城市房地产权属档案利用方式及途径研究.doc

1、城市房地产权属档案利用方式及途径研究摘要:随着房地产行业的持续发展，房地产权属档案的重要性日益突出，因此，对房地产权属档案的利用也越来越频繁，并提出了越来越高的要求。本文在指出城市房地产权属档案利用中应注意的问题上，对城市房地产权属档案利用方式及途径进行了研究，可供交流。 关键词:档案利用；应注意的问题；方式；途径 中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号： 房地产权属档案是城市房地产行政主管部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据。近几年来，随着住房

2、制度改革的深化和房地产交易市场的活跃，房地产权属档案的价值得到了前所未有的体现。如何利用房地产权属档案，让其有效服务社会经济发展和广大人民群众成为了一个有待进一步深入研究的课题。 1 城市房地产权属档案利用中应注意的问题 1.1 正确处理利用档案和档案利用的关系 两者既有密切联系又相互区别， “利用档案”是利用者为了研究和解决各种问题而查阅使用档案， “档案利用”是指档案工作运用各种方式和手段向利用者提供档案材料。这两者存在密切联系：有了利用档案的需要，才有档案利用工作，有了档案利用工作，才能实现对档案的利用，两者有机结合才能充分发挥档案对经济和社会发展的服务作用。档案利用工作是档案工作赖以生

3、存和发展的基础，在社会历史发展的各个阶段，档案工作总是为一定的经济、政治、科学、文化等事业服务的，并且在服务中得到加强。 正确处理两者的关系有深刻的指导意义。利用档案是档案利用者的要求，提供档案是档案工作者的职责。这就要求档案工作者明确“主动”和“被动”的关系。虽然档案利用工作是一项“被动”的工作，但是，档案工作者应明确自己的职责和范围，加强档案利用工作的目的性，发挥主观能动性，积极主动做好档案利用工作，不断提高档案利用工作水平和成效，更好地服务经济社会的发展。 1.2 正常处理利用和保密的关系 利用档案不是无原则的提供利用服务，不是无限制的开放利用，也有保密的问题。 中华人民共和国档案法第二

4、十二条第二款规定：“集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益” 。 城市房屋权属档案管理办法第二十五条规定：“房地产权属档案管理机构应该严格执行国家档案管理的保密规定，防止房地产权属档案的散失和泄密；定期对房地产权属档案的密级进行审定，根据有关规定，及时调整密级” 。第二十六条规定：“查阅、抄录和复制房地产权属档案材料，应当履行审批手续，并登记备案” 。该办法同时规定，擅自提供、抄录公布、销毁房地产权属档案的，由县级以上人民政府房地产主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分，构成犯罪的，依法

5、追究刑事责任。另外， 房屋权属登记信息查询暂行办法第八条更对查询原始登记凭证的主体资格进行了限定：“原始登记凭证可按照下列范围查询：（一）房屋权利人或者其委托人可以查询与该房屋权利有关的原始登记凭证；（二）房屋继承人、受赠人和受遗赠人可以查询与该房屋有关的原始登记凭证；（三）国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门和证券监管部门可以查询与调查、处理的案件直接相关的原始登记凭证；（四）公证机构、仲裁机构可以查询与公证事项、仲裁事项直接相关的原始登记凭证；（五）仲裁事项、诉讼案件的当事人可以查询与仲裁事项、诉讼案件直接相关的原始登记凭证；（六）涉及本法第九条规定情形的，可以在国家安

6、全、军事等机关同意查询范围内查询有关原始登记凭证。 ”该办法第九条，也对房屋权属登记信息档案的保密性作出严格规定：“涉及国家安全、军事等需要保密的房屋权属登记信息，须经国家安全、军事等机关同意后方可查询。法律法规及有关规定不宜公开的房屋权属登记信息，其查询范围和方式按法律法规和有关规定办理。 ”所以，正确的做法是：严格遵守国家有关档案保密管理的规定及房屋权属登记信息查询暂行办法的规定，结合房地产权属档案的性质和特点，健全和完善房地产权属档案查询保密制度和手续，并严格遵守，做到既便于利用，又利于保密，确保不发生泄密事件。 2 档案利用的方式 提供档案利用服务，主要以原件提供利用、以档案复制品提供

7、利用和以档案史料参考资料等提供利用三种形式，具体而言，有以下几种方式。 2.1 在查询机构指定场所内进行查询 由于房地产权属档案多为“孤本” ，具有唯一性，并涉及个人信息保密，档案原件一般不得外借。为此，查询房屋权属登记信息，应当在查询机构指定场所内进行。查询人不得损坏房屋权属登记信息的载体，不得损坏查询设备。如设立阅览室，便于接待利用者查阅档案、传播档案信息，提高查阅档案的周转率和利用率，有利于档案工作人员对房地产权属档案进行规范性的监督和保护，掌握利用情况，解决利用工作中的具体问题，不断改进服务工作，更好地为利用者服务。 2.2 档案的外借 在特殊的条件下，经过严格的批准，房地产权属档案可

8、以暂时外借，外借档案应有严格的审批、登记、交接、清点、催办手续，外借档案要注意跟踪督促归还，不得转借、复制，注意保护和保密，不得遗失和损坏。值得注意的是，涉及查询原始登记凭证的，依照法律规定一律不得外借，如需查询应该由查询机构指定专人负责查询，查询人不能直接接触原始登记凭证。 2.3 制发档案复制件和档案证明 这是房地产权属档案利用的主要方式。房屋拆迁，房屋买卖，房地产抵押，企业改制，资产重组，权利公告，解决房地产纠纷，公安司法机关和纪检监察部门查询、冻结、查封、财产保全等行为都是以这种方式进行利用。这种方式的好处有：可以保护档案原件，减少对原件的机械磨损，避免遗失原件，并同时满足不同利用者的

9、需要。 3 城市房地产权属档案利用途径 房地产是不动产最典型的表现形式，兼具消费和投资功能，是自然人或法人最重要的财产之一。特别是物权法颁布实施后，加强了对合法私有财产的保护，房地产权属档案的极端重要性不言而喻。随着房地产业的飞速发展，各种房地产权属登记活动如初始登记、交易抵押变更登记以及城市房屋拆迁等行为为房地产权属档案利用工作的发展带来了新的契机，如何更为快捷、优质、有效地提供档案利用服务，成为当前迫切解决的问题。 3.1 丰富馆藏房地产权属档案 丰富馆藏档案是做好房地产权属档案利用工作的物质基础和可靠保证。只有门类全、内容全、信息全的房地产权属档案材料和档案信息，才能满足社会各界各方面的

10、需要。为此，一要对在房地产权属登记活动中形成的档案信息资料及时归档上架；二要在房地产权属登记信息电子化的基础上，加大房地产权属登记信息输入力度，及时完善机读目录；三要建立健全功能强大、信息齐全的房地产权属登记信息数据库。同时，要按照城市房屋权属档案管理办法中“房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不予归档”的规定，遴选档案，确保档案的质量。既要数量，更要质量。 3.2 促进房地产权属档案信息的电子化 随着办公自动化的电子政务建设的推进，档案信息数字化、电子化必须同步推进，利用计算机管理房地产权属档案，建立和完善房地产权属档案全文数据库，计算

11、机检索时数据中的每个产权要素都可以作为检索点，包括产权人信息、房屋坐落、自然信息、产权证管理信息以及模糊条件组合检索等，利用计算机的强大贮存和处理功能，编制各种检索工具，发挥网络优势，形成计算机检索与手工检索相结合的档案信息查询管理体系。提高房地产权属档案资料的利用率、查全率、查准率，为档案利用者提供优质高效便捷的查询服务，即保护了档案原件，又高效地满足利用者的需要。 3.3 提高专业人才素质 档案技术人才是房地产权属档案管理中至关重要的因素，抓紧培训具有档案管理专业知识，房地产业务知识和微电子技术的复合型档案管理人才是当务之急。只有全面掌握房屋权属登记信息的特点和形成规律，才能根据利用者的不

12、同需要，通过不同的途径和方式进行检索，迅速而准确地为利用者提供所需信息，进而促进房地产权属档案利用工作的发展。为此，一是要开展在职档案管理工作人员的业务培训和继续教育，及时更新知识，提高服务本领，适应房地产权属档案管理事业发展的需要；二是要引进电子计算机和房地产专业技术人才，改变目前房地产权属档案管理工作人员知识结构不合理，不大适应工作的状况；三是发挥自身资源和优势培训档案管理后备人才，形成专业人才梯队，为房地产权属档案管理事业注入新鲜血液。 3.4 加强房地产权属档案编研工作 编研成果利用范围具有广泛性、提供利用具有主动性、查找阅读具有灵活性的特点。房地产权属档案管理机构要了解社会需求，发挥

13、馆藏档案资源优势，对学术研究价值大且可以公开的房地产权属档案信息进行整理加工，汇编档案文献，编写参考资料，举办依法可公开的房地产权属档案展览，变“死档案”为“活档案” ，变被动服务为主动服务，主动出击，向社会广泛宣传，充分发挥房地产权属档案信息的社会价值和经济价值。如针对近期国家对房地产市场的调控政策，可以举办反映某辖区房地产市场在限购政策下的变化情况之类的展览会，让广大市民可以更好地理解房地产市场调控的变化情况，为有需要购房的人群提供更为准确的官方参考数据。 4 结束语 总之，房产权属档案的利用既要围绕广大人民群众和社会经济技术发展服务，同时也要依法维护相关管理者的权益，严格查询范围和手续。作为房产档案管理部门，我们必须始终将档案安全工作放在档案工作的首位，在此基础上，争取提供快捷、方便档案利用方式及途径，使房产权属档案产生更广泛的社会效益和经济效益。 参考文献 1 鲍艳霞;王飞.浅谈房产档案保密和利用工作J.中国房地产业,2012 年第 1 期 2 林士娟.浅谈房地产权属档案的开发利用J.华章,2011 年 07 期