办公自动化环境下的文书档案管理分析.doc

1、办公自动化环境下的文书档案管理分析摘要：文书档案是档案管理工作非常重要的组成部分，随着办公自动化进程的快速发展，如何提高文书档案管理水平，提供及时、准确、系统、完整地档案信息，用以满足社会各方面的需求，进而实现文书档案管理的自动化，文书档案工作的当务之急。在本文中我就办公自动化环境下的文书档案管理工作谈谈自己的认识。 关键词：办公自动化；文书档案管理；信息化 中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 计算机强大的信息处理能力使办公自动化成为强大的优势。以往的文书档案管理工作中，工作人员过多地依赖手工操作，费时费力。OFFICE 办公软件的专业档案管理软件的应用，使文件材料的收集、储

2、存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷有序，同时大大缩短了办公时间。下面我就以办公自动化环境下的文书档案管理的若干问题进行探讨。 一、办公自动化对于文书档案管理的优势 （一）高效、方便、快捷的归档速度。强大的信息处理能力是计算机赋予办公自动化的最大优势。办公自动化环境下的文书档案管理，是与信息化技术充分结合，最大限度地将传统纸质档案的繁琐程序降到最低，同时还能进行归档的相关工作，通过这些优势的发挥，能有效保障单位的优势资源得到更好的利用。 （二）全面高效地实现资源共享。办公自动化环境下的档案管理能充分发挥信息技术的作用，能有效地实现档案的体系管理，实现资源上的共享，阅读、查找等等都能更加方便与

3、快捷。同让翻阅时网络、信息传输等技术的推广，让电子档案管理可以根据不同的情况进行搜索、分类、安排、优化、过滤等等操作，这些都有利于档案管理的加强，最大限度的发挥了传输速度快、应用能力强、储蓄信息量大等优势。另外还能够共享单位资源，在政府机关事业单位的各种信息使用方面更加全面、更加高效。 （三）储存更加稳定、安全。办公自动化电子档案管理与传统的纸质档案对比，电子档案可以充分利用现代科技技术，如 DVD 光碟、U 盘、移动硬盘、内存卡等等进行储存与传输，这些设备的优势在于不容易受到客观环境的影响，而且具有储存时间长、信息量大、超强稳定性的特点，通过网络工具直接传递文书档案资源，促使传递文件的稳定性

4、、安全性得到很大的提升。 二、应用办公自动化管理文书档案存在的风险问题 （一）电子档案数据的完整性。传统的纸质档案管理中，一次处理上的失误或者笔误，所造成的后果影响范围会比较小，而且容易进行补救。而办公自动化电子档案管理中是对文件进行批量处理的，一次处理的文件量是非常大的，一次操作上的失误就可能造成很严重的后果。另外，文件是属于开放状态的，更新不及时，也会让信息出现丢失的情况。电子文件在结上是比较复杂的，而且储存的方式也多元化，在不同的方式转换中容易因为外界因素的影响导致信息丢失或被破坏。 （二）电子档案储存的安全性。事业单位保存的档案大部分是属于重要的文书资料，如今很多储存设备具有高速读写的

5、速度，如果被盗取了，受侵害的程度是非常大的。其次，因为信息化手段所使用都是统一的字体与标识，丧失了手写汉字的特点，这样也不利于对真假进行鉴别，导致被侵害的文件不易被察觉。另外，网络传输的风险性也很大，在传输的过程中存在被修改、被恶意破坏、被盗用等风险。因此电子档案储存的安全性问题是不可忽视的。 （三）电子档案管理的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的载体上，信息的读取与储存需要指定的设备，这样会导致信息对软硬件的依赖。当前办公自动化、电子技术等发展非常快，计算机影响的更新速度也非常快，若是在兼容性方面出现了问题，也有几率会让信息丢失，直接将电子档案的使用寿命缩短。 （四）对档案管理人员的综合

6、素质要求较高。绝大多数政府机关事业单位从事档案管理工作的都是兼职人员，对于档案管理没有经过系统专业的培训，对档案管理专业知识比较匮乏。而应用办公自动化对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。如果引进了现代化的设备，却不能得到充分的利用，那么就谈不上档案管理办公自动化。 三、办公自动化在文书档案管理中的具体应用 （一）加强电子档案储存设备以及办公自动化网络的安全性。前面提到电子档案在网络传输过程中存在一定的安

7、全风险性，因此，要重视这个环节，要针对性的进行加强档案储存设备的安全性，方法可以是：对相关软硬件进行检查、更新、升级、维修，要定期对相关设施与网络服务期进行检测、维护与清理，要以此为职责设立网络安全监督员，定期对存档的文件，特别是重要的文书文件进行备份与更新，还要加强身份验证、数字签名、网络防火墙等等，利用这些手段来提升设备的安全性，最大限度的保障电子档案在传输、储存、运用操作的过程中的保密性、发展性、持续性、安全性。同时，应用办公自动化进行电子档案管理时，必须遵照相关的要求，在使用的过程中不能擅自修改与下载，最大限度的防止电子文件被其他用户进行非法使用或者随意修改，进一步提高其安全性。 （二

8、）对相关规章制度进行完善，对操作流程进行规范。在对具体的文书档案管理实施办公自动化的过程中，需要对相关制度进行科学完善，并且要以实际情况为出发点，例如：文件保密制度、归档制度、用户身份确认制度等等，从而最大限度的保障电子档案管理中信息化建设的安全程度。在实际的工作过程中，应该构建一个相对规范的管理制度与操作标准，需要将各个部门的储存格式、处理手段进行统一，对保管、使用、收集等各个环节的标准进行完善与规范，最大限度的防止在转换过程中又或者兼容性的问题导致文件被破坏，杜绝在实际操作过程中出现漏洞，同时更要保障文件制作与检索过程中与档案管理及时同步。从实际出发，根据政府机关事业单位现有的资源，加以充

9、分利用，来对阶段性的目标进行明确。基于目前事业单位档案管理信息化的现状来分析，必须要分步推进，实现文书档案信息化管理。需要加强这方面技能与思想方面的培训，从而拥有正确的文书档案信息服务意识。 （四）强化技能培训，提升档案管理人员的综合素质。事业单位的文书档案管理工作具有很强的政治性及政策性，因此文书档案管理人员的工作任重道远。单位的办公室领导需要注意加强单位员工的档案工作建设，就需要着力组建或打造一支专业化的档案管理队伍，在选配相关管理人员时，要选择作风正派、责任心强、政治上可靠的，真正能够在实践工作中坚持原则和立场，能够快速适应科技信息更新的专业管理工作人员担任单位的文书档案管理工作。同时还

10、需要侧重于对文书档案另外，需让我们的工作人员充分了解管理档案的重要性，增强工作的责任心，不断掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。要做好新时期的档案管理工作，必须努力学习、掌握科学管理原则和方法，从提高工作人员素质方面来不断提升事业单位文书档案管理工作的整体水平。 结语：为了适应新形势下的档案管理工作需要，办公自动化档案管理在政府机关事业单位的整个档案管理应用的作用是不可忽视的。我们应该科学地应用办公自动化积极探索，勇于尝试，不断的进行分析、总结和创新，规范和完善相关操作流程与制度，切实加强和提高信息时代的文书档案管理工作。 参考文献： 陈文珊 . 简述档案管理与办公自动化的融合 J. 信息与电脑（理论版）, 2012, 01. 任伟燕 . 办公自动化在文书与档案中的运用 J. 黑龙江史志 , 2010, 07. 陈薇 . 浅谈新时期如何做好文书档案管理工作 J. 办公室业务 , 2012, 05.