科技档案管理存在的问题分析与对策.doc

1、科技档案管理存在的问题分析与对策摘要: 科技档案是一个企业的重要资源，科技档案工作直接影响着企业的生存与发展。如何要用新技术、新手段、新方法做好科技档案管理工作，使得现代化的科技档案管理更合理、更科学成为各级科技档案管理人员面临的一个重大问题。本文介绍了科技档案的概念、特点及重要意义，对科技档案管理中存在的问题进行了简要分析，提出做好科技档案管理工作应采取的有效对策。 关键词: 科技档案;档案管理;问题;对策 中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 回顾“十一”五时期档案工作为全面建设小康社会服务作出的新的重要贡献体现出 8 个“前所未有” ，取得巨大的成就和产生的深远影响。在肯

2、定成绩的同时，我们看到不足。展望“十二五”时期，是全面建设小康社会，深化改革开放、加快转变经济发展方式的攻坚时期。档案主要任务，必须以科学发展观为指导，创新思路，转变观念，以全面建设为基本落脚点，促进档案事业更好更快、协调持续发展。 下文分析科技档案管理存在的问题，并提出如何做好科技档案管理工作的对策。 1、科技档案的概念及特点 科技档案是档案中重要的一个分支，是国家社会及个人从事科研、基建、生产、管理活动等产生的对国家社会都具有很高的价值的应进行分类和归档的科技文件资料。一个单位的科技档案对其在科技领域的生产、经营、研发等方面有着极其重要的参考价值，各单位必须重视并加强对科技档案的管理力度。

3、科技档案的特点具体如下： （1）就科技档案的形式来讲，科技档案最突出的一个特点就是具有很强的成套性。 （2）科技档案通常是一个完整的科学研发或科技生产项目所产生出的一系列相关技术资料，具有很高的学术研究价值。 （3）科技档案涉及的范围很广，并且相互间具有很强的关联性，一般来说，一份完整的科技档案应包含相关的科研或项目文件、图纸文件、电子文件等（4）科技档案具有很高的保管和利用价值，其内容涵盖科学、技术、研究成果等，是开展学术建设、工程设计、科学研究等必不可少的参考资料，其保管期限较长，一般都是永久、长期保管。 （5） 。科技档案具有严格的保密性，一些科技档案会涉及到重要的商业机密、保密技术、军

4、工项目等，因此对科技档案的保密工作要求十分严格。 2、科技档案管理的重要意义 建筑企业与其他企业相比有其自身的特点，一是因为建筑行业对技术的支撑要求高，而建筑企业档案管理是建筑行业长久发展的力量之源，其次是因为建筑企业不像其他企业对一项工作的长时间进行，建筑企业是一项工程一项工程的进行，单项工程的起止就会影响到档案的管理工作，因此建筑行业的科技档案管理对建筑企业的发展有极其重要的意义。2.1、科技档案的管理可以给企业带来长远的发展支持。企业进行的生产经营活动都应在档案中有所体现，档案管理中记录的关于企业生产的各方面内容，比如本阶段企业发展的理念，企业发展的经费，企业生产经营的阶段性成果等，都是

5、为企业长期发展提供理论借鉴提供经验的，因此企业要特别注重档案的管理。 2.2、科技档案管理是企业进行科学化管理的重要条件。现今整个国家都提倡科学发展，建筑行业就更应该如此，因为建筑行业不仅仅是为人们提供住宿的行业，也是给人们提供工作场所的一个行业，如果建筑行业不科学发展，只图利益，那么会直接影响到人们的生产生活安全。在建筑行业中进行科技档案的管理，可以提高企业与整个国际接轨的速度，企业可以借助科技档案对本企业进行有效的科技技术发展，给企业发展提供更好的技术支持。企业也可以借助档案管理的内容进行科学的决策，科学的监督管理整个企业，为企业的发展提供有力支持。 2.3、科技档案的管理能使企业少走弯路

6、，多创造良好效益。档案是企业的无形资产，能间接的为企业创造经济效益。如遇到一项技术性的难题，那么就可以借助行业科技档案进行有效整改，减少建筑的投资成本。 3、科技档案管理存在的主要问题 随着社会的发展，对科技档案管理工作的要求也越来越高，科技档案管理工作中存在的问题也越来越多，这就说明科技档案管理工作的发展还具有很大的空间，为使得科技档案的管理能够与时俱进，实现科技档案管理的科学化和规范化，使其与现代化的档案管理方式相适应，就必须弄清我国目前科技档案管理中存在的问题，并采取有效措施进行解决。笔者在日常档案管理工作中发现，一些传统的档案管理模式已经不利于档案资源的综合开发和利用，在向设计人员提供

7、档案的再次利用过程中往往会发现一些亟待解决的问题如下： . 3.1、基层档案人员对档案管理的意识不够强 随着档案法的颁布和相关档案管理条令的完善，各级领导的档案管理意识有了一定程度的提高，但一些基层档案管理人员的思想意识仍不到位，一部分基层档案管理人员没有较强的档案管理意识，难以将自身的兴趣点落实到档案工作中，缺乏工作责任心，各级领导也未采取有效措施调动档案管理人员工作的积极性，对基层档案从业人员的管理制度也不完善，未建立有效的管理和激励机制，严重阻碍了基层档案管理工作的进一步发展，使得基层档案管理工作存在严重缺陷。传统档案管理工作的工作量较大，且都采用手工操作的形式进行档案管理，工作技术含量

8、较低，且基层档案管理人员普遍缺乏创新精神，这些都使得一些单位的科技档案管理工作难以开展甚至停滞不前。 3.2 重收集，轻归档 对于建筑设计类企业而言，科技档案资源的价值不但包括了其凭证作用，而且还有着不能忽视的再次利用价值。在传统管理中，档案的凭证作用得到了充分重视，管理者出于归档要求的考虑，丢弃了一些有价值的资源。例如，由于只收集归档材料的原件，导致一些重要的技术文件流失，在很大程度上降低了档案资源的利用价值。 3.3 重管理，轻建设 库存的科技档案是建筑设计企业的主要信息库，其潜在的开发和应用价值是巨大的。只有保障档案资源的完整性及系统性，才能为资源进一步开发利用提供便利。在实际的管理过程

9、中，部分档案工作人员由于不具备较强的工程技术专业知识或档案管理理念，导致难以保障归档资源的完整性和准确性，尤其是一些体现了设计项目来龙去脉的专业性很强的科技档案，由于技术类文件的不齐备容易造成该科技档案难以从全局反映该项目的技术过程。不能更好地发挥再次利用的作用。 3.4 重保存，轻选择 由于建筑设计企业行业的特殊性，科技档案管理人员一般并无机会亲身参与建筑项目的实际管理，其职责仅为对接收的档案资源进行管理。而当一个项目结束之后，科技档案管理人员由于对该项目没有整体观念，无法选择应该入库保存的档案资源及归档成果的最终性。从而容易导致一部分重要科技档案没能及时移交档案室，造成一些应该归档保存的技

10、术资料未能及时入库，有的甚至出现丢失。或者同一阶段的成果出现多个版本，不能保障再档案利用的准确性。 4、做好科技档案管理工作应采取的有效措施 4.1 提升科技档案管理的科学水平 建筑设计部门项目档案的产生是与一个具体项目的执行流程息息相关的，随着一个项目的进行，在不同的阶段会生成不同的文件，因此档案管理人员只有通过跟踪该项目的全部过程，才能够把项目从立项到验收过程中获得研究活动的情况收集完整。建筑设计部门的项目档案是设计的软成果，在项目竣工之后，项目档案是绩效评估的重要依据和前提，所以提升档案管理的科学化水平就显得至关重要。应该将项目档案作为整个项目管理不可或缺的一个有机组成部分，通过设置专门

11、的专职管理岗位、配备专业的人力资源进行管理，以提升其科学文化水平。应该将项目档案的管理视为企业管理的重要内容，只有在管理中引入科学而高效的方法，结合实际积极创新，才能最终保证项目整体的综合效益。 4.2 提高科技档案管理人员综合素质 要实现科技档案的科学管理，人力资源的综合素质是一个重要因素，只有高素质的档案管理人员才能够适应科技档案的可持续发展。因此，科技档案管理的领导者应积极提升管理人员的专业素质和综合素质，一方面，积极建立学习型团队，结合实际通过各类培训方式提升科技档案管理人员的整体素质，使他们适应科技档案现代化管理的需求; 另一方面，还要积极组织科技档案人员不定期到外面参加本专业的技术

12、学习、多与同行企业就档案管理工作方面的工作进行技术交流，开阔他们的视野，鼓励他们把培训与自学的方式结合起来，不断提升自身业务素质。 4.3 完善项目档案管理机制 为使档案管理适应企业发展需要，就必须通过完善项目档案管理机制来持续提升档案的管理质量水平。客观地讲，当前不少部门的档案管理监督机制和责任机制还远远没有构建起来，难以形成对档案管理者的严格约束，容易导致科学化管理水平下降，因此必须采用各种有效措施对档案管理机制进行合理调节。首先应抓住人的要素，通过构建档案管理责任制，使档案管理部门所有人员的岗位责任得到明确。其次应制定科学的档案管理流程，并组织监督其实施。为了尽可能提升档案管理水平，实现

13、效益的最大化，就必须构建完整的管理机制对档案形成和开发利用的全周期进行科学管理，从而保证其有效使用率。 4.4 加强科技档案的开发利用 科技档案通过进一步的深入开发和利用，不仅能够为企业带来更多的社会价值和经济效益，同时也是科技档案管理的最终目的。所以，科技档案管理者可以结合本企业的具体项目和发展方向，通过开发及引入合适的存储数据库与检索方法，来发掘现有档案资源的利用价值，同时由档案资源的被动服务模式转向主动服务模式。档案工作者应定期与设计者进行交流，获取设计者对技术信息的实际 需求，通过整合现有档案资源与实际项目的关系，发掘其开发价值与使用效益，从而最大化地挖掘档案资源的使效益值。在此基础上

14、，对一些使用频率高的科技档案，通过信息技术手段对其进行分类归档，构建综合的目录检索，通过使用数据库查询系统，协助设计者快速查询其所需资源。以笔者目前的工作为例，我院设计的建筑设备图纸都具有成套性，大部分图纸均可以相互套用，因此档案室对 这些图纸的收集与管理就尤为重要，既要保持每套设计图纸的完整，又要将库存资源进行有效利用，这样即可以为设计人员提供第一手资料，又能缩短设计周期，为企业节省大量的人力和物力，创造良好的经济效益; 另外，档案室管理人员还可以根据设计人员提供的图纸目录，配制成完整的设计成品图作为产品转让给所需要的用户，为企业创造经济效益，最大限度的利用库存档案，并发挥其独特的作用。 5

15、.结语 科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。在建筑设计企业，科技档案的收集及管理工作是十分重要的，档案管理做好了，可以最大限度地挖掘该企业的科技资源，并将它们转化为现实的生产力，提升该企业的核心竞争力，从而逐步构建具有较强科技实力的技术文档与数据资源; 此外，通过开发利用建筑设计企业的档案信息资源，还能够促进和发挥该企业科技成果的经济效益，使科研成果的保护力度与开发利用程度均得到有效的提高。 参考文献： 1许晓静.关于建筑企业档案管理的几点思考J.河南大学院报，2010(04) 2高培国.建筑企业的档案管理J.山西建筑，2009（06） 3宁广华.建筑行业档案管理对策J.科技风，2010（01）