探究项目管理中的沟通问题.doc

1、探究项目管理中的沟通问题【摘要】项目管理过程中沟通体系的构建与完善, 可以促使施工项目沟通管理更加有效的实施。本文就项目管理中存在的沟通问题，提出合理的沟通方法建议。建立完整的项目沟通计划，充分利用各种不同的沟通形式，定期沟通与主动沟通并行，保持高效畅通的沟通渠道。 【关键词】项目管理沟通方法 中图分类号：TU74 文献标识码：A 文章编号： 当代社会的发展是由各行各业中不计其数的项目所构成的。企业对项目的管理自然而然的成为了企业管理中最核心的问题，而项目管理中最关键的问题则是沟通问题，它是关系到项目最终的成功与失败。成功的项目管理沟通是指在项目运行过程中的信息能够正确、完整、及时的被获取、收

2、集、传送、储存以及最终处理。这种沟通不但能够使项目团队沟通舒畅，还能改善项目中的成员关系，促进项目的发展。 项目管理中存在的沟通问题 项目管理中的沟通要求信息发送者与信息接收者在传递信息时都能保持信息的完整性与真实性。但在沟通过程中往往会有很多因素使信息失真，影响着项目沟通的效率。归结起来，其存在以下几点问题： 缺乏对项目沟通的重视。现代项目管理中强调项目各部分工作的专业化，对项目成员的分工明确，明确其责任与权力，与此同时，却忽视各部分及成员之间的相互沟通、协调问题。尽管各个部分都保持较高的管理运行效率，但是项目作为一个整体系统却效率不高。其原因是项目部门间缺乏对项目整体目标的认识以及对项目沟

3、通的不重视。 沟通作用未能充分发挥。项目管理中要求项目运行要以文件的形式在各部门间相互传递，在其过程中片面的强调形式问题，缺少计划、组织、协调与控制中的信息流在各层次部门间的沟通，没有将物质流流与信息流保持一致，从而信息得不到及时、准确的传递。 对沟通方法缺少必要经验。项目运行中各部门间各司其职，在日常的项目会议和管理中虽满足了必要的沟通要求，实质上却没有真正的解决管理中存在的问题。这是由于各部门主管间沟通方式专断所导致的沟通不畅。良好的项目团队是建立在开放、真诚的人员基础上的，要求在沟通中将信息、理念、情感以及具有建设性反馈意见传递给其他人员。项目运行中项目成员对部门高层和项目经理存在着双重

4、报告关系，对这种关系的管理是项目取得成功的重要保证。 各部门间缺乏有效沟通。项目运行过程中时常会出现信息遗失的现象。如客户查访项目成果时，指出曾向项目组以口头方式要求过的产品特性并没有包含在产品之中，项目经理对此毫不知情，而产品设计者在产品研发时虽然知晓了客户的这一要求，但在产品产出后却达不到客户的要求。造成这些现象的主要原因是个部门间的有效沟通不足所导致的信息传递障碍。 沟通中的成本消耗过大。沟通中各部门间可通过信息的交换来开拓思路和统一认识，以至于沟通管理，起着巨大的作用。信息在传递过程中所消耗的资源与信息丢失程度是由信息传递者的表达能力、接收者的理解能力以及两者所具有的思维的一致性等因素

5、决定的。现实过程中每个人都存在着能力差别和思维的异质性，所以要达到理想的沟通需要消耗的成本是巨大的。 项目管理中的沟通方法 基于以上所提出的的项目管理中的沟通问题，本文的建议有如下几点。 建立完整的项目沟通计划。对于项目而言，应建立一个较为完整的沟通管理体系，这种体系应包含沟通中的计划编制体系、信息传播体系、绩效评估体系以及管理控制体系。计划编制体系主要由项目人员对沟通信息的需求所决定的，这些需求主要包括：信息内容需要、时间需要以及获取的方式需要。信息传播体系主要有两方面内容：一是信息发送者能够准确完整的将信息发送给信息接受者；二是信息接受者能准确完整的接受信息，并赋予相应行动。在每次沟通开始

6、之前，信息发送者都要对沟通的内容和方式进行合理的选择，对沟通中可能会存在的问题要进行预测和避免；信息接收者在接收到信息的同时要以合理的心态接受信息，对信息中的问题要认真接收及时反馈。绩效评估体系则对信息及其传递方式进行收集，并结合绩效进行评价，找出沟通过中存在的问题。它能够及时的对所传递信息的方式、方法及内容进行收集，其后结合项目运行的绩效进行总结和评估，归纳出合理的信息传播途径，评估不合理及不规范的方式、方法进行后期控制。管理控制体系根据评估出沟通的问题进行控制，给予有问题的沟通以建设性的建议再改进等。分析绩效评估体系所归纳的沟通问题，结合实际沟通以及不同的沟通方式的优缺点，选择、改进现有的

7、沟通方式、方法。将改善的方式用于今后的沟通中，并对项目沟通中所涉及的人员进行适当控制，加强他们之间的交流，找寻他们之间合理沟通甚至人际关系的方法。 充分利用各种不同沟通形式。日常生活中沟通的形式具有多样性。项目管理中的沟通形式大体分为书面沟通和口头沟通两种。书面沟通的内容主要包括：正式的项目报告、年报、非正式成员的个人记录、项目各部门的备忘录以及客户资料等。书面沟通主要是用来对活动进行通知、确认和要求。在多数运用情况下应用简洁的方式，以避免增加沟通双方的负担而流于形式。口头沟通主要包括项目会议、评审、项目成员的私人沟通、正式与非正式讨论等。这种方式较书面沟通具有更简单、有效且被大多数人接受的优

8、势。但是应该注意到沟通双方难免存在价值观念、文化背景、表达理解能力的差异性的因素，因而会造成沟通上的障碍，甚至会造成错误的沟通。因此，在口头沟通的过程中，沟通双方应尽量以坦诚、明确的心态进行，对不理解的内容要求对方更进一步的解释，以保证双方达成共识。 定期沟通与主动沟通并行。现实中很多项目由于沟通的效果不明显，引发各类管理问题，从而导致项目失败。要保证项目的有效运行，定期沟通与主动沟通是必不可少的两条原则。项目管理中这种方式应被提倡，沟通的早，发现问题也就越早，从而能够挽回很多不必要的损失。在项目管理中，应该大力提倡主动的沟通方式，特别是当问题已经发生且必须要沟通时。当项目成员与项目高层沟通或

9、者项目高层与顾客沟通时，主动沟通不仅能够建立下级与上级的紧密关系，也能表明项目成员对项目的重视程度。当项目高层向下层沟通时，项目成员会觉得自己的努力得到认可，满意度得到提升，从而更有利于项目的顺利进行。 保持高效畅通的沟通渠道。由于沟通人员间的道德、语言、文化、信息内容、知识背景、权力、理解力的差异性等等因素必然会造成沟通信息丢失，甚至会失真，这样会造成各部门成员的沟通不畅，影响项目的发展进程。因此，保证高效畅通的沟通渠道显得格外重要。首先，在沟通中应最大限度的保证沟通渠道的有效性与畅通性，避免信息在媒介中传递时所受到的干扰。 结束语 沟通是项目得以成功的基础，其具有科学性和艺术性，它需要项目中人员对沟通的艺术化的管理与科学技巧的运用。当前科技的发展为沟通带来了更多便利，在有效利用这些便利的同时，加强项目中人员们的沟通意识，探索出适合自己企业的合理化的沟通机制，结合项目特征建立以项目经理为中心的沟通机制将能够保证项目在高效的沟通中顺利的进行。从而推动我国企业整体管理发展水平的提升。 参考文献： 朱金晶浅谈项目管理中的“沟通” 项目管理技术， （） 田野浅谈项目管理中的沟通 经营管理者， （） 谢鸿项目管理中的沟通问题和沟通方法 广西科学院学报， （）