推进高校档案达标工作策略要探.doc

1、1推进高校档案达标工作策略要探摘要：鉴于高校是从事招生、教学、科研、管理等活动，它们所形成的文字、图表、声像等不同形式和载体的记录，对学生、学校和社会具有保存价值。虽然高校档案工作是高校的基础性工作，但是并未引起真正的重视。上级关于高校档案达标工作，迫使学院将之纳入学院整体发展规划，以加强管理。解决实际一些问题。 关键词：高校档案；档案管理；达标工作 中图分类号： G271 文献标识码： A 高校档案工作是学校工作的组成部分，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志之一，是维护学校历史真实面貌的重要工作，是科学文化事业的一部分。提高高校档案管理水平，完善高校档案建设成为全国高校档案系统的工作之重

2、。鉴于此，四川建筑职业技术学院积极开展了档案管理升级考核达标创优活动，使得本校的档案工作再上新台阶。 四川建筑职业技术学院档案馆从 2010 年下半年开始准备四川省高校档案馆达标的一系列工作，三年来，本院根据中华人民共和国档案法 、高等学校档案实体分类法和高等学校档案管理办法 ，并结合我院工作实际，以创优达标为馆内工作的重中之重。不断提高管理水平，完善档案网络管理，加强全院教职工、学生档案意识，有效保护、利用档案。经过学院档案馆全体工作人员的努力，档案管理整体水平显著提高。为今后学院档案事业的发展抛砖引玉。 21、档案工作实行综合管理是完成达标工作的先决条件 四川建筑职业技术学院按照集中统一管

3、理的原则设置档案馆，该档案馆由学院副院长领导，对全院档案实行统一管理。档案馆设馆长一名，专职档案员三名，兼职档案员 34 名。档案馆负责各部门、各系档案工作的组织协调、业务指导、检查、监督；共同执行学院的档案管理规章制度。收集院长对档案工作的审批文件、档案馆馆长任命文件。各部门、各系将文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入各单位和有关人员的岗位责任制，实行部门和科研课题组立卷归档制度。做到“三纳入” 、“四同步”：即纳入学校规划和计划、纳入管理制度、纳入有关人员职责范围；布置、检查、总结、验收各项工作同步。 2、建立健全学院档案管理机制是完成达标工作的保障 依据国家档案局下发的中华人民共和国

4、档案法 、 高等学校档案管理办法 、 高等学校档案实体分类法的要求，结合四川建筑职业技术学院实际工作的需要，本馆制定出以下制度：档案馆库房管理制度、档案查阅与利用制度、档案鉴定与销毁制度、档案工作统计制度、档案工作安全与保密制度、四川建筑职业技术学院档案馆突发事件应急之处管理办法。审核修改后的主要规章制度制作上墙。落实建立健全档案工作的检查、考核与评估制度。收集材料档案工作年度考评办法 。定期布置、检查、总结、验收档案工作。收集年初计划、评审前检查、年度总结、归档时验收材料及记录。为了落实各项制度，本院档案馆制定了四川建筑职业技术学院档案管理制度汇编 ，并印发给各部门、各系档案工作人员，为了便

5、于各专兼职档案员相互交流，本馆建立了四川建筑3职业技术学院档案员 QQ 群，在群内共享上上传了档案移交(接收)登记表、查(借)阅档案登记表、 、四川建筑职业技术学院各类档案管理实施办法等在工作过程中所需要的文件、表格。我院建立了健全的学院档案机构并配备专兼职档案人员且相对稳定，工作一旦变动要求及时办理档案移交手续。同时档案机构对各部门、各院系及附属单位的档案工作定期进行监督、检查和指导。 3、档案工作形成管理网络是完成达标工作的必备条件 四川建筑职业技术学院明确规定了各部门、各院系分管档案工作的领导，并在岗位职责中添加相关内容。各部门、各院系指定了兼职档案工作人员。本档案馆制定了专兼职档案工作

6、人员通讯录、四川建筑职业技术学院档案管理流程图、四川建筑职业技术学院档案管理网络图。本馆档案人员全部达到大专以上文化程度，硕士研究生所占比例达 54.1%，中级以上专业技术职务所占比例达 59.5%。 本院专兼职档案员按照工作程序进行文件材料的形成、积累。工作结束时，按归档要求，进行整理、立卷，经本部门负责人审查合格后归档。确保了档案的完整性、准确性、系统性。 4、加强档案意识是顺利完成档案达标工作的基础 学院档案工作形成了主管院长领导下的由档案馆 3 名专职档案员，各教学系、各部门共 34 个系部的 34 名兼职档案员构成的管理网络。各部门、各院系都有分管档案工作的领导，同时，档案馆对全校档

7、案工作进行组织、协调和管理。档案馆组织的定期活动有：每学期单周星期三定期进行业务学习；每年四月定期召开“年度档案工作会议既专兼职档4案员培训会议” ；每年 9 月，定期对新一届入学的新生进行爱校教育参观校史陈列馆。 为进一步规范我院档案的收集、整理、立卷、归档、移交等工作，强调明确各部门归档范围及存放地点，以及更进一步推广南大之星四川建筑职业技术学院档案管理系统的使用，提高档案工作人员业务知识与工作能力，档案馆每年四月定期召开年度档案工作会议暨专兼职档案员培训会议。 5、整理、收集档案达标的材料是达标工作的重点 依据四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准，在档案达标工作中档案材料的整理、收集

8、在评分体系中的位置相当重要。为了使学校档案门类齐全、内容充实、除了完成学院建设和管理工作需要的同时，不断加强档案收集工作，达到上级档案部门的规范要求，本馆先后多次按部门、按系、按归档要求对各部门、各系散失档案进行了全院征集。据统计本馆档案馆藏 21410 卷。本馆安排了 1 名同志带领 4 名外聘人员专门负责档案的著录、扫描，发现问题及时纠正解决，不能够及时解决的做好记录，以后想办法解决。对一些移交手续不完整的档案材及时补充。在工作过程中检查了是否有热敏纸，铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹的归档文件。 档案馆已建立档案计算机网络管理，使用了档案管理软件。各门类、载体档案全部实现

9、案卷级管理。文件级目录实现计算机管理，声像档案实现数字化管理， 归档电子文件刻录成光盘保存。各种门类和载体档案检索工具齐全，5例如建立分类目录、专题目录、全引目录、重要文件目录。并且编制档案馆全宗指南、档案馆指南、组织沿革、大事记、学院重大会议概要、科研成果简介、档案信息简报。请专业公司开发、建设学院档案网站，本馆自己维护。 这些活动不仅更新了档案知识，而且与档案界加深了联系和沟通，促进了本院的档案管理工作。档案馆达标工作不能够闭门造车，所以本馆走访了四川国际标榜职业学院档案馆、绵竹档案馆等高校和单位，吸取其经验。通过交流、学习，使得我院在档案管理规范化达标的道路上少走了不少弯路。 本次我院档案达标工作，不仅提高了我院档案工作的管理水平，而且实现了库房管理现代化、科学化、智能化，还完善了档案现代化管理设备，学院拨专款购买了查询机 、高速扫描仪、刻录机、照相机、摄像机、空调机、除湿机、防磁柜、吸尘器。 参考文献： 1 邢金荣，王国华，李娜高校干部人事档案达标考核中的问题与策略J兰台世界，2011， （2） 2 张玉琴，档案工作 AA 级达标的推进策略与思考J北京档案，2011， （7）