探讨档案管理中存在问题及其相应的措施.doc

1、探讨档案管理中存在问题及其相应的措施摘 要：档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。本文就档案管理中存在的相关问题及其相应的措施进行探讨。 关键词：档案管理；问题；对策 中图分类号：G271 文献标识码： A 一 档案管理当前存在的问题 （一）档案管理水平较为薄弱 由于没有建立比较完善的档案管理制度，以及相关部门对档案管理缺乏重视，直接导致了档案管理的工作水平在整体上达不到应有的水平。而这种较低的管理水平主要是由于大部分负责档案管理的员工未受到与档案管理相关的专业培训，因而对档案管理方面许多地方的知识和技术不够熟悉，而事实上

2、档案管理人员一般只是把档案归档而没有进行及时的整理，这就体现了对档案管理的意识比较淡漠，且各方面投入较少，对档案整理的认识也比较片面，从而影响了档案管理的工作水平。 （二）档案管理条件较为简陋 目前已有的档案室大部分都比较简陋，还有个别单位因为基础条件较差所以还没有建立起档案室，而某些单位虽然档案较多但是存档室却十分阴湿狭窄，且缺乏部分档案管理的设备。这种情况可能会导致档案材料出现虫蛀或霉变情况从而导致档案受损，对档案的整洁和外观产生不良影响。 (三)相关的规章制度不够完善 由于对档案管理这项工作缺乏足够的重视，因而也没有建立足够完善的管理制度。现有的关于档案管理的规章制度对许多细节都没有明确

3、的要求，只是笼统地表明理想的归档效果。在实际归档时，大部分工作人员都只是做到对纸质文件归档而已。在电子档案管理方面，由于没有完善的相关制度的规范，导致电子归档工作常常出现紊乱。一般只是将手工记录改为计算机打印。此外，在没有建立比较完善的档案管理制度和档案管理人员职责规定的情况下，由于电子档案更容易进行无痕迹地修改，因此很难避免档案受到损坏甚至人为破坏现象的出现。 (四)缺乏专业的档案管理人才 档案管理是一项很重要的工作，单反重要的工作都应分配相应的专业人员以便更好地展开工作。而档案管理本身并不是一项热门专业因而专门学习相关知识的人很少，通常情况下，档案管理的负责人员基本是从文秘方面分配过来的，

4、这样还需要对档案管理的重点技能和专业知识进行慢慢培养，耗时费力不说，有时还会耽误工作的进行。除此之外，新兴的电子档案管理往往会与系统和软件的安全维护和更新提高等较为专业的领域有关，因而需要具有对电子档案的系统安全进行维护能力的专业技术人员。然而目前的实际情况一般只是对文秘或会计等专业的人员进行培训便让其进行操作，因而导致档案管理人员不懂电子方面的管理与维护以至于有可能对相关部门造成损失。 （五）档案管理工作的重视性不够 从档案管理工作出现到现在，包括领导干部在内的大部分职员对档案管理的工作都不够重视，或者是在其认识上存在着误区。及时到现在，还有许多人以为档案管理工作只是负责抄写信心，管理相关资

5、料等近似于保管性质的工作，这种工作并不能给单位带来实际的经济效益因而不被重视。在实际工作的进行中也往往带着只是保管好、勿丢勿漏以及应付档案检查的心态。这种对档案工作所怀有的应付心态其源头在于对档案管理的工作缺少重视和了解，其直接导致的后果是许多现代的档案管理工作并不能适应相关部门甚至社会发展的要求。 （六）档案保密问题 此外，在档案管理中还会出现保密方面的问题，这类问题主要包括档案管理的保密意识不够、档案资料丢失导致保密资料泄漏、电子档案的流通性导致造成保密工作的难度加大以及档案管理人员违法泄露造成的保密问题等方面。这些都会对档案管理的保密工作产生很大的影响。 二 改进档案管理工作的对策 （一

6、）提高工作质量，改善档案管理 提高工作质量可以通过采取信息化的方式来进行。信息化是当今社会发展的趋势，这种趋势对档案管理提出了新的要求，即当前形势下的档案管理工作人员一档运用新的管理方法和手段来提升其档案管理的水平，以实现信息化管理的新趋势。因此，档案管理要对档案功能进行重新定位，在保证记录内容的全面性和客观性的基础上，关注档案中所保留下来的的重要内容。做到不断丰富和扩大档案管理的内涵性，重视适应用人单位对档案信息管理的需求，以发挥出档案管理的作用，从而更好地为单位服务。 （二）提高档案工作的重视度，提升工作服务水平 为了改善档案管理工作存在的问题，有关单位的领导应提高对电子档案管理的重要性和

7、认识，从而督促相关制度的建立。如今仍有许多单位对档案资料的管理仅局限于手工操作的管理阶段，对此应重视提高电子档案管理人员的素质，把电子档案管理的资料存储方法进行落实。然而要做好档案管理工作，必须要强化档案管理的服务意识以提升档案管理的工作水平。对此，档案管理工作人员要增强服务意识，明确档案管理的服务功能，端正服务的思想和态度，树立工作就是服务和主动服务的新观念，积极地而富有创造性地展开工作。这样才能提高档案管理的工作质量，为进一步促进单位的工作做出积极有效的贡献。 (三)建立档案借用手续制度和档案备份制度 提高档案管理的质量还应建立起严格的档案借用手续制度和档案备份制度。档案借用手续制度是指查

8、阅档案要经过相关部门负责人的批准，并依照档案管理的有关规定进行借阅手续的办理。若是外单位想要查阅其他部门的档案资料和信息，应当开具单位介绍信并获得有关部门的领导或者负责人的批准。档案备份制度是指数据档案应该进行定期备份并建立登记簿以备检查之用。登记簿要能够提供档案数据备份的时间和大小以及保管信息等备份细节。此外，基于数据存储器本身的媒介特性，档案管理人员应该对那些存储的数据档案进行定期检查 和备份，以杜绝档案数据信息产生损坏的情况发生。 （四）提高档案管理人员的素质，完善人员配置结构 提高档案管理人员的素质是提高档案管理工作水平的必要措施。其主要内容是在挑选出具有良好的作风和政治觉悟性以及高度

9、的责任心的职员基础上，对其给予重视并提供培训和教育，通过改善其生活和工作水平来调动这些人的工作热情。通过这种途径来提高档案管理的工作水平和质量。在对档案管理人员进行教育和培训时，要从其本身所具有的素质水平出发，鼓励其进行自学并提供相关的业务培训，通过这种方式使其掌握身为档案管理工作者应具备的知识和技能，并清楚自己工作的细节方面的要求，以及进行档案管理的方法和原则，从而提高档案的管理水平，使这种工作向着更加实用、更加系统高效和更加科学方向发展。此外，要想加强对电子档案的管理，就必须增加相关的专业人才，才能为有效的信息统计和管理打好良好基础。于此同时，由于电子档案对系统和软件的安全维护的要求较高，

10、因而也需要有关部门提供相应的专业人才以保障日常工作的正常运转。 （五）建立健全档案管理制度，尤其是归档和保管制度 想要解决现有的档案管理工作存在的问题，必须要建立并完善相关的档案管理制度，尤其是归档制度和保管制度。首先，建立档案管理制度应该遵循几个基本原则的要求，即档案管理制度应该要更加科学合理化、要简明实用化、要更加严肃并具有开放性和双向性。除此之外，还要注意完善电子档案管理方面的归档和保管制度。建立电子档案的归档制度主要是指电子档案的相关资料以及所使用的软件和系统程序，都应以电子档案的形式进行归档并加以保管。电子信息的数据在未进行输出或未打印之前要对进行副本制作并妥善保存，对于账单凭证、存

11、款日记和其他现金帐要进行输出打印，并依据税务和审查等相关管理部门的要求制定出账簿或者报表。建立档案的保管制度要根据国家档案局的标准来着手进行。其主要内容是要使用高档的存储设备作为资料备份的媒体来存储电子档案数据，并且要将储存盘与备份分开存放。此外还要做好防光、防尘、防压和防腐等方面的工作，还要依照一定的顺序对作为信息数据储存器的电子档案进行分类并编号，编号要注明文件建档时间以及内容，并以此做出卡片以便更好地进行档案文件的管理工作。 （六）加强档案保密工作 档案管理过程中出现相关的档案保密问题会对档案管理工作造成一定的影响。在档案开放利用过程中，应注意从健全档案管理的相关规章制度以及对于档案管理

12、进行严格的监督、加强对于档案管理工作人员的素质提升等方面，减少档案开放利用对于档案保密工作造成的影响。一般情况下，档案管理制度中包括档案阅览以及外接、复制等管理制度。对于档案管理的监督除了建立相应的制度外，还可以使用摄像头或者监视器等设备进行监督管理。 三 结语 综上所述，在科技不断进步的今天，有关部门在进行档案管理工作时应注意顺应社会形势的发展，积极采取现代化措施对档案管理方面的新模式新手段进行探索，以更好地促进档案管理工作的开展。由于档案包含了许多重要的信息，因此管理好档案就是掌握好各方面信息，这有利于加强信息资源的开发和管理。当今社会是信息化、科学化、系统化的社会，档案管理方法的进步可以在保证有关单位有序发展的同时，推动社会的不断发展和进步。