浅谈医院人事档案材料的收集及整理.doc

1、浅谈医院人事档案材料的收集及整理【摘要】人事档案材料收集归档是一项政策性强、艰苦、细致的工作，针对档案材料收集可能遇到的问题，档案管理部门和管理人员，应增强各级领导对档案重要性的认识，促进各部门和个人积极配合档案材料的收集。本文从人事档案材料的收集、人事档案的整理、加强人事档案材料收集的措施三方面进行了分析。 【关键词】医院；人事档案；材料收集；整理； 中图分类号： D035.2 文献标识码： A 一、人事档案材料的收集 1.1 定期向档案形成部门收集归档材料 向档案形成部门收集归档材料，是档案收集的渠道。由于在职人员的学习、工作以及社会活动是在永恒的变化之中，所以收集工作不可能是一劳永逸的，

2、尤其医院是知识分子聚集的地方，每年都会产生各类考核、考察、学历、培训、职务任免、专业技术资格评审、工资变动审批表和社会兼职等需要归档的材料，这就要求我们档案管理部门在做好宣传工作的同时，要做到口勤、脚勤，善于联系，沟通信息渠道，每年定期与形成材料的相关部门主动收集材料，使干部档案内容能够及时地、源源不断地得到补充。如：定期向人事部门收集职称材料、干部任免材料；定期向党委办公室收集入党材料；定期向科教处收集进修材料等。另外个人社会兼职和获奖材料，可随时交人事档案管理部门归档。对由于历史原因造成的确实收集不到的档案材料，由形成材料的单位出具证明，并在人事档案备考表中说明。 1.2 尽量补充完善归档

3、材料 将缺少的档案材料补充完整是一个费时费力的过程，也是工作量和难度最大的一个环节。由于有些单位对人事档案的重视程度不够，档案材料不能及时归档，多年后造成了档案材料的丢失，给档案的收集工作带来了困难。特别是自改革开放以来，医院人事制度发生了很大的变化。医院职工的进入，不再是由学校毕业，人事部门分配的模式，也不再是所有毕业生都是国家干部的范畴2。医院引进的人才是多渠道的，人事的管理是多方位的，有人事代理人员、单位代理人员、长期合同制人员等多种形式。这对档案的收集带来很多困难，特别是从外省引进的高层次人才，常常调出单位不能及时将档案转入，甚至拒绝提供档案。但从医院人事档案管理角度，又不能缺少引进人

4、才档案，这就需要档案管理工作人员及时追要，尽量将档案补全。 二、人事档案的整理 人事档案的整理是以个人为单位，将收集起来的每个职工的档案材料，进行技术加工、分类、排序、编目、装订成卷，使之内容条理、顺序固定。按实际的操作经验来说，一般有以下几个步骤。 2.1 档案材料的鉴别 鉴别工作是档案管理部门对收集起来准备归档的材料，按照一定的原则和有关文件规定，进行审核、甄别材料的真伪、判定材料的保存价值，确定材料是否归档的一项工作。鉴别工作是人事档案工作的重要环节。首先要看材料的内容是否真实、齐全。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来，并及时在材料上标注。按规定

5、要有组织印章的，如没有盖章，必须补盖后再归档。对必须要本人签字的材料，必须本人签字后方可归档。对来源时间不明的材料，要查清注明后再归档，对经过鉴别确实没有保存价值的又不宜退回本人的材料，应登记报主管领导批准后进行销毁。 2.2 分类排序 档案材料的分类，是将反映一个人情况的材料集中起来，经过鉴别，按照材料的内容、性质和材料之间相互的内在联系，进行组合排列。目前医院人事档案材料是根据上级组织部门统一的分类方法，将档案材料分为十大类。即：履历材料；自传材料；鉴定、考察、考核材料；学历、学位、学绩、培训和专业技术评审材料；政审材料；加入党团的材料；奖励材料；干部违犯党纪、政纪、国法等材料；干部调资审

6、批表、定级和解决待遇的审批表等材料；其他可供组织参考有保存价值的材料。分类后，对各类材料进行排列顺序和编号。其中、这三类是按材料的主次进行排序，其它大类都是按材料的形成时间来进行排序，排序要做到准确无误。另外在每份材料的右上角编上类另号，超过 2 页的材料要用铅笔在材料的左、右下角标注页码。 2.3 编目、信息录入电脑 每卷人事档案必须有详细的档案材料目录，编辑目录是整理人事档案的一个主要环节，它是档案内容的纲目和进行查阅的索引，目录编写得好，使人开卷一目了然，查阅方便，能提高利用者的工作效率。我们使用的是人事档案管理软件进行编辑目录，编辑目录时要注意规范化，档案材料名称要确切、简要、准确无误

7、。目录打印后，须将每卷的人员基本情况、补充信息、个人简历、职务变动、职称变动、奖惩情况、学习简历、家庭及社会关系、工资变动等信息录入到电脑软件系统的相关栏目内，这样，便于利用时能准确、快速地查找3。 2.4 装订验收 装订档案材料是整理人事档案的最后一个环节。即将经过鉴别、技术加工、分类排序、编写目录之后的档案材料装订成卷。首先将全卷材料整理齐，然后在材料左侧竖直打孔装订，打孔时要注意孔心离左边距 1.5毫米。档案装订成卷后，还有重要的一点，就是必须将档案进行认真细致的检查验收，检查分类是否准确，每类材料的排序是否准确有序，目录与实际材料是否相符等等。检查验收合格后方可入库。 三、加强人事档案

8、材料收集的措施 3.1 切实加强组织领导 领导重视是做好人事档案的保证，一是领导要转变观念，充分认识到档案工作的重要性。二是领导应从档案工作人员配置上保证专职专用，并落实经济待遇，职称聘任，确保管档人员安心工作。三是领导要定期或不定期的过问和研究人事档案工作，切实帮助解决工作中遇到的困难和问题4。 3.2 强化队伍，提升档案人员素质 一是要选配有政治责任感和事业心、热爱档案工作、有奉献精神的党员从事档案工作。二是要经常组织档案人员参加相应的岗位培训，更新观念，提高档案业务水平。三是档案管理部门的负责人要经常学习档案管理知识，经常向各级领导灌输档案工作的重要性，增强他们对档案工作的重视和支持，疏

9、通档案材料收集渠道，提高档案的使用率。 3.3 加强宣传 档案管理部门应通过各种途径宣传档案的重要性，如每年组织档案材料输送部门学习档案知识，尤其当有关部门负责人更替时，要加强同他们的沟通，经常提醒和督促他们把相关的材料及时送到档案管理部门归档。利用各种会议、医院内网和宣传橱窗宣传档案条例、档案法和人事档案材料收集归档内容等，让各部门和全院对档案的重要性有个轮廓认识。 3.4 完善档案材料收集制度 医院人事档案管理部门应当建立工作联系制度和情况通报制度，建立和完善档案材料收集工作的协调机制，加强与形成档案材料部门的协调配合，建立人事档案材料审核把关、材料接转等制度，及时掌握形成人事档案材料的信

10、息，主动向人事档案材料形成部门、本人和其他有关方面收集人事档案材料，保证人事档案材料形成规范、收集齐全1。 四、总结 医院人事档案的收集与整理是一件非常复杂繁琐的工作，要求档案人员要有高度的责任心，认认真真、一丝不苟地把工作做好，使医院的人事档案达到内容完备，材料精炼，规范统一，利用方便的要求，为实现人事档案管理的规范化、科学化，打下良好的基础，为医院人事档案工作达标升级创造条件。 【参考文献】 1杨雪燕。 如何做好干部人事档案材料收集与整理工作J。 人力资源管理,2013,(4)。 2普春华。 谈谈如何做好人事档案的材料收集归档工作J。 兰台世界,2012,(S4)。 3韩晓华。 人事档案材料的收集与整理J。 档案天地,2012,(8)。4刘瑾瑜。 浅析人事档案管理的特点及其收集J。 东方企业文化,2012,(9)。