谈人事档案管理中的问题及建议.doc

1、谈人事档案管理中的问题及建议摘要：分析新时期人事档案管理的管理模式、收集方法，总结出人事档案管理的特点和作用，针对人事档案存在的问题提出建议。 关键词：人事档案；管理模式；问题；建议 Abstract: Analysis of collection personnel archive management in the new period of themanagement mode, method, summarizes the characteristics and functions of personnel file management, put forward suggestion

2、s on the personnel archives problems. Keywords: personnel files; management; problems; suggestions 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012） 前言 人事档案是人才信息的重要载体，人事档案能历史全面地记载个人经历、业务能力、工作实绩等信息，组织人事部门可以利用人事档案在特定的岗位选拔出适合的人才，充分发挥每个人的优势，调动其工作积极性、主动性和创造性。认识新时期人事档案管理的特点和作用，分析存在的问题和不足，切实做好人事档案管理工作，对于调动各类人员的工作积极性

3、，全面完成各项目标任务，具有一定的积极意义。 1 人事档案的管理模式人事档案管理主要有内向型封闭式和社会化开放式两种。 1.1 内向型封闭式管理模式 是指人事档案由单位内部的组织人事部门实行封闭式管理。党政机关、企事业单位在编人员的人事档案大多采用这种管理模式，我院的人事档案采用的就是这种模式。该模式具有以下特点： (1)有利于本单位人事档案的收集和管理。(2)便于及时利用人事档案。(3)有利于人事档案的保密。 1.2 社会化开放式管理模式 这种模式与市场经济的发展和社会信息化进程密切相关。它具有以下特点： (1)人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性。其管理对象包括社区范围内所

4、有流动人员的人事档案，其服务对象具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。(2)人事档案的来源与内容具有广泛性和复杂性。(3)利用者对人事档案的需求具有多样性。 (4)人事档案管理方式和服务方式具有开放性。2 人事档案的收集方法 根据人事档案形成、补充的特点和来源渠道，主要应当采取以下几种收集方法： 2.1 定向收集 就是向形成人事档案或与形成人事档案有关的单位和部门收集。 2.2 按时收集 由于人事档案的形成具有持续性的特点，其收集工作必须坚持经常化。所谓按时收集，包括随时收集、定期收集和不定期收集三种情况。这三种收集方法相互配合、相互补充，在实际工作中应当灵活掌握，使收集工作能够持续有效

5、地开展。 2.3 追踪收集 这种方法是根据人事档案内容的需要，沿着人事档案在清理、核对中发现的问题和线索进行的收集，它是帮助拾遗补阙的一种重要措施。 在具体工作中也可根据不同情况采取其他一些方法，比如，我院人事档案管理基础差、存在问题较多，就需要集中一定的时间，集中人力，突击进行收集工作。总之，人事档案收集工作应当立足本单位实际，尊重其形成规律，以收集齐全、完整，能够适应人事管理工作的需要为原则。 3 人事档案管理中存在的问题 3.1 人事档案利用率下降 人事档案在平时的日常工作中利用率很低，只有在干部选拔任用、干部考察等少数情况下会查阅人事档案，通过查阅进一步全面了解被考察对象。其他大部分时

6、间，人事档案都在收集、补充、整理材料的过程中。 3.2 人事档案材料内容中存在片面、不真实等问题 鉴定考核材料中成绩多是赞美之言，缺点也只是希望之词，较片面，没有客观、全面的评价。人事档案中的出生年月、参加工作时间、入党时间、文化程度及学历记载前后不一，不尊重事实。 3.3 人事档案信息开发利用程度低，未发挥应有作用 现单位人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待有关人员来查阅，缺乏主动性，而且利用材料主要是党团材料、考核材料、落实政策和工资变动方面的。真正用于人才选拔，培养开发等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。 4 人事档案管理的几点措施 4.1 提高档案管理人员素质 人事档案管理的

7、好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案管理人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，在平常的管理中体现它的严肃性，坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为单位提供有利的人事资源。 4.2 完善人事档案管理制度 人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了此项工作是一项

8、严肃性的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度操作，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循干部档案材料收集补充制度 ，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循鉴别归档制度 ，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去伪、查漏补缺；遵循保管保密制度 ，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循查阅制度 ，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管

9、理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。 4.3 采用信息化管理手段 信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用计算机提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，人事档案的信息化管理已在逐步推广，许多单位配备了相应的设备，将人事档案制作成电子文本，使得查询更便捷，并减少了人事档案在查询中的损耗，保证了人事档案在查询过程中不被人涂改、抽取，确保了人事档案的完整真实性。就目前全国的人事档案发展来看，利用计算机辅助管理人事档案势在必行，这也是我院近年来人事档案工作的新目标新任务。 5 结束语 通过以上措施，逐步使人事档案管理工作走向制度化、规范化、科学化、现代化管理的轨道，使干部人事档案在人事决策、组织人事工作中起到重要作用并取得一定的社会效益。