信息时代背景下档案管理策略探究.doc

1、1信息时代背景下档案管理策略探究摘 要：信息化环境对于档案管理提出了新的要求，如何创新档案管理模式和理念，是各单位都需要关注的课题。本文首先分析了信息化环境下档案管理中存在的问题及原因，然后提出了档案管理信息化建设的策略。结果表明，目前很多单位的档案管理中还存在着重视程度不够、档案管理人员的专业素质有待提高、职责分工亦不明确、档案管理设备落后、信息化档案管理基础薄弱等问题，可以通过加强人才队伍建设和资金投入、加强档案数字化系统开发和网络信息安全管理等措施，来做好档案管理的信息化建设。 关键词：信息化；档案管理；策略 档案管理是企事业单位、行政机关正常事务运转中的重要组成部分，伴随着信息时代的来

2、临，网络技术被广泛应用，档案数字化建设也逐渐提上日程。文化局主要负责文化事业、文化产业的筹划和实施，提高其档案管理水平，对于公共文化服务体系建设、文化产业规划发展和文化市场有序规范都具有积极的意义。尤其是信息时代背景下，如何利用计算机技术和网络技术来更新档案管理模式和理念，与时俱进，是各单位档案工作需要重点关注的课题。 1 档案管理工作中存在的问题及原因分析 1.1 单位对档案管理工作的重视程度不够 为了提高企事业单位、行政机关对于档案管理的重视程度，国家通2过颁布一系列的法律法规来实现，比如档案法 、 档案管理办法等。但是很多单位对于国家法律法规的解读较为片面，没有切实认识到档案管理的重要性

3、，纵观各单位管理现状，档案管理方面还没有一个行之有效的系统方案。大多数还是传统的文书档案管理模式，必要的人力、物力和财力都没有投入，最为基础的原因还是对于档案管理的认识不够，管理意识极为薄弱。比如在文化系统部分单位的管理日程中，因为档案管理并不能直接产生经济效益，所以档案管理大多只是日常工作及文化活动相关资料的整合，纯粹是为了防止丢失而束之高阁，必要时才会查考备用。这样的档案管理理念很显然是落后的，丧失了档案的主动服务性能，无法真正体现出对单位的贡献程度。 1.2 档案管理人员的专业素质有待提高，职责分工亦不明确 目前来看，很多单位的档案管理人员多为兼职，且很多不具备档案专业知识和必要的管理技

4、能，对于档案管理工作的重要性、规范性认识不够也导致了员工的专业素养缺失。在实际管理工作中，档案管理人员不止要具有较好的档案管理技能，还应该具有相关工作的知识背景，然而现状是目前很多单位都没有做到这一点。还有一个问题就是档案管理人员的调动较为频繁，很多情况下工作人员分工不明确，每个人的岗位工作很多而且较为重复，这很显然不利于档案管理工作的开展。 1.3 档案管理设备落后，信息化水平不高 信息化时代对于档案管理工作提出了新的要求，最为重要的就是关于档案管理局域网和数据库的建立，这需要一定的计算机水平和硬件设备来支持。而目前很多单位的档案管理仍旧以手工为主，对于档案的数3字化建设还没有一个明确的规划

5、。而档案实体及信息的安全意识也有待提高。 1.4 信息化档案管理基础薄弱 良好的高科技设备是做好信息化管理的基础，虽然目前传统的手工管理模式正逐渐被取代，网络技术和计算机技术的电子化管理模式逐步应用，很多单位的档案室也配备了硬件设施，但是应该认识到信息化档案管理是一个复杂的系统工程，简简单单的几台硬件设备并不能完全解决问题，软件设施的缺乏同样导致了信息化档案管理的薄弱。领导重视程度不够和资金投入不足也是造成这一现象的主要原因，大多数的信息化档案管理多是口头说说，流于形式。 2 信息化环境下档案管理策略 传统的档案管理模式已经无法适应飞速发展的信息化时代，如何利用计算机技术来进行档案数字化建设，

6、成为普遍关注的课题。笔者结合多年工作实践经验，认为档案管理信息化建设应该主要从人力、物力和财力等方面来加强，特提出以下几点策略。 2.1 培养专业的档案管理信息化人才，分工明确 专业的人才队伍是做好档案管理信息化建设工作的基础，各单位应该结合自身实际，在人才培养和选择的时候，兼顾档案管理的工作能力。比如机关档案管理就应该在领导加强重视的前提下，多进行计算机信息技术和相关机关管理事务的培训。主要领导要多为档案管理工作创造条件，配备专业人才，对于传统档案管理的员工要加强信息技术的培训，做好专业技能的培养工作。还有就是要明确分工，尽可能做到专人专岗、4职责清晰、调度合理，领导也要以身作则，提高档案管

7、理重要性的认识。2.2 加大资金投入 要想做好档案管理信息化建设，在硬件和软件设施上面的投入是必要的，比如建立档案管理系统，配备计算机、打印机、扫描仪、数字设备和存储设备等，要根据数字设备的更新换代来决定资金投入程度，切不可一成不变。 2.3 数字化档案网络建设 要结合单位的实际情况，进行数字化档案网络的建设。首先建立局域网用于平常事务处理，然后建立有效的档案信息数据库，通过将纸质的文字、图片和表格等变成数字资源，进行室藏存储。可以机关档案室为中心，在每一个科室或部门设立终端，通过远程监控和信息管理，对于每一个部门中需要及时归档的信息进行查看和检阅，适时办理集中归档。 2.4 确保档案信息安全

8、 信息化时代网络呈现开放格局，在进行档案数字化建设的时候一定要做好网络安全防范体系的构建，做好局域网和数据库的安全管理，杜绝非法操作，对于重要的室藏档案信息加以权限，非档案管理工作人员不能登录系统，要对档案管理信息系统进行定期的升级和维护，确保室藏档案信息安全。 3 结论 信息化时代的来临对于企事业单位和行政机关的档案管理提出了新5的要求，传统的手工管理模式已经不能适应日益发展的数字化大环境，在具体的档案管理信息化建设中，应该从基础做起，培养专业人才，保证充足的资金投入，将传统管理和现代管理相结合，构建信息化时代背景下的新型档案管理网络。 参考文献 1 林晓娟.档案管理的信息化建设J.信息技术，2012， （7）：197-198. 2 邵立双.浅议档案管理的发展趋势档案管理的信息化J.群文天地，2012， （24）：249. 3 吴金莉.浅析档案管理信息化J.价值工程，2012，31（3）：317 4 王桂莲.关于档案管理的电子信息化发展分析J.环球市场信息导报，2012， （12）：21. 5 尹淑琴.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理J.华章，2012， （28）：302. 作者简介 虞洁（1983-） ， 女，从事机关档案管理工作 5 年。