1、对新形势下学校档案管理工作的新思考【摘要】对学校档案管理中存在的问题进行了分析和总结，以便加强对学校档案管理规范化和现代代，尽快使档案管理迈上一个新台阶。 【关键词】档案管理；规范化；对策思考 学校档案是学校直接记录和反映学校活动、保存备查各种学校文件材料的总称。目前，学校档案工作面临新形势、新挑战，随着信息量的不断增加和不断变化以及现代信息技术的不断发展和应用，新形势下学校档案工作所呈现的新特点需要档案工作者掌握新的思维模式和管理模式。 一、当前学校档案管理普遍存在的主要问题 1、档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应
2、新时期开展档案工作的需要，特别是进入 21 世纪后，老化现象突出，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。 2、档案管理不够规范。目前，在一些学校普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。 3、档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。 4、在信息开发和编研工作上也存在
3、一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个题人人都来编研使编研产品层次低质量差实用性不大利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。 二、提高学校档案管理效率的对策思考 1、加强学校档案管理的组织保障 建立健全管理机构，加强对档案工作的领导。学校要成立以校长为组长、各处室负责同志参与的档案工作领导小组，健全档案机构管理网络，建立综合档案室，配备专职档案员。学校党委、校长办公室、教务处、政教处、招就处、培训处、总务处、工会、团总支以及各系等都要设有兼职档案员，从组织上、人员配备上保证档案工作的顺利开展。 2、加强学校档案工作的规范化管理 学校要建立完善
4、的档案管理工作制度，使档案工作逐步实现规范化管理。学校还应把档案工作纳人处室和各系工作目标管理责任制的检查考核中，各部门按工作目标责任制和学校制定的档案、台帐资料考评表的要求，结合年终考核与个人奖励挂钩外，还要作为年终评优选先的依据，认真研究落实本部门的档案工作任务，做到各部门、各科室，职责明确，建立规范化的制度，基本做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。主要包括档案资料的收集整理和规范保存两方面。学校档案形成不同于一般的文书档案，它形成的时间具有特殊性，要认真做好学生档案、教师资料、学术资料、新闻资料、荣誉档
5、案的存档，要规范档案簿、册管理，健全登记检索系统。 3、充分调动档案管理人员工作积极性 应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。主要是做好两方面的工作：一是增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。二是更新观念，实现自我价值。使档案人员积极进取，对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位，一改过去收摊看点，仓库保管员的现象，在埋头苦干的同时，多一些敏感和睿智，有为才能有位，使档案创造出更丰厚的社会效
6、益和经济效益。 4、努力提高档案工作人员专业技能和素质 提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。要做好三方面的工作：首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。二是要加强档案人员的业务知识学习。信息时代，学校档案工作和整个社会发生着千丝万缕的联系，因此每一个档案管理人员都要善于学习新知识，不断提高自己的科学文化和专业理论水平；加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学
7、习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。三是特别要加强注重提高外语水平和计算机运用能力。档案信息化运用了大量的新技术，档案人员必须努力学习掌握这些新技术，熟练地运用现代技术手段管理档案，才能适应新形势发展的需要。 5、档案的现代化要与学校的信息化同步发展。学校档案必须适应信息化要求，把电子件妥善保管起来，要使档案管理成为学校信息化的一个重要组成部分。首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题；其次要解决纸质和电子文件一致性的问题，电子文件看不见，就一张光盘，对于它的完整性、版本等从外观上看不出来，所以档案部门要用专门的设备、专门的部门负责检验电子文件，如果保存的电子档案有误，将来在工作中可能要造成失误。档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展，档案毕竟是传统的记录和保存方式，学校信息化应用起来可以很潇洒，实现无纸化办公，财务、科研等许多部门都进行网上办公，最后什么都没留下。档案部门搞信息化就是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种高层次的认识，要求我们不断学习，吸纳新知识，努力使档案管理工作迈上一个新台阶。 参考文献： 1刘迎春.信息网络与高校档案管理研究.沿海企业与科技，2011.05 2孙立霞.如何加强学校档案管理工作.商业经济，2010.13
