如何做好档案管理的信息化.doc

1、如何做好档案管理的信息化摘要:档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式，是把往复不断的现象真实的记录下来，成为人们进行反复观察和研究历史现象，准确寻找事物发展规律的可靠依据。所以对于档案的管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。随着经济不断发展，人们的联系日益紧密，信息化也逐渐成为当今世界经济和社会发展的主要趋势。计算机技术的快速发展使人们步入了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术逐渐成为现代社会和现代人们生活不可缺少的工具。所以做好档案管理的信息化建设工作关系着企业的进步，是适应时代发

2、展的要求。 关键词:档案管理; 信息化 Abstract: file refers to various forms of value state organs, social organizations or individuals directly formed in social activities, is put down phenomenon continuously reciprocating authentic records, become people repeated observation and study of historical phenomenon, the

3、reliable basis to find the law of development of things. So for the healthy development of the archives management work of the modern enterprise system in our country plays a vital role in the. With the continuous development of economy, people increasingly interlinked, information has gradually bec

4、ome the main trend of the world economic and social development. The rapid development of computer technology makes people enter an era of information technology, whether it is from a number of areas of politics, economy, culture, science and technology, military or into every corner of human life,

5、information technology has become the modern society and the modern people life indispensable tools. So the archives management informationization construction work related to the enterprises progress, is to adapt to the development requirements of the times. Keywords: file management; information 中

6、图分类号：文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013） 一、档案管理的内涵 档案管理也称之为档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非

7、独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。 档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史

8、的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。所以对于档案的管理工作无论是对国家还是对于现代企业制度的健康发展都起着至关重要的作用。 二、新形势下信息化的发展的必然趋势 信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。 （智能化工具又称信息化的生产工具。它一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用的功能。 ）与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。智能化生产工具与过去生产力中的生产工具不一样的是，它不是一件孤立分散的东西，而是一个具有庞大规模的、自上而下的、有组织的信息网络体系。这种网络

9、性生产工具将改变人们的生产方式、工作方式、学习方式、交往方式、生活方式、思维方式等，将使人类社会发生极其深刻的变化。随着中国经济的高速增长，中国信息化有了显著的发展和进步，缩小了与发达国家的距离。在我国， “十一五”期间，我国信息化应用逐步深入，经济和社会效益明显提高。数据显示，我国医疗信息化、政务信息化和物流信息化市场规模持续扩大。此外，电力信息化、金融信息化、酒店信息化等也取得了显著进展。信息化对人们的工作、生活、学习和文化传播方式产生了深刻影响，促进了国民素质的提高和人的全面发展。在行业快速发展的同时，仍存在着突出的问题。在社会信息化、政务信息化与信息安全建设领域仍有不同程度的不足。相信

10、随着我国政策的支持和产业问题的解决，我国信息化将进一步向着纵深方向发展。可见信息化不仅代表了一种信息技术被高度应用，信息资源被高度共享，从而使得人的智能潜力以及社会物质资源潜力被充分发挥，个人行为、组织决策和社会运行趋于合理化的理想状态。同时信息化也代表着一个国家的科学技术水平和人民的生活水平。 三、做好档案管理的信息化工作势在必行 档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和统一组织下，在档案管理活动中全面的应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供相应的利用服务。一方面，因为档案需要长久保存，为提高其存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、腐蚀以及火灾等灾害，无论是国家还是企业

11、，每年大量投入文档的保管经费是在所难免的，而且因其无备份而又为每年不得不有的文档损失而担忧。另一方面，因为档案需反复被查阅，所以不可避免的存在原件受损或遗漏、丢失，从而给文档的保管与利用带来管理上的忧虑。可见，对档案管理进行信息化的建设工作，是一种既节省人力，又减少纸张的浪费保护环境，避免不必要的困忧的现代信息管理的手段。 要做好档案管理的信息化工作首先要：加强基础设施建设，比如计算机的配备，在档案管理上，运用计算机可以进行档案的整理、收集、编制、检索内容、相关介绍等工作。也同时可以用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。所以，首先要从硬件上配备电子

12、计算机，提高档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。第二，要建设和完善局域网。使各项工作都形成网络化的工作模式，从而加强对档案的管理和利用。第三，加强档案的目录数据库的相关建设：形成档案信息系统和网络建设形式的统一，逐步适应档案信息资源共享的要求，加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入与保存，便于有需要的工作人员随时查、取。最后，加强档案信息化人才的培养，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新出更科学、更先进的管理方法，所以，要通过各种途径加强档案业务人员培训工作。从多方面提高档案业务人员的管理水平。 科学规范的档案管理做好档案的开发和利用工作，做好档案管理的信息化工作是时代的要求，可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。【参考文献】 1张峰，姜兴美.信息化对档案工作的挑战及对策.J.山东档案.2000 2刘涛.谈谈档案工作的“有为”与“有位” .J.科技咨询导报.2006 3宋北星.让档案工作插上翅膀.J.航天工业管理.2006