产生的源头开始对电子档案的质量做到有效监控。电子文件是电子档案的前身，其质量好坏直接决定了电子档案的质量。档案部门要协同有关部门，对单位各部门形成电子文件提出相关要求，确保电子文件从拟定开始即符合相应归档要求。其次，要为档案部门增

10、配必要的设备方便电子档案的整理。第三，在电子档案归档的同时要对其对应的纸质文件进行审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性，避免出现信息不一致的情况。 4.结语 传统的档案管理工作基本上都是依靠档案管理人员手工操作来完成，这不仅费时而且费力，工作效率也相对较低，而通过应用电子信息技术之后，借助计算机这一平台作为档案管理的基础，管理人员便可以随时随地借助计算机的多种功能对各式各样的数据信息进行整理、归纳、检索，这样一来便无需在翻阅厚厚的纸质档案，从而能够节省大量的时间，工作效率自然会获得显著提高，档案管理也变得更加快捷。 参考文献： 1马兰.宋海英.张振艳.郭思海.贯彻质量管理体系完善科技档案管理A.第二十一届海洋测绘综合性学术研讨会论文集C.2009.11. 2郑富中.肖名飞.周兆英.基于内容的检索技术在影像档案管理中的应用A.2008 年文献影像技术的发展与应用学术研讨会论文集C.2008.6.