计算机信息技术在城建档案管理中的探讨.doc

1、计算机信息技术在城建档案管理中的探讨摘要：由于城市建设的不断加快与扩张，城建案卷也成倍增加，面对海量的城建档案，传统的档案管理与保存方式已显示出不足，档案的信息化的建设与管理日益迫切。目前，计算机的信息系统的应用已渗透到社会的各个行业中，在建设项目管理中也得到了广泛的应用，正在以他独有的优势改变着传统的工作、学习和生活方式，推动着社会的发展。如何建立一套高效的计算机信息系统进行档案管理，是城建档案管理值得探讨的问题，数字化信息技术管理档案是城建档案管理迈向自动化和实现现代化管理的核心。 关键词：信息技术数据处理城建档案 应用数字化 中图分类号：R857.3 文献标识码：A 文章编号： 引言 城

2、市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中形成的对国家和对社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，这些材料必须完整、准确、系统的反映建设活动的全过程。 1 城建档案信息化建设的内容 1.1 城建档案信息化建设系统软硬件系统配置 城建档案计算机信息化建设必须配备相应的设施，在整个过程中投入最多的环节就是软硬件系统，硬件设备主要考虑如何高效的采集数据，它是档案信息化建设不可缺少的物理条件，是建设数字城建档案馆的有形部分。 硬件系统配置要求以能够满足城建档案管理软件运行及处理既可，采集数据需要的外部设备主要有扫描仪、数码照相机、条码识别仪、电子签名等设备。 软件系统方面，要

3、充分考虑对采集数据的处理和存储能力，这是实现数字化城建档案馆的前提。软件设计需要考虑对硬件系统的支持，实现采集、存储、归类一体化操作。城建档案管理是有着严格的要求和标准，并不是简单的把纸质的资料采集到计算机系统就完成了档案管理的信息化。这就要求在进行软件设计前，需要针对传统的档案管理进行充分的调研，掌握传统档案管理中的关键程序和标准，如：归类、组卷、装订等针对不同的建设项目都有着不同的和严格的要求及标准，实现信息化管理后，如何利用网络实现分级、分权限对档案进行检索、引用，以及档案的安全存储等，都是软件开发者需要考虑的问题。软件开发必须遵循传统档案管理中的标准和规范进行设计，才能设计出一套符合现

4、代化、数字化的城建档案管理系统。 其次，软件的开发研制与功能设计、安装和使用都应符合国家有关软件设计的标准及城建档案业务接收标准。应具备数据管理、整理编目、检索查询、实体管理、安全保密、系统维护等基本功能，覆盖城建档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定、统计六大环节；软件的实用性、通用性及可扩展性、操作界面友好性、规范性、使用的便捷性都是软件设计需要充分考虑的。 2 档案信息化系统建设的流程 数字化档案管理现还处在探索试点阶段，如何搭建符合档案管理的运转平台是至关重要的。众所周知，计算机信息化建设不是单纯的一台机器及一套软件就能实现的，要实现高效的信息化的城建档案管理，计算机网络的建设是必不可

5、少的，网络是实现信息化的必备条件。有效的利用计算机网络，可以使城建档案管理的流程变得简单易于实现；可以有效的降低档案接收及管理的流程。 在平台建立时要充分体现城建档案管理的收录和后期管理程序，根据处理要求，可以按图 1 的流程进行运转和平台搭建的参考： 图 1 其中，审核是一个相对较复杂的过程，审核的内容是针对档案的真实性（电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致） 、完整性（电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损） 、有效性（电子文件的可理解性和可利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等） 、元数据（描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理

6、过程的数据）进行全面的审查过程，是档案管理中至关重要的一个环节。 3 档案信息系统的标准建设和安全存储 如果说平台的搭建是城建档案信息化建设的重中之重，那么，数据存储的标准与安全则是整个系统服务性、有效性和可靠性的体现。 城建档案信息建设的目的是充分运用计算机系统实现自动检索和自动编目功能，将繁冗复杂的馆藏资料管理变得简单可行,使档案查询变得简单化；使档案管理工作变得简单化。 31 电子档案文件标准化建设和安全管理 标准规范是实施我国城建档案计算机信息化建设的重要基础之一。要实现多功能的查询，要在充分调研的基础上，结合建设内容，根据国际标准和通用规范，逐步推出相关的标准规范。主要包括资源标识、

7、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，最终形成城建档案计算机信息化建设的标准规范体系。电子文件的代码标识、稿本代码和类别代码进行科学系统的设计，编码要遵循通用、易于实现、实用的原则。 城建档案管理的安全包括存储安全和管理安全，档案的存储可按类别进行分类保存，亦可采用国务院建设行政主管部门和信息化主管部门认可的，能兼容各种电子文件的通用文档格式进行存储。电子档案的存储载体应采用一次性写入光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜作为电子档案长期保存的载体。除此之外，电子档案的同步备份也是必不可少的，同步备份可采用磁盘阵列技术，这样可以有效的保证档案存储的安全性。 管理安全指系

8、统的操作使用，分权管理是实现系统安全性的最好方法。针对不同级别，不同用户的管理者，设置不同的数据处理和访问权限、数据操作（包括数据查询、存储、移动、迁移等）权限，这样能有效的保证电子档案的安全性和管理的规范化。 32 城建档案信息化建设的自动化与现存问题分析 集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用计算机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。 目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不

9、方便的问题，主要方面是集中统一管理不力。要解决这一问题，应下决心解决眼前档案管理分散现象，应从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，建立集中统一管理下的分散式系统，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统” ，以提高档案管理工作的规范化和整体水平，是较理想的模式。但这种模式不管从软硬件的投入或是技术上都要求非常高，必须组建一支具有较强的管理水平和技术能力的团队来进行试

10、点探索，才能保实施后的效果。 4 城建档案计算机信息化建设的重要意义 4.1 是适应城市信息化的发展需要 城建档案馆是保管文字、图纸、地形图、声像等各种载体的城市建设档案资料管理部门，是城市重要的信息基础部门。从理论上讲，城建档案事业属信息服务业范畴。现代化信息技术的运用，城市规划建设管理领域信息化手段的利用，产生了越来越多的电子文件档案，要求城建档案馆以同样的信息化平台接收、整理、存储和提供利用这些数字信息资源，为有关部门和社会公众提供城建信息决策咨询服务。 4.2 提升自身地位和作用的需要 随着经济的发展和社会的进步，信息资源的重要性日益突出。城建档案工作，要在城市信息化建设的机遇和挑战中

11、，获得自己的生存和发展空间，就必须抓住城市信息化带来的契机，以与时俱进的精神状态加速城建档案管理信息化建设，全面提升城建档案工作在城市建设中的地位和作用。 5 结语 为了更好地实现信息管理和服务功能，满足城市建设发展的需要，我们必须加快城建档案管理信息化建设的步伐，促使城建档案信息化的早日实现。 参考文献： 1.邹云.应用计算机技术控制档案库房温湿度的探讨J.城建档案.2005（1） 2.赵凌艳.计算机管理城建档案应采取的安全措施J.黑龙江档案.2005（1） 3.徐靖.计算机在城建档案网络管理中的应用J.中国环境管理干部学院学报 2005（2） 4.中华人民共和国行业标准.建设电子文件与电子档案管理规范. CJJ/T 117-2007