工程档案管理各要点问题探讨.doc

1、工程档案管理各要点问题探讨摘要：随着我国社会主义市场经济建设不断发展，工程项目建设也愈来愈得到了深入的发展，如何加强工程档案资料管理工作是提高工程质量的一项非常重要的工作。工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。本文在此从档案管理的重要性及问题出发，就档案管理的几点措施做了一定的探讨。 关键词：档案管理； Abstract: With the development of our country socialist market economy unceasing development, the project construction is also more and

2、 more get further development, how to strengthen the management of engineering data files is a very important work to improve the quality of the project. Project archives management is good or bad, it is directly related to the quality of the projects, the economic benefits of the enterprise. This a

3、rticle from the importance and problems of archives management, probes into some measures for archives management. Keywords: file management; 中图分类号：G271 前言：改革开放以来，我国的建设事业发展迅速，与此同时，也形成了大量的业内资料即工程档案。建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案

4、文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，工程档案管理的好坏，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。 一、工程档案管理的重要性 建筑工程档案是工程建设、管理的真实记录,具有凭证和依据作用。工程档案资料对于工程的建设、管理、维护、改造等具有不可替代的作用。一项建筑工程从立项、设计、施工、竣工验收,到运行、养护、维修、改造,一直到拆除,要经过若干不同阶段、跨越漫长的时间。在这一过程中会由不同的专业人员不断形成各类档案资料。无论是资料的形成环节,还是形成后的长期管理过

5、程中,任何纰漏都会给工程带来隐患,甚至引发重大责任事故。所以必须加强这项管理工作。同时,档案资料是工程正常运行的基本保障。完善的档案资料对于管理单位及其相关人员熟悉工程状况、搞好养护维修和改造,不断提高管理水平具有重要的作用。管理不善将会影响工程的安全运行和效益的正常发挥。 二、建筑工程档案管理需要解决的问题 1、档案材料不完整 档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到 80%左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或只有工程主体档案，没有配套工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料寥寥无几。 2、缺乏统一的管理模式 从档案管理机构

6、上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。 3、缺乏复合型档案管理人员 基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。 三、增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念 建筑工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，积极宣传档案法 ，正确认识建筑档案重要性是提高建筑工程管理和档案管理水平的关键和保证，以人为本，贯彻科学发展观，建筑档案人员应做好档案管理工作，变被动为主动，有为才有位，使档案人员和各级领导达成共识，齐抓共管，提供建筑档案管理水平。建筑档

7、案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法完成工作的，努力争取各部门和领导的重视和配合，通过档案利用事例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。 四、加强指导和监督，完善建设工程档案管理 做好建设工程档案管理工作，需要档案管理部门与建设工程部门的大力合作，密切配合，加强沟通，更需要建设行政管理部门和有关部门的支持和配合。对如何加强指导和监督，完善建设工程档案管理工作建议如下： 1、提前介入 “提前介入”就是在工程项目与档案馆签定了工程档案报送责任书后，档案馆指定专人负责对

8、该工程项目工程档案形成过程的跟踪指导工作，在建设工程档案立卷之前，与建设工程部门的档案员了解工程的情况。根据工程的实际情况，制定归档范围、分类方法、编制标准等等。同时还应对建设工程部门的档案员进行业务培训，让档案员对应归的材料有大致的了解，并且提醒保留照片等材料，同时对电子文件的归档也应有交待。 2、全程参与，工程与归档同步进行 施工阶段产生、形成的工程系统质量保证性材料是建设工程档案的核心部分，这些材料直接记述和反映工程建设的内在结构和质量，档案管理部门应以高度的责任感深入实际、积极主动地检查、督促有关施工管理部门和责任人。使其及时做好收集工作，最大限度地确保该阶段工程质量保证材料与所记录的

9、对象保持一致：要做到这一点，在具体管理工作中应坚持“三同步” 。首先，坚持建立施工现场监督机构与工程开工同步。其次，要坚持项目归档材料的收集、积累与结算施工进度款同步。再者，要坚持施工现场预立卷与施工进程同步。坚持施工现场预立卷，使它与项目的实际工程进程同步。档案验收应重点检查：工程前期文件、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工技术文件、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件，检查档案内容是否齐全、手续是否完备、质量是否符合归档要求等。档案工作人员应站在维护和确保建设工程档案完整、准确、系统和安全这一高度，敢于项真，严肃认真地把好这最后一关。 3.建设工程部

10、门应把好档案验收关，确保案卷质量 文档资料收集不全、原始记录丢失，是工程档案不达标的首要原因。为解决好这个问题，应把档案管理纳入工程管理当中，严格建档全过程的控制，保证建设与建档同步进行，定期或不定期对工程档案进行检查。对检查中发现的问题，予以现场指导改正以外，还将检查结果及整改建议通报各有关部门及参建单位，限期整改。对工程档案的验收，工程监理人员、相关业务管理人员与档案管理人员密切配合，严格把关。工程监理人员和相关业务管理人员的主要任务是检查档案所记录内容的真实性和完整性，档案管理人员则侧重于竣工图和文件材料的收集齐全、分类的准确性和组卷排列的系统性。对不合格的档案，给予指导意见，限期整改，

11、直至合格为止。 五、加强培训，提高档案人员业务素质 档案人员的业务素质对做好档案管理工作起着关键作用。施工单位的档案管理人员多以兼职为主，即使是专职的资料员，其档案业务专业水平也是非常有限，加上人员流动频繁，对档案管理工作带来很多负面的影响。因此，建设工程部门有计划、有重点地对参建各方档案管理人员进行培训，使他们增强了档案意识、熟悉档案管理规范、熟练掌握档案业务知识。 六、总结 总之，我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。