加强水利建设项目档案管理工作的探讨.doc

1、1加强水利建设项目档案管理工作的探讨摘要：水利建设项目档案资料不同于一般的历史资料，是水利建设的重要成果，是档案资源的重要组成部分，对工程的运行、安全和管理有直接影响，因此，搜集与管理好工程建设时期的档案资料至关重要，档案负责人员要增强档案意识，注重运用、发挥好工程档案，实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型的转变，体现档案的利用价值，维护水利工程的安全运行，以更好地为水利建设和管理服务。 关键词：项目档案；管理；工作方法 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 1 水利建设项目档案的基本概念 1.1 项目档案的定义 水利建设项目档案是工程项目建设、管理过程中直接形成的，具有

2、保存价值的各种形式与载体的历史记录。 1.2 项目档案的范围 凡在水利建设项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的对今后工作具有查考利用价值的文字、图表、声像等形式的文件，都属于项目档案的范围。包括项目前期文件、项目2竣工文件和项目竣工验收文件等。 1.3 项目档案的性质 水利建设项目档案是整个项目建设工作的重要组成部分和不可缺少的环节；是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性工作；是实现建设项目科学管理和运行维护的基础性和技术保障性工作。 2 水利建设项目档案的工作要求 2.1 建设单位(法人)要认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建

3、立切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。 2.2 建设单位(法人)对项目档案工作要实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。 2.3 项目档案工作要实行领导负责制，确定负责项目档案工作的领导和部门，实行各部门和有关人员档案工作责任制，并采取有效的考核措施。 2.4 水利项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力，确保水利建设项目档案的完整性、准确性、系统性。 2.5 配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。 2.6 采用先进信息技术，实现水利建设项目档案管理的信息化和

4、网络化。 32.7 保证项目档案工作所需经费，配备计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。 2.8 确保项目档案的安全，采取有效措施保证档案实体和信息安全。档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。 3 水利建设项目档案存在问题与对策 3.1 建设单位管理不到位 1）主要症状：体制不顺、制度不全、监督不足、人员不定。 2）主要原因：建设单位对项目档案的重视不够，认识不足。 3）破解办法：重点加强建设单位领导责任落实。强化档案意识教育；加大执法监督检查力度。 3.2 参建单位做法参差不齐 1）主要症状：各参建单位各行其事，做法不

5、一。 2）主要原因：建设单位制度不健全，措施不得力。 3）破解办法：重点完善项目档案管理监督机制。健全规章制度；充分发挥监理单位督促作用；加大各参建单位档案知识培训和检查力度。 3.3 档案人员变动过于频繁 1）主要症状：档案工作人员经常变换，有的参建单位没有明确相对固定的档案人员。 2）主要原因：水利建设项目档案工作人员流动性大，职责不清。 3）破解办法：重点提高项目档案人员业务素质。强调项目档案人4员的相对稳定；将档案人员配备列入对参建单位的考核；健全项目档案人员的管理和激励机制。 3.4 档案人员专业知识不足 1）主要症状：一方面对建设项目的相关专业不熟，另一方面对工程档案专业不熟。 2

6、）主要原因：水利建设项目档案专业人才缺乏，档案专业知识不足。3）破解办法：重点培养档案人员专业知识水平。充分发挥档案工作网络人员的作用；重点加强档案人员专业知识和技能的培训；重视水利工程档案专业人才的培养。 4 加强水利建设项目档案管理的建议 4.1 抓各级领导档案意识的提高，落实项目法人负责制 要以宣传和贯彻档案法 、 广东省档案条例 、 重大建设项目档案验收办法等档案法律法规为重点，不断提高各级领导的档案意识，明确项目法人的责任，强调项目实施过程中“四制” （项目法人责任制、招投标制、工程监督制和合同制）管理的工作要求，再通过领导来抓项目各参建单位。 首先，建设单位要明确负责项目档案工作的

7、部门和领导，落实档案工作人员职责，实行项目档案全过程管理；其次，各参建单位也要落实档案工作责任制，并采取有效的考核管理工作措施。 4.2 抓项目档案管理机制的完善，确保档案工作同步进行 5一要纳入合同管理，实行经济制约。项目文件材料的收集、整理和归档要纳入合同管理。在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。 二要纳入建设程序，确保同步进行。项目建设单位和各参建单位要建立健全项目档案工作各项规章制度，由建设单位牵头，制定一套统一的项目档案管理和监督制度，并印发各参建单位执行；将项目档案管理纳入建设管理程序，确保项目档案工作

8、与项目建设同步进行。 4.3 抓项目档案归档程序的规范，严把档案验收质量控制 水利建设由于涉及的范围较广，文件资料类别较多，档案管理人员要提前介入做好前期指导和资料整理，严格执行归档的工作程序，严抓归档过程中各环节的检查。所有参建单位要求将整理好的档案按规定移交项目法人统一进行最后审核把关，统一档案排列、编号、编目、入盒和统计，保障归档资料的完整性、准确性和系统性，符合验收标准规范。水利建设项目文件材料的归档应该符合如下要求：纸质文件材料归档，应该字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等完整齐备。实物与音像文件材料归档，应该规定注明时间、地点事件、人物等相应的文字说明。电子文件材料归档，

9、应符合电子文件归档与管理规范的要求。 凡纳入省重点建设项目的档案验收，省档案局和项目所在地的市档案行政管理部门进行组织指导，验收结果报省档案局备案；各市、县6（区）的重大建设项目的档案验收，由同级档案行政管理部门组织；非重点建设工程的档案管理工作，由其建设主管部门或建设单位实施监督和指导并组织档案验收，通过项目档案登记备案，严把档案验收关。 4.4 推进档案管理的现代化进程，提高档案现代化管理水平。 要充分利用计算机及档案管理软件对水利工程档案进行管理，制作与之相对应的工程档案电子数据，随时为业务部门提供更全面的信息资源，提高存档质量和工作效率。加强对电子文件和声像图片资料的收集、整理、归档工

10、作，充分发挥利用录像机、照相机等现代化的管理设备，逐步推进水利建设档案信息化和网络化管理，促使档案管理水平迈上新一台阶。 5 结语 水利建设项目档案是水利工程建设活动的凭据，是真实、准确、全面、系统地反映工程建设全过程的真实记录和历史见证，有利于更好的为水利建设和管理服务。 档案管理工作是一项为现实服务，替未来着想的依据和延续历史作用的极其重要的工作。档案管理人员要充分认识其重要性，努力提高档案的管理水平，保证工程档案资料的连续性、完整性和系统性，充分发挥档案的服务性功能，使工程档案管理工作走向制度化、规范化、信息化的道路。 7参考文献 1 杨友秀，档案工作基本理论与方法M. 北京：中国档案出版社，1994 2 冯鹤旺，经济科技档案，中国档案出版社，2003 3 建设项目档案工作操作指南M. 北京：中国档案出版社，2004 4 王颖春，浅析档案信息公开J. 黑龙江档案，2008（4） 5 王中，浅谈水利科技档案管理J. 四川水利，2011（4）