浅析关于提高石油化工工程设计单位的档案管理.doc

1、浅析关于提高石油化工工程设计单位的档案管理摘要：石油化工工程设计档案是一种能够比较直接记载设计人员思想和方法，真实反映石油化工工程设计实践活动的一个历史过程，工石油化工工程设计档案除了具有科技档案的一般特征外，也有着其自身的特点。充分的认识和掌握石油化工工程设计单位档案管理的各种特点以及管理策略，对石油化工工程设计单位档案管理质量的提高有着重要的意义。 关键词：石油化工 档案 管理 Abstract: Archives petrochemical engineering design is a kind of can directly record design thought and met

2、hod, a true reflection of a historical process of petrochemical engineering design practice, industry and petrochemical engineering design archives in addition to the general characteristics of science and technology, also has its own characteristic. Full understanding and grasp of archives manageme

3、nt in petrochemical engineering design units of various characteristics and management strategies, are important to the quality of archives management in petrochemical engineering design units to improve. Keywords: Petrochemical archives management 中图分类号：TU276.7 文献标识码 A 文章编号 档案管理工作是企事业单位发展的重要基础，对传承企

4、业文化的重要工作。各个单位需要加强档案管理工作，不断建立健全档案管理机制，把档案管理工作纳入发展管理规划中去。提高关于石油化工工程设计单位的档案管理，做好工程项目设计的档案收集和整理工作，促进单位档案的科学规范化，不断推荐单位档案工作的创新，有效利用和保护档案，能够更好的为企业的各项工作服务。 一、石油化工工程设计单位档案的特点 （一）组成的成套性 通常一个独立的工程项目，石油化工工程设计单位需要把各种不同专业的设计人才分成设计小组，按照程序开展设计工作，形成比较严密的文件材料系统，使得石油化工工程设计单位具有成套性。石油化工工程设计的档案收集、整理，保管以及利用要求把工程的设计材料文件收集齐

5、全。依据工程的不同阶段进行配套整理，系统的反映工程的技术设计信息， 不能把其他项目的图纸混淆，保证档案资料的完整齐全，方便以后的利用。 （二）形成的阶段性 根据石油化工工程的设计工作的程序，一般一项工程需要有准备阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段，如果前一个阶段的设计工作不能完成，那么下一个阶段的工作也不能彻底的开始，只能做一些准备，前一阶段的设计过程中用到的文件经过批准之后很可能成为后一个阶段的设计依据。 （三） 内容的专业性 一项石油化工的工程设计需要很多的不同专业的设计人员参与，相互配合。所以一项工程的设计方案材料是多个专业联合创作的过程。不同的专业有着自己的专业性

6、特点，所以，石油化工工程工程设计的档案在分类归档过程中，需要考虑文件资料的专业性和专业之间的联系性。不要把不同专业的技术信息文件混淆在一起。 （四）修改、补充的多变性 石油化工工程设计是从技术上对即将建造的工程的全面规划，在施工的过程中对设计方案的修改情况是经常出现的，如果设计的方案在某些地方出现了缺陷或者错误，就需要及时的对设计方案进行补充修改。有些工程的设计图纸经过了多次的补充修改，有的设计图纸成套作需要设计人员进行重新的设计。设计文件的修改或者变更是无法避免的，同时也是很有必要的，这也是石油化工工程档案和其他一些单位的档案管理的不同之处。如果设计方案出现更改的时候，必须要把设计更改的材料

7、和工程设计的技术文件资料进行配套的整理，确保石油化工工程设计档案管理的准确和完整。 （五）使用的通用性 石油化工工程设计本身就是一项具有创造性和继承性的工程，设计师在继承和借鉴别人优秀设计成果的基础上进行新的设计，石油化工工程设计的一些元素通用性强，设计的部分内容可以进行多次的使用，具有很强的通用性。石油化工工程设计档案的通用性可以大大避免了单位的重复劳动，加快设计的速度，提高单位的工作效率。 （六）数量浩大 石油化工工程设计的内容比较多，过程复杂，形成各种各样的设计图纸和文件资料。图纸文件资料的数量是浩大的，在归档管理上需要有足够的存储档案的空间。同时做好档案的信息化管理。 （七）使用价值的

8、时效性 石油化工工程设计的档案用于工程项目的次数还是比较多的，第一次利用发挥作用后还会有第二三次， 具有长期的使用价值。但是工程设计档案有部分经过一定的时间之后就失去原来的利用价值，所以作为档案管理人员还需要定期的对档案资料进行整理，把已经失去价值或者价值不大的资料进行销毁或者保存到不常用的地方。 二、提高石油化工工程设计单位档案管理的策略 （一）落实档案管理制度，加强档案管理 对于石油化工工程设计单位来说，合理的制定本单位的档案管理制度，是有序的开展企业石油化工工程设计档案工作的前提需要。从各方面比较全面的进行规范石油化工工程设计单位在档案工作的过程中遇到的各种实际问题，能够及时的对相关石油

9、化工工程设计工作档案管理制度进行制定，做好文件的归档工作对于加强企业的档案管理，提升石油化工工程设计单位整体的档案管理水平是十分必要的。在建立档案管理制度的同时，必须要把档案管理制度落实到工作中去，抓好对石油化工工程设计单位档案工作质量的考核。单位通过对各项制度的制定和落实，对于解决石油化工工程设计单位在发展中遇到的新问题，提高石油化工工程设计单位关于档案管理的工作质量，规范企业的档案管理有着十分重要的意义。 （二）加强档案信息化管理，促进档案管理改革 石油化工工程设计单位要把档案的信息化管理工作认真抓起来。工程设计图纸和技术标准等档案可以为石油化工工程设计单位以后的工作提供参考，同时也是非常

10、重要的凭证作用，但是传统的档案存储方法比较落后，查阅起来也不是很方便。工程档案的信息化建设，可以实现工程设计图纸和技术信息的数字化，不同的工作人员依据自身岗位的权限，可以随时通过计算机查阅浏览所需要的工程图纸、资料和相关的其他信息。石油化工工程设计单位的档案信息化管理，提高了整个企业的档案工作水平，方便了工作。同时企业也可以在单位相关的网页，把工程的信息上传到网上，方便了交流和沟通。石油化工工程设计单位要积极的推荐企业的档案信息化进程和电子文件的管理。尽早实现企业档案管理的网络化、数字化。 （三）把握重点工程建设，抓好项目档案管理的全过程 作为石油化工工程设计单位的档案管理，是需要把项目工程从

11、开始设计规划到最后竣工验收的整个过程中产生的资料、文件、图纸进行归档的。需要认真做好关于重点工程的档案记录，注重对工程设计在各个不同阶段时期的资料信息的收集归档。对工程的相关文件材料要同步的积累和管理，保证归档的质量。由于工程施工一般周期比较长，整个过程中产生的文件数量大，种类也比较多。这也给石油化工工程设计单位的档案收集，保管，整理和利用造成了一定程度的困难，带来很大的工作量。档案管理工作人员要根据工程的进度，对工程的材料及时收集，保证档案归档的完整准确性。 总之，石油化工工程设计单位档案管理的特点是由设计单位自身的性质以及石油化工工程设计活动的规律所决定的。在石油化工工程设计的过程中会产生

12、一定的技术设计成果，对这些工程设计成果重要的记录载体就是单位的工程设计档案。充分的认识和掌握石油化工工程设计单位档案管理的各种特点以及管理策略可以不断提高设计单位的水平，发挥档案管理的作用，为石油化工工程设计单位的长远发展做出贡献。 参考文献： 1 薛延芬, 如何做好石油企业档案管理工作J. 陕西档案. 2011(02) 2 王玲, 石油化工企业科技档案的管理与开发J. 才智. 2011(19) 3 尚真, 中国石油档案管理的理念与模式J. 北京石油管理干部学院学报. 2007(02) 4 曾小凤, 浅谈化工企业档案的收集J. 川化. 2006(01) 5 戴普欣, 化工企业档案信息资源开发的对策J. 天津化工. 2000(06)