电子文档对档案工作的影响.doc

1、电子文档对档案工作的影响摘要：电子文档由于具有可通过电脑等现代设施快速处理，不受时间地点影响等优点，在近些年得以广泛使用。本文对电子文档带给档案工作的影响进行分析，并对信息时代下档案管理工作的提出了相对的策略。 关键词：电子文档；档案工作；影响 中图分类号：G271 文献标识码：A 电子文档由于具有可通过电脑等现代设施快速处理，不受时间地点影响等优点，在近些年得以广泛使用。本文对电子文档带给档案工作的影响进行分析，并对信息时代下档案管理工作的提出了相对的策略。 1 电子文件对档案管理工作的影响和作用 档案管理工作就是人们对事业单位的数据信息以及文件资料等档案进行管理的活动，电子文件和电子文档的

2、出生使得档案管理工作的模式和方法发生了巨大的变化，对档案管理工作也产生了深远的影响。下面文章就会简要介绍。 1.1 对档案管理工作人员的影响 由于电子文档要依赖于计算机才能发挥其作用，因此，对于现在档案管理工作人员而言，熟练地掌握并运用跟电子文档有关的相关办公技术就成为必备的技能。也就是说，现在档案管理工作人员不仅要有专业的档案管理知识，还要有熟练的电脑技术以及通过电脑对事业单位的电子文档进行处理的能力。 1.2 对档案管理保存环境的影响 跟纸质档案有很大的不同，电子档案的保管也由于其存储方式和存储环境的变化而发生变化。电子文件和档案由于使用的载体是一些对温度、湿度和存放环境有着独特的要求的材

3、料，使得电子文档的保存也对电子静电、磁性干扰和挤压碰撞方面有特殊的要求。因此，现在电子档案的保存除了要考虑其本身载体工具的质量外也要考虑其载体工具的适宜保存环境的因素。 1.3 对档案管理方式的影响 电子文件的整个工作管理过程都要通过电脑来实现，因此我们现在对档案的管理就要根据其电子文件各自特点的不同而采取不同的管理方法和模式。首先，我们都知道电子文件由于其复制容易，传递速递快，且其更容易受到攻击，这样就导致了企业对于电子档案的完整性和安全性方面要重点关注；接着，虽然现在电子文件有很多优势并且其使用范围和领域都一直在扩大，但是一些事业单位出于保障性和安全性考虑，对一些重要的文件和技术资料也会使

4、用纸质文档进行管理和归档，这就说明在没有更好的保证文档的完整性、安全性以及长久性的方法之前，我们现在档案管理就处于电子档案与纸质文档共存的局面。因此，我们在管理事业单位档案的时候就要面对两种不同档案的管理方式和现状；最后，我们以往在处理档案的时候，对于一些时间久远的资料文档就会移交到其他专业部们来进行管理，这样很不利于查找，而电子文档的出现则解决了这种困扰。电子文档利用网络的普及，可以很容易的把所有资料文档进行整合并共享，事业单位其他工作人员也能够利用公司内部网络平台对其进行了解并查询，有利于档案管理工作的系统性、全面性以及规范性的建设。 1.4 对服务方式的影响 建立档案的目的就是为了使用，

5、因此档案检索服务是档案部门的主要工作之一。以信息技术为支撑，电子档案检索服务发生了根本性的变化，检索档案不必再到档案部门，通过网络即可获得所需档案资料。这种新型服务方式，使得档案管理部门在服务对象和服务管理上必须适应这一变化。 1.5 对归档方式的影响 与纸质档案相比，电子文件独特的创建和使用环境，使其归档方式也发生了根本性变化。一方面，电子文件的易修改性，使得电子文件在创建、编辑、审阅和责任人的认定上存在困难；另一方面，网络传输已经成为电子文件归档的主要方式，如何实现归档转接等工作也就成为必须面对的现实问题。 1.6 对档案管理安全性的影响 由于电子文档的处理离不开计算机和网络，所以对于档案

6、的归档和电子文件处理过程中的安全性和完整性就带来了不便。由于电子文件上所存信息和载体之间可以随意拷贝、分离，使得电子文档的保密性、完整性以及原始性就有了很大的问题。此外，由于电子文件的传输要依靠网络，所以保障电子文件传递过程中的安全性就成为档案管理工作工作人员要考虑的问题，尤其是要考虑各种病毒的侵袭和黑客的攻击等方面，而且对于计算机硬件的设备和设施问题也有可能造成档案资料的遗失或者损毁，因此，我们对于文档管理的硬件设施也不能忽视。 2 信息时代下档案管理工作的应对策略 2.1.与时俱进，注重新手段的应用。 电子文件是社会现代化发展的必然产物，对其进行档案管理是电子文件的必然归宿。我们必须运用科

7、学发展观的思想，坚持以人为本，坚持统筹规划，协调发展。既要注重传统的管理方式，又要充分地运用新技术、新手段，通过这些技术手段的创新引用，促进新时期档案工作的大发展。 2.2.运用计算机还原技术和加密技术，安全管理电子文件。 与电子档案安全保密最为密切相关的是电子文件的还原和加密技术。哈希算法是当前比较先进的加密技术，它提供了一种快速存取数据的方法，对于检测数据对象中的修改很有用。由于现实工作中的保障环境与电子文件安全保管的特殊要求的差距性，为电子信息真实再现增加了一定的难度，为了确保这些电子信息的真实再现，必然要充分地运用还原技术，还原电子信息生存时的各种数据和格式。 2.3.引入和运用“前端

8、控制理论” ，确保电子文件的齐全完整。 由于电子文件产生、使用和转化的特殊性，在对其进行安全管理时，可以把“前端控制”理论及思想全面应用于工作实践中，即档案职能单位或者人员可以按照“早准备、早安排、早动手”的工作思路，认真谋划、超前部署，及时发布电子文件归档工作的通知和要求，全面部署电子文件的收集工作，并要求各部门严格按照电子文件收集的流程操作要求，积极搜集纸质文件、电子版文件、音像文件以及奖杯、证书等实物档案，同时对所有归档内容都要有内容相同的两套档案，即纸介质与磁、光介质两种文件分别归档，确保档案收集无遗漏、无差错。 2.4.采取有利、有力的方式，完善对电子档案进行便利和安全的管理。 （1

9、）有利是指形成有利于电子档案长期保管的环境。库房环境：由于电子档案信息通常都存储在一定的介质上，并通过安全保管介质以达到安全保管信息的方式进行管理，因此对电子档案的安全管理必须有一个适合于磁盘、光盘等介质保管的环境和存放载体的柜、架及档案库房的相关标准要求，即要求一定的温湿度，存储介质要求防光、防尘、防辐射、防霉变等。通过这些有利的保管环境确保尽量延长受管信息及载体的寿命，从而延长其价值的充分发挥。 （2）有力是指采取便于电子档案安全保管的措施。宏观方面：一是国家和地方制定相关的政策和标准，确保电子档案信息的规范和实现共享。二是进行相关技术人才的培养。微观方面：一是选择和购置利用电子档案安全保

10、管的设备，如光盘等。二是选择利于电子档案信息安全的归档措施，即实行“双套制” ，实体和信息分别同时保存。 3 结语 通过上文对电子文档的一些特点进行分析，我们发现电子文档的产生带动事业单位档案管理工作上的变革与发展，使得档案管理方法和管理模式都发生了巨大的变化，给我们现代档案管理工作带来方便的同时也给我们档案管理工作的安全性、完整性以及保密性等方面带来了很大的考验。因此，我们要客观地面对电子文档给我们档案管理工作带来的作用与影响，在利用好电子文档的优势的同时也要想办法克服并解决电子文档给我们档案管理工作带来的不利。 参考文献 1 齐小林.浅谈电子文件对档案管理工作的影响及对策J.中国科技信息,2013（3）. 2 雷秀华.浅议电子文档对档案工作的影响以档案原始性为切入点J.韶关学院学报,2008（1）. 3 罗萍.信息时代电子文件对档案管理工作的影响及对策J.兰台世界,2013（4）. 4 牟莉.浅谈新时期电子文档 对医院档案工作的影响及对策J.中国医药指南,2013（1）.