论建设工程电子档案报送与接收的培训和实施.doc

1、论建设工程电子档案报送与接收的培训和实施摘要：建设工程电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据1。根据江苏省信息化建设规划纲要（19972010 年） 、 江苏省建设系统信息化“十一五”发展规划和建设部全国城建档案信息化建设规划与实施纲要的要求，建设工程电子档案报送与接收已在江苏省各个城市相继实施。本文结合本单位的工作实际，论述建设工程电子档案报送与接收的培训和实施，期望能与有关从业人员共同探讨。 关键词：电子档案 报送接收 培训 实施 Abstract: The construction of electronic archives is

2、 the construction of electronic document reference and uses value and as archives and corresponding supporting software, parameters and other relevant data. According to the “information plan for the construction of Jiangsu province (1997-2010 years)“, “Jiangsu province construction information syst

3、em“ eleven five “development planning“ and “the national Ministry of construction of urban construction archives informatization construction planning and implementation program“ requirements, submits the project construction of electronic archives and the receiver has been implemented in every city

4、 of Jiangsu province. In this paper, combined with the actual work of the units, the training and the implementation of construction of electronic archives to submit and receive, discuss jointly with the relevant practitioners expect. Keywords: electronic archives; to receive training; implementatio

5、n; 中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号： 一、建设工程电子档案 建设工程电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。建设电子文件是在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类1。 二、建设工程电子档案报送与接收 在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代，建设工程电子档案 的报送和接收是城建档案管理发展的必然趋势和方向，我们现在所做的工作除强化自身管理和方便档案信息

6、的利用外，为今后在国家大环境下作为科学技术档案信息数据库并入国家数字档案联网数据库实现资源共享做好基础准备2。 三、建设工程电子档案报送与接收的培训 根据作者实际的工作经验和对兄弟单位的观察和学习，建设工程电子档案的报送与接收的具体实施都是从培训工作开始的。良好的开始是成功的一半，所以培训工作的重要性不言而喻，培训工作做得好坏直接决定了其后建设工程电子档案报送与接收实施的难易。培训，不是运动，并非轰轰烈烈做一段时间，有些输出、有个结构就足亦了。培训，是培养在前，训练在后。培养是内在的、长久的、观念的，训练是外在的、一时的、技巧的。如何才能做好建设工程电子档案报送与接收的培训工作？ 1、首先我们

7、来了解下建设工程电子档案报送接收现状： a、建设工程电子档案报送接收不到位 以泰州市城建档案为例，2011 年接收归档建设工程纸质档案十万余卷，而建设工程电子档案的报送却仅有部分地下管线、重点工程等寥寥数几，建设工程电子档案的报送归档，常常执行不到位。 b、建设工程电子档案报送管理人员职责不明确 很多建设单位、施工单位电子文件报送归档管理主要由计算机人员操作，多数计算机操作人员对档案工作较为陌生，而档案管理人员管理对档案管理比较专业，但对计算机应用还不熟悉，这样容易对档案管理造成脱节。 c、报送归档的电子文件质量参差不齐、格式不一、缺乏可读性。 由于缺乏统一的要求和指导，许多单位报送的建设工程

8、电子档案格式不统一，报送介质各式各样，文件真实性、可读性差。 培养报送单位及其报送人员的内在的、先进的观念 观念改变,则行动改变。所以要先转变和培养各报送单位报送人员的观念，学习了解建设工程电子档案报送的重要性，电子档案报送接收的诸多优点，从意识上重视建设工程电子档案的报送工作。 训练提高各报送单位的专业技术水平 a、是要认真学习，把握操作规程和要点，主要是学习：建设工程文件归档整理规范GB/T 50328-2001；建设电子文件归档与电子档案管理规范CJJ/T 117-2007 和城市建设档案著录规范GB/T 50323-2001 等规范。 b、熟练掌握各种文字扫描仪、图纸扫描仪和照片底片平

9、板扫描仪的使用和简单维护。学习使用各种应用软件，如：图片、图像处理软件Photoshop、计算机辅助设计 CAD、办公自动化软件 Office、网络应用等。c、熟悉了解对报送电子档案的格式要求，如：黑白二值图像采用TIFF 格式、彩色图像采用 JPEG 格式、文本文件采用 TXT 格式，表格文件采用 XLS 格式等等。 d、学习了解报送介质的要求，一般要求采用 DVD 刻录光盘报送电子档案，一式 2 份。 培训效果的跟踪与改进 培训工作的跟踪和改进的主要手段是培训评估和信息反馈。培训评估技术就是通过建立培训效果评估指标及评估体系对培训的成效进行检查与评价然后把评估结果反馈给相关部门作为下一步培

10、训计划与培训需求分析的依据之一。信息反馈应给每位学员留下供沟通交流的多种联络方式，以供方便快速联系。总结下来反馈最多的还是实际操作问题，故也要求我们在培训过程中多多关注具体操作的培训指导。 建设工程电子档案报送接收的实施 根据经验总结下来建设工程电子档案报送接收的实施应根据各个地方的实际情况，切不可操作过急，总是需要一个磨合的过程。各接收单位应为报送单位建好报送通道，可分为网上报送和线下报送。现已线下报送为例： 1、电子档案整理移交报送流程图 电子档案报送格式要求3： 电子档案移交载体 电子档案报送封面要求： 参考文件： 1建设电子文件归档与电子档案管理规范CJJ/T 117-2007 2电子档案管理的思考-黑河学刊2011 年 04 期 3江苏省建设工程电子档案接收标准