浅谈基建工程项目中档案的监控与管理.doc

1、1浅谈基建工程项目中档案的监控与管理【摘要】基建工程项目中的档案资料管理质量，直接影响企业日后的生产经营活动，为了保证工程档案资料系统、齐全、完整，档案管理部门必须及早介入工程资料的管理，实行档案资料监控管理与工程建设同步，把握好管理中的各个关键环节。文章介绍了基建工程项目中档案管理的重要性，基建工程项目中档案管理的不足，以及解决不足的策略。【关键词】基建工程 基建档案 策略 中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号： 基建档案在整个单位档案中有着非常重要的地位，将基建档案管理好，能够为单位之后工程扩建、设备检修、技术改造等提供齐全并且真实的资料。因此，对基建中档案的管理以及监控加以重视十

2、分必要。管理好基建过程中的档案，将为企业今后的技术改造、设备检修、工程扩建留下真实、齐全的档案资源，打下良好的基础。因此，必须重视基建档案过程的监控与管理。 一、基建工程项目档案管理的重要性 基建工程项目档案是基建工程中各个环节的总汇，它记录了整个建设过程，是建设过程的真实反映。在建设过程中，它对各项设备的安装调试起着重要的作用，也是项目建成后竣工验收、投入使用及未来检修改造等事项的重要依据。基建工程项目档案首先“面广”它贯穿于2建设项目的全部过程，涉及的单位、部门及人员众多；其次“时间跨度长” ，一个项目从最初设计到施工到最后验收通常时间很长，因此，基建工程项目档案的复杂性可想而知。好的基建

3、档案应该可以反映出该项目从“立项研究”到“设计施工”再到“竣工验收”这一系列过程中各个环节的详实情况。做到任何事项都能有据可查，这样才便于建设过程中及建设前后各项工作的进行。 存在的不足 资料不够准确。资料的随意性比较严重，对相同工序检查出的数据，按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查，部分监测数据在所允许的误差范围内，有的人以为只要检查得出的数据在相应的误差范围内即可，便随意填了一些看起来很合理的数据。 缺乏对基建工程档案资料管理的重视。当前，为了不断的加强基建项目的管理效率，我国也积极地制定了各种相应的法律法规，以此来不断地约束基建工程档案管理。但是，基建档案与普通档案不同

4、，由于基建工程大多具有流程长、周期长的特点，因此基建档案也具有一定的复杂性和多样性，在基建工程项目的建设过程中，由于受到工期的限制，或者是受到经济利益的诱惑，而忽略了工程档案的管理。基建工程档案的收集与管理与工程的建设工作是密不可分的，因此也容易造成工程档案工作存在一定的滞后性，使得工程项目建设过程中的管理文件和资料发生丢失或者损坏，又会对工程项目本身的建设产生一定的反作用，无法充分发挥出基建档案在促进工程建设方面的积极作用。 收集与整理不够及时。对工程对应的档案资料进行管理应当从合同3签订完成后准备开工时就着手，如图纸会审纪要以及开工报告等，在施工过程中应根据规定对其及时予以规范记录，努力做

5、到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准，每一个环节都应当及时、到位。 基建档案管理体制不健全。由于受到人员和经费等因素的限制，很多基建工程项目的建设单位都没有建立起专门的档案管理部门，在基建档案管理体制的建设方面也缺乏完善的制度。从事档案管理工作的人员，往往都是由其他部门的人员兼职，对于相关的档案也没有专门的保管场所，相关的档案管理设施的建设，也无法满足基建档案管理工作的需要。与此同时，随着现代科学技术的快速发展，传统的档案管理工作已经无法满足社会和经济快速发展的需要，使得基建档案管理工作无法得到有效的保障。 解决策略 监控措施 由于基建项目工程时间跨度长，所

6、以基建工程项目的档案管理和监控是一项长期工作。要做好这项长期工作，应从头抓起。首先，从项目刚开始的时候就应着手各项资料的收集：合同、会议纪要、设计图纸、开工报告等。其次，在施工的过程中，应注意有依据可循，及时按规范记录施工的进程，材料进场必须验收，验收记录上签字等手续必须齐全，材料领用需有审批手续，按计划使用，有变更的需及时办理变更手续并记录在案。付款结算的时候，手续必须齐全。通常由现场项目部先验收工作是否完成，再由监理确认，然后交由预算部门审价，初审人、复核4人及负责人签字确认后再提交财务部门，财务部门审核无误后再交公司总经理签字，手续齐全后才可以进行付款，在流转过程中，所有部门都应将流转单

7、进行备份收集。最后，应做好档案的归集保管工作，将各项资料分门别类，写明保管期限。 （1）要加强立项过程的资料监控。通常，在工程项目勘察、审批、立项前期，工程管理部门未成立，档案管理人员也未介入。在工程准备过程中形成的文件材料又较为分散，有的文件在文书处理部门，有的直接放在规划部门，未走文书处理流程，而勘察、招投标文件材料又在工程管理部门。因此，在工程项目勘察、审批、立项前期，建设单位就应指派或配备档案管理人员，及早介入，做到有专人负责收集。从源头跟踪收集工程前期文件，及时进行监控管理，为基建过程的档案管理打好基础。 加强设备开箱检验过程的监控。设备是工程项目的主体。每当一台新设备到货，将有一批

8、图纸资料随之而至。如果开箱验收过程中不细致检查收集，就有可能使设备资料丢失或不齐全。因此，要建立设备开箱检验制度并严格实行， 明确开箱权限。基建工程项目所有的设备到达后，物资管理部门必须及时通知档案管理人员、建设单位有关工程技术人员以及施工单位、监理单位的人员到场参加设备开箱，不允许施工单位未接到设备开箱通知，为了赶工期就擅自开箱取走设备图纸资料。档案管理人员在接到设备开箱通知后，应准时到设备现场，收集随机文件资料，并对照设备合同检查数量、随机资料是否齐全。 管理策略 5基建档案管理工作是一项涉及到建设单位、设计单位、施工单位以及行政管理等多个部门的工作，仅仅依靠档案管理部门无法完成基建档案的

9、管理工作，因此需要获得各个相关单位和部门领导的重视与配合，加强档案管理人员的责任感，使广大的档案信息利用者认识到加强档案管理工作的重要性。管理以及监控措施与工程建设同步，进行全程监控，及时对档案人员进行培训，提高工作质量。一切工程合同都要对其档案的移交进行明文规定，施工单位作为档案的最直接的接触方，能否适应档案管理相应的要求以及标准，树立档案意识等都会对档案的质量产生很大影响。 完善资料收集责任制。要实现资料管理与工程建设同步，在工程项目建设开始就要建立建设单位、监理单位、施工单位档案管理网络，明确各方资料收集、发放、移交、及保密管理的职责与分工，需签订的协议必须签订，如保密协议书。要制定档案

10、材料归档范围及归档程序，统一档案整理标准，并以文字形式发放给各参建单位执行。建设单位要按项目分阶段、分单位做好资料监管工作。为避免扯皮，档案资料的管理台帐必须每周按项目汇总，各单位资料员领取资料也必须做到手续明确。加强档案管理人员素质的建设对档案管理人员素质的建设，是促进基建档案科学化管理的基础，因此，应当加大对档案管理人员的培训力度，从思想、政治和文化素质等多个方面加强档案管理人员的业务培训，使他们全面的了解档案管理工作的相关知识，熟悉掌握档案管理工作的方法。同时，要注重对档案管理人员工程建设程序和基建项目相关知识6的培训，使他们的知识结构得到不断的优化，知识面更加拓宽。 结束语 随着市场经济体制的不断发展与完善，我国在基本建设方面的投入也在逐渐的加大，尤其是基建工程档案的管理方面，为了给建设单位提供更高质量的档案资料，应当不断加强对基建档案的科学化管理。 参考文献： 1欧阳光林.基建档案的建设与管理J.大众科技，2005， （11）. 2张立洪.基建工程项目管理的重点J.科技咨询导报，2007， （4） 3陈雪萍.浅谈基建工程项目中档案资料的监控与管理J.南方论刊,2007(6). 4谭西平,陈海勇,刘明健.谈基建工程档案资料的有效管理J.四川建筑科学研究,2004(4).