谈谈在电力工程档案管理过程中一些思考.doc

1、1谈谈在电力工程档案管理过程中一些思考摘要：随着经济的发展和科技水平的不断提高，电力工程建设也不断加快发展，工程的科技含量也不断增加，且规范工程管理，则参与组织、协调、实施的部门、单位也相应增多，工程的增加、参与部门增多从主观与客观上影响工程档案完整性，就现电力建设工程档案的管理浅谈自已的想法。 关键词：工程档案；电力建设工程；档案管理 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 前言： 档案，是在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。电力工程档案是电力工程建设活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等多种形式的历史记录，是电力企业工程建设全过程的综合反映，在电力工程建

2、设过程积累形成，是电力设施投产后生产运行、检修、改建和扩建的重要依据。而对于电力工程档案建设，如何有效地管理并利用这一宝贵的信息资源，使之更好地服务于电力工业的科学决策、生产经营和科学研究，成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。 1.电力工程档案管理的重要性 电力建设工程档案工作是一项以电力工程项目管理为中心的专业性2和管理性的工作，是随电力工程建设项目的开始而逐步形成，甚至可以在工程项目研究之初开始建立，最终随电力建设工程的竣工投产、产付使用而结束，与工程建设的进程同步。所以，电力工程档案的完整性及质量直接反映工程建设的全过程和实际情况，具有广泛的科技资源和特有的知识信息，是电力企业不可估量的

3、宝贵财富，并且，对于电力建设工程档案的管理工作是作为企业管理的重要组成部分，日益成为一项维护企业经济效益、合法权益及记录企业历史真实面貌的重要基础工作。 2.电力工程档案管理中存在的问题 2.1 电力工程档案的建设需要一套完善、适用的规范标准制度进行指引。由于电力工程建设的施工单位多，档案管理工作又过于面广量大，各施工单位对资料归档的标准和做法五花八门，尤其对于新进施工单位，由于不熟悉相关要求，所形成的工程资料往往存在多个缺陷，甚至错误。2.2 工程建设周期长，涉及部门及人员多，工程记录资料丢失时有发生。电力工程项目档案是基建工程的记忆和缩影，它的产生、形成和积累贯穿于整个工程的全过程，即一个

4、项目工程从初想、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测充计、投标、施工、安装、调装、试运及竣工验收形成的各类文字和图样。它涉及的部门多、人员多，档案形成的时间和空间跨度大，资料记录零碎、烦琐，且工程从开始到结束并非专人跟踪，相关部门、人员管理不当或工作疏忽，导致资料遗失，且往往在工程资料收集时才发现，从而造成整体工程资料出现缺失情况。 2.3 工程施工单位资料人员业务素质不高，影响工程竣工档案的完3整性。工程竣工档案是建设工程档案中非常重要的部分，形成一套高质量的竣工档案，首先各专业工程技术人员负责检验档案的真实性和准确性，然后资料人员负责档案的标准化、规范化，则资料人员的业务素质直接影响工

5、程建设档案的质量。 2.4 工程建设档案管理人员业务素质不高，专业性不强，导致出现工作不到位、管理不善等情况，影响工程档案的整理、管理及使用。随着电力工程网架的不断扩大和加强，电压等级的不断升高，输送电力能源的任务不断加重，档案服务的范围也在不断扩大，档案工作的手段也更加现代化，可是，却存在着部分工程档案专职人员的业务素质与时代不相吻合的现象，仅仅局限于收集、整理、分类、保存、利用等局限，缺乏对工程档案相关的政策、规定及相关的专业业务知识的及时学习；缺乏在每一项建设工程开工与结束之间与工程项目管理、施工等部门进行沟通，更很少介入工程建活动中去实时了解项目建设动态或参与项目建设的各个阶段的验收、

6、评审工作中。导致无法确认工程档案的真实性、完整性，而单单被动地接受工程建设档案的传递、整理，也就无法确保工程建档案的完整性。 3.电力工程档案管理改善措施 3.1 规范档案管理制度 要使档案管理工作有序进行，必须制定相关规范标准，即建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，不仅对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求，而且也对组织架构、管理体系、职责分工、4奖励处罚等方面作出明确的规定。所以在工程建设伊始，档案室应向各施工单位发放本单位的建设项目档案管理制度汇编，明确职责分工，在施工单位编制和提交竣工资料及供电企业收集、整理时

7、做到有章可循、标准统一。为提高档案的归档质量，规范的档案管理制度能有效促进各施工单位档案的规范化管理。 3.2 提高档案管理员的素质 随着电力企业的不断壮大，科学技术含量不断提高，同时企业对档案服务范围的扩大，档案工作的手段日趋现代化，对档案管理人员的政治素养、文化知识、专业水平和操作技能等方面都提出了更高要求。所以，要提高档案管理人员的综合素质，一方面，增强管理人员的工作意识和责任心，主动认真学习工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，对相关规范理解透彻，才能更好地执行和指导；另一方面，加强对档案管理人员的业务培训工作，提高管理工作水平，也提高综合知识水平，及时了解工程建设的基本运作，同时

8、培养专业人才，更好地为工程建设档案管理服务。 3.3 加强与工程相关部门、单位沟通，提高档案的完整度 电力建设工程从开始到位结束涉及部门、单位之多，建设工期长，形成的工程档案数量大、内容宠杂，而且往往整套电力工程中涉及多项工程，各项工程建设时间不一，客观上对工程档案的收集带来一定难度。因此，要加大对工程档案的管理力度，一方面，要善于与工程项目管理、施工单位等加强沟通，了解工程具体情况，通过开会、现场指导等方式明确档形成、收集、整理、交接等要求，指导相关部门、施工单位完善5工程资料记录和管理；另一方面，要在早期开始介入工程建设活动，确定相关联系人或负责人，及时了解工程建设动态，积极参与工程建设项

9、目的单项工程验收，按档案要求对工程中所产生的资料把好质量关，提出风险控制点，及时发现问题并提出整改要求，并做好指导工作，积极主动地开展工程档案收集工作，同时将档案收集工作更深入开展下去，从各个渠道收集全面完整的资料。 3.4 规范和完善电力工程建设档案信息化管理工作 电子文件的大量产生和应用，令电力建设工程档案快速向数字化方面发展，而电力建设工程档案信息化就是将工程档案管理融入办公自动化网络系统中，实现工程档案的信息资源的共享，这无疑将极大地提高工程档案的利用效益。目前电子档案管理主要是工程设计或其他电子格式文件，而其他文件（如工程记录、验收记录、投运记录等）均以纸张为主要存储介质进行保存，一

10、定程度上阻碍了工程档案的利用效率。而电力建设工程档案信息化，一方面有利于管理人员查找；另一方面方便档案的查阅、利用，通过计算机及网络可直接查询工程档案记录，方便快捷，极大地提高工作效率。对于档案信息化建设，一方面要制定标准，确定档案电子化、信息化要求及应用管理，完善硬件支撑；另一方面，在工程建设过程中，指导相关部门、施工单位做好纸质文件的同时，将相应的文件进行电子化，并收集电子文件、照片及声像档案等资料，再进行统一整合、分类、集成。建立科学适用的文件归档、保存和利用管理系统，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步。 4.结论 6一份真实、完整的工程档案是一个工程全过程的反映，是一项可以利用的宝贵资源。工程档案收集作为一项基础性工作，必须从工程伊始做起，及时跟踪、及时完善，同时不断适应时代的发展，利用信息化手段，有效地促进工程档案的管理和利用。总之，电力工程档案管理要立足于长远、立足于企业需求，立足于制度创新，立足于以人为本。 参考文献： 1雷娟. 浅析电力工程档案在建设中存在的问题及对策 . 中小企业管理与科技上旬.2010.（12）. 2林春媚. 电力档案资料管理探析. 中小企业管理与科技. 2009.（30）. 3陈春丽. 做好电力建设项目档案管理. 华北电业，2005.（05）.