浅谈建设工程项目档案电子化管理.doc

1、浅谈建设工程项目档案电子化管理摘要：目前大量的科技文件材料需要整理，费时费力，效率不高，不方便查阅，为了提高工程档案的整理、管理效率。根据目前档案多样化的特性，提出了对工程档案进行电子化管理的建议，并根据工程档案的性质，设置不同的查阅权限，提高工程档案管理和查询的效率。 关键词：建设工程;电子档案;管理 Abstract: At present a large number of documents and materials science and technology that needs to be sorted out, time-consuming and laborious, ef

2、ficiency is not high, not easy access, in order to improve the efficiency of sorting, management of Engineering archives. According to the current archive diversified characteristics, puts forward the engineering documents electronic management advice, according to the nature of project files, set d

3、ifferent access rights, improve the efficiency of project archives management and query. Keywords: construction engineering; electronic archives; management 中图分类号：F292文献标识码：A 文章编号： 引言 档案管理电子化，是在传统档案管理经验和形式基础上，采用先进的计算机和网络技术，结合电子文件自身的特点，有针对性地汲取文件信息、虚拟立卷等档案管理讨论，对本单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案模式。

4、电子档案的形成可以有效地提高档案管理工作效率，使档案管理工作更加简易化、合理化。生产人员只需在办公室通过网络就可以查询到需要的资料，即节约时间，又能提高工作效率，安全快捷。 1 电子档案的载体 电子档案以硬盘和光盘等化学磁性材料为载体。硬盘通常与驱动器装在一起，构成一个密闭系统，不易受周围环境影响，所以工作稳定性好、可靠性高，宜作为网络数据传输的在线存储载体。光盘适用于存储大容量和利用率高的文件，也适合作多媒体系统的存储载体，如VCD、DVD 视盘等。但是电子档案建立在高科技基础上，其内容和形式是相对独立的，不仅内容易于删改变化，而且可以存储于不同的载体，人们无法从所包含的内容、形式和载体特征

5、确定电子档案的原始性、真实性以及是否完整性，也容易造成内容外泄。 2 存档模式 工程项目档案的电子化管理与归档与传统模式相比，传统模式具有查询效率低，劳动强度大。档案安全性得不到保证，归档和管理困难。而电子化管理有助于提高工作效率。便于查询和检索，提高档案信息的时效性。可一次投入，多次产出，节省费用。便于储存和保管，更可与项目管理软件等新技术接轨，为提高项目管理水平和层次提供必要基础性数据。两种模式最本质的区别是信息存储和传输的媒介不同，传统的档案管理利用纸张记录文字、数据和图形，利用照相机或摄象机胶片记录影象，利用录音机磁带记录声音。这些都属于模拟存储介质，难于实现高效率的信息处理、检索和传

6、输，存储介质占用的空间也很大。现代化的工程项目管理中 OA 系统、项目管理软件等先进手段应用日益广泛，利用计算机和网络技术使信息以数字化的形式在系统中存储和流动，软件系统管理各种设备自动地按照协议配合工作，使人们能够高效率地进行信息处理、传输和利用。 3 项目电子档案的归档及收集 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由工程项目领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。电子资料的归档范围及编号，应与传统档案管理相同，并接口一致，保证档案的连续和完整，避免产生重复归档和遗漏的现象，最大程度的发挥电子档案的功用和优势。归档电子资料同时存在相应的纸质或其他

7、载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。 由于目前信息产业发展迅速，各种软件众多，升级频繁，所以对信息的共享造成一定困难，为保证信息为相关各方能够顺利共享，也为档案的检索和查询提供必要条件，应尽量采用使用广泛的通用软件，同时尽量采用标准格式的储存方式。通用软件产生的电子资料，收集时应注意收集其软件版本型号和相关参数。并注意相关软件的版本适用性。专用软件产生的电子文件，应尽量转换成为通用格式，如不能转换，应注明专业软件的名称和版本，如条件许可，收集时必须连同专用软件一并收集。图像、音频、视频、

8、计算机辅助设计或绘图等获得的图形等电子文件应采用标准通用格式，采用非标准通用格式时应加以注明文件属性和使用软件。如果采用 EPC 项目管理软件系统或其他大型软件系统，运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应注意与电子资料一同收集。 4 项目电子档案的安全管理 项目电子档案的安全管理是整个工作的重中之重，也是顺利开展电子化的必要前提和保障，如果安全管理没有到位，造成档案的损耗必将给整个项目管理造成巨大损失。同时目前网络使用日益广泛，项目管理中又存在经常大量的与相关方进行数据交换和传递，为防止病毒传播，已经木马程序和恶意方窃取档案资料，做好项目电子档案的安全管理将应注意如下方面的问题：

9、4.1 电子资料发放传递 一般电子资料传递发放至相关方，如采用 Microsoft office 办公软件的电子资料应设置禁止编辑权限，以避免造成无授权权限相关方进行修改编辑。重要及有版权要求电子资料发放及传递应报请有审批权限的领导进行审批，同意后方可进行发放传递，文件形式应采用 pdf 格式。PDF 格式文件目前已成为数字化信息事实上的一个工业标准。它的优点在于跨平台、能保留文件原有格式（Layout） 、开放标准，能免版税（Royalty-free）自由开发 PDF 相容软件。PDF 文件格式可以将文字、字型、格式、颜色及独立于设备和分辨率的图形图像等封装在一个文件中。该格式文件还可以包含

10、超文本链接、声音和动态影像等电子信息，支持特长文件，集成度和安全可靠性都较高。传递时应使用许可证形式进行加密，以限制无授权权限相关方进行编辑、复制及打印文件内容。重要电子资料发放至相关方应进行纸张文件进行签收确认，条件许可情况下逐步开展电子签名进行签收确认。特殊软件产生的非通用格式文档传统时应尽量转换成为通用格式，以避免相关方无法使用的现象。 4.2 项目电子档案的使用及备份 保存项目电子档案的计算机应专人使用和管理，并应设置登录密码，以限制无权限人员和单位使用，并根据需要定期不定期修改登录密码。项目电子档案应放置在计算机硬盘的非主引导分区，并设置专门文件夹进行分类储存。计算机均应安装杀毒软件

11、，并及时更新。 项目电子档案应最好每周一次备份至专用移动硬盘，每月刻录光盘进行备份，当收录大量资料和根据工作需要，应及时进行备份。备份应由专门管理人员负责，相关负责领导应对备份情况进行抽查。已经归档及备份电子资料进行销毁及删除应报请有权限的相关领导进行审批，同意后方可进行销毁或删除。 5 查询权限 工程设计单位的工程档案，可以根据档案的保密程度，设置不同的查阅权限。可根据现有的个人信息资料，设置用户查阅帐号和密码。为了防止外来借档、查档人员直接操作计算机修改文件，对不同密级的档案也应设置不同的保护措施。 5.1 涉及国家机密资料，如区域矿产图、区域性大比例地形图等，除设置多级密码保护外还应对文

12、件内容进行数据加密，由档案管理人员管理查阅密码。查阅需要向主管领导申请得到批示后，在档案部门由档案管理人员输入验证码后方可查阅，不能复制。如需下载，则由所在项目领导提出申请，经主管领导同意后，由档案管理人员复制，并签订保密协议。 5.2 国家秘密资料，如区域地质图、大比例地形图等，可根据权限，对不同的专业人员查阅，不能下载。如需要下载，可提出申请，经主管领导同意后，由档案管理员处下载，并须保证该资料不能外泄。 5.3 单位专利资料，如各工程原始资料，现场采集的基础资料等，只供本单位相关专业查阅，不提供下载功能。如工程建设需要原始资料的，经主管领导同意后，得到授权的下载密码，方可下载。 5.4 对于已经出版的各类报告、图件等，不能修改格式文件，可以对相关单位人员进行查阅，以方便资料交流。 结语： 随着档案信息电子化的发展，档案管理人员的电子计算机技能和应用软件的使用技能要进一步的提高。因此，要建立长效的培训机制，强化档案人员的素质，使工程档案管理工作形成和达到制度化、标准化、规范化、电子化。 参考文献： 1朱汇川.论元数据在电子档案管理中的应用J安徽科技2008（10）. 2武晓莉.工程技术档案归档工作的现状及对策J.山西建筑，2007，(35)：223224