谈建筑工程档案的科学化管理.doc

1、谈建筑工程档案的科学化管理摘要：随着社会和经济的不断发展，基建工程的数量不断的增多，基建工程档案资料的管理工作也受到了更多的重视，如何加强档案资料管理工作的科学性，是当前档案管理工作的一项重要内容。本文就主要针对基建工程档案资料的科学化管理策略进行简单的探讨。 关键词：工程档案；基建档案；科学化管理 中图分类号：G271 文献标识码：A 前言 随着市场经济体制的不断发展，国家在基础设施建设方面不断加大投入的力度，而基建工程的发展也逐渐深入到国家建设的各个领域中其基建工程档案管理工作已经踏入从经验化向科学化管理的转变.正逐步采用先进技术管理的阶段其充分反应了基建工程的形成过程，而随着国家工程项目

2、管理体制的不断完善，档案管理中存在的问题也显露出来，影响了基建工程档案管理的效率。基建档案资料是单位档案中重要的组成部分，通过基建档案能够将建设项目的过程进行全面和真实的反应，同时也为单位的持续发展提供了必要的依据。为此工程档案的科学化管理已经是迫在眉睫的事情。 传统基建工程档案资料管理中存在的问题 缺乏对基建工程档案资料管理的重视 当前，为了不断的加强基建项目的管理效率，各种相应的法律法规也随之产生，以此来不断地约束基建工程档案管理。基建工程档案的收集与管理与工程的建设工作是密不可分的，因此也容易造成工程档案工作存在一定的滞后性，使得工程项目建设过程中的管理文件和资料发生丢失或者损坏，又会对

3、工程项目本身的建设产生一定的反作用，无法充分发挥出基建档案在促进工程建设方面的积极作用。 (二)基建工程档案管理意识不强 在很多档案管理部门中，由于缺乏对档案保护工作的重视，工程档案管理的意识较为薄弱，不能主动上交相关的基建工程档案。从档案管理人员的角度讲，他们往往具备一定的档案管理的专业知识，但是却缺乏对基建工程项目流程的了解；从基建部门工作人员的角度讲，虽然他们具有较强的基建项目管理经验，但是对于基建档案的管理，却缺乏必要的认识，缺乏 档案管理意识。因此，双方都具有一定的特长和缺陷，但是却由于双方缺乏及时有效的沟通机制，因此使得基建档案管理工作无法顺利的开展。 （三）基建档案管理体制不健全

4、 由于受到人员和经费等因素的限制，很多基建工程项目的建设单位都没有建立起专门的档案管理部门，在基建档案管理体制的建设方面也缺乏完善的制度。从事档案管理工作的人员，往往都是由其他部门的人员兼职，对于相关的档案也没有专门的保管场所，相关的档案管理设施的建设，也无法满足基建档案管理工作的需要。与此同时，随着现代科学技术的快速发展，传统的档案管理工作已经无法满足社会和经济快速发展的需要，使得基建档案管理工作无法得到有效的保障。 二、加强基建工程档案资料科学化管理的策略 （一）树立科学的档案管理观念，增强档案管理意识 随着社会的不断发展，基建档案管理工作也逐渐向着规范化和社会化的方向发展，因此树立科学的

5、档案管理观念是加强档案管理效率的有效保证。在新时期，应当始终坚持以人为本的根本思想，在科学发展观的指导下不断地加强档案管理工作的管理，将被动变为主动，当然，档案管理工作的顺利开展，离不开单位和各级抓共管，才能够提高基建档案管理水平。 基建档案管理工作是一项涉及到建设单位、设计单位、施工单位以及行政管理等多个部门的工作，仅仅依靠档案管理部门无法完成基建档案的管理工作，因此需要获得各个相关单位和部门领导的重视与配合，加强档案管理人员的责任感，使广大的档案信息利用者认识到加强档案管理工作的重要性。 （二）建立科学的档案管理规章制度 根据相关的基建档案管理工作的要求，在参与其中的单位中，应当建立起相应

6、的档案管理机构，并且配备专门的档案管理人员，对各自的岗位职责进行明确，建立起科学的档案管理网络，不断强化档案管理人员之间的业务交流。完整的档案管理规章制度的建设，是确保上述工作顺利实现的基础。随着我国加入 WTO 以后，我国各项工作都向着与国际接轨的方向发展，因此需要建立起一套完善的规章管理制度，使档案收集和管理工作逐渐步入正轨，使档案管理工作做到有章可循，实现规范化和科学化的管理。基建档案的管理资料中，包括从基建项目立项、勘察、测绘、设计、施工、竣工等阶段的内容，而涉及到的档案中也包括收集、鉴定等各项内容，按照档案管理制度的规定，将各项工作落实到相应的部门和人员，保证档案管理工作顺利、及时的

7、完成。 建立健全档案管理机制 基建档案管理工作的顺利开展，要以健全的档案管理机制为基础和保障，根据基建档案的管理程序，档案管理机制的完善应当从以下几方面入手： （1）加强基建档案的收集工作，实现基建工程项目各个阶段的有效衔接，保证工程项目资料的完整性。由于基建工程项目涉及到多个复杂的分项，容易造成档案出现间断，因此，在针对工程项目档案的管理方面，应当对档案收集的范围和质量等要求进行明确的规定，并且制定详细的分解图表，把握工程的关键阶段和重点阶段，并且重视这个阶段的资料收集与整理，实现全过程的跟踪服务。在此基础上，不断的改进工程档案管理的方法和态度，始终坚持落实基建档案管理工作的相关规定和措施，

8、并且采取业主负责制、岗位责任制等相关的工作机制，将责任落实到人，确保基建档案收集工作的科学性和完整性。 （2）将基建档案管理工作纳入到基建项目工程管理中，能够实现基建档案资料的管理与基建工程项目的管理同步进行。在基建项目申请立项时，就需要进行档案的收集和整理工作，并且持续到工程竣工验收，完成档案的验收和归档工作。基建档案管理工作作为基建工程项目的一部分，能够从源头对档案管理的质量进行有效的控制，通过工程合同制、监理制等约束机制的建立，对工程档案材料的数量、时间和质量进行严格的要求，并规定工程款的百分之五作为基建档案归档的准备金，不提交齐全完整的基建档案则不予付款，有效地控制、监督、检查基建档案

9、的质量。采取基建档案工作“三纳入” 、 “四同步”的措施，即基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步。保证基建档案归档工作顺利进行，从而保证了基建工程质量。 （3）加强档案整理立卷质量的管理。档案管理立卷质量，是加强档案管理工作效率的保障，因此需要各个参建单位将其职责范围内的档案整理、编目和保管等工作逐渐走入到规范化的轨道，既能够确保单个项目的相互独立，又能够实现各个项目之间有效的协调，可以根据基建档案形成的规律，使不同分项目的档案形成一个连续性的整体。在实际

10、工作中，可以通过工程技术会议、工程技术交底等方式，来完成基建档案的收集与管理，通过会议记录、工作总结等方式，为基建档案的形成提供基础资料，并且可以通过现场演示等方式，规范档案管理的立卷工作，在统一的质量标准要求下，建立起完善的档案管理标准和操作方法。 （4）做好基建档案验收、报送工作。国家档案局颁布了建设项目(工程)档案验收办法 ，加强基建档案资料的管理，贯彻基建档案备案制度、验收制度，执行基建档案工作检查、预验收步骤，基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后，才可进行基建工程的竣工验收，工程竣工验收后 3 个月内做好基建档案的移交工作，通过基建档案验收工作，提高了基建工程管理和档案管理水平。

11、 加强档案管理人员素质的建设。对档案管理人员素质的建设，是促进基建档案科学化管理的基础，因此，应当加大对档案管理人员的培训力度，从思想、政治和文化素质等多个方面加强档案管理人员的业务培训，使他们全面的了解档案管理工作的相关知识，熟悉掌握档案管理工作的方法。同时，要注重对档案管理人员工程建设程序和基建项目相关知识的培训，使他们的知识结构得到不断的优化，知识面更加拓宽。另外，工程档案管理人员应当加强对管理知识、档案知识、基建项目、计算机技术等相关知识的学习，使他们的综合素质不断的提升，在此基础上加强对档案管理人员的思想道德建设，培养他们的社会责任感和自豪感，为档案管理工作的持续发展作出贡献。 提高

12、基建档案管理工作的现代化水平。当今世界是一个信息时代，只有根据基建工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行基建档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高基建档案管理效率，这样才能适应时代的发展。通过信息化进行工程文档的管理是可行的途径，利用计算机技术，能够将各种类型的文档统一管理在数据库中。通过软件，能够对各区域各时期的数据进行统一编排，实现区域间的联网。另外，加强培养工程文档管理分析的专业人才，是工程信息的价值得以挖掘的必要条件。 结语： 工程档案的科学管理是目前面临的一个迫在眉睫的能够提高工程效率的大事，摆在各个工程

13、公司的面前，只有把档案整理过程中存在的各种问题以及阻碍工程进展的各种问题解决，才能取得进步。踏入从经验化向科学化管理的转变，正逐步采用先进技术管理的阶段。因此，我们要在时代发展的大趋势下，推动基建工程档案管理事业向现代化、科学化发展，来满足社会工程的发展。建设工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、突兀相符的有保存价值的真实记录和实际反映。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。 参考文献 1张燕.浅谈基建项目工程档案管理的对策J.科技广场,2011(10). 2孙月娟.如何做好工程项目档案的管理J.档案管理,2008(3). 3陈雪萍.浅谈基建工程项目中档案资料的监控与管理J.南方论刊,2007(6). 5蒋小燕.浅谈基建工程项目中档案资料的管理与监控J.中国外资,2010(9).