基于一体化的规范性文件集成管理应用研究.doc

1、基于一体化的规范性文件集成管理应用研究摘要：文章以文件管理中最重要的规范性文件管理为研究对象，对文件的管理理论进行了研究。通过对江门供电局规范性文件管理现状分析，提出了基于一体化的规范性文件集成管理体系模型，并对此模型中的三大工作机制、三个协同机制和一个平台基础进行了具体的研究和设计。文章的研究方法和结论可以推广到所有的地市供电局的规范性文件管理，同时也可为省、网公司级的文件管理体系建设提供参考和借鉴。 关键词：规范性文件；集成管理；全生命周期管理；文件管理成熟度 一、研究背景和意义 南网中前期发展战略提出“两型、两化”的战略实施路径，并在2014 年全面开展一体化制度体系和作业标准体系建设工

2、作。我局作为广东电网公司第一梯队地市局，积极响应网省公司工作安排，大力推进一体化落地工作，积极实施作业标准本地化工作。 本研究期望通过对文件管理的相关理论和实践进行分析，探索适合江门供电局的规范性文件管理体系，并应用于制定管理规范，促进江门供电局的规范性文件管理体系化建设中。为网、省、地市各级公司的全方位文件管理体系建设提供参考和借鉴。 二、文件管理现状分析研究 （一）文件管理理论和发展趋势 文件管理的理论，从 1840 年美国的飞利浦?布鲁克斯提出“文件生命周期”的概念开始，经过 100 余年的发展，迄今为止主要有文件生命周期管理、连续体管理、文件集成管理等方法。 其中，文件生命周期的概念由

3、飞利浦?布鲁克斯提出，其目的是强调文件运动的时间跨度，并将文件管理的过程按文件价值形态的变化分成现行阶段、暂存阶段、永久保存阶段。文件连续体是澳大利亚弗兰克?厄普奥德于 20 世纪 90 年代提出。该理论统一了所有类型文件的管理，将人为划分文件生命周期阶段的管理过程转变为可在多个背景和用途的范围内同时存在或积累的生命周期管理过程。并在文件规范的基础上，对文件工作者的行为提出了规范要求。文件集成管理由 ISO 档案文件管理分技术委员会在 2006 年 5 月召开的第十六次年会中提出，将文件管理的外延扩展到与组织、业务关联，文件管理要贯穿文件整个生命周期、嵌入机构职能及业务流程之中，以业务为中心，

4、体现文件与业务优化的相互促进关系。 如今，文件管理研究向着全方位、全周期管控，降低管理成本、挖掘文件价值，文件与业务管理相互促进提升三大方向前进。目前南网推行的一体化管理理念，构建制度、作业标准等一体化规范性文件管理体系正是在这些管理理念的指导下开展，也符合国际文件管理的整体发展趋势。 （二）江门供电局文件管理现状分析 通过对江门供电局 2009 年至 2014 年这 6 年来近 2 万份发文的梳理和分析，并对江门局 15 个职能部门文件管理的相关人员进行访谈，得出江门供电局的文件管理现状整理如下： 从文件的管控规范角度，江门供电局缺乏全生命、全角度的过程管理，对于文件前期编制流程管理较为注重

5、，但对于文件生命周期的其它阶段，以及与相关文件的体系管理观念较弱； 从文件价值体现角度，江门供电局文件内容界限不够明确，导致执行与管理成本较高，另外现有的文件管理未达到知识积累和沉淀的作用，降低了文件的资本价值。 针对现状调研中发现的问题，笔者认为，提升江门供电局文件管理水平，使文件管理与业务管理相互促进，需要建立适合江门供电局的规范性文件管理体系和运行机制。 三、规范性文件管理体系设计 （一）管理体系模型设计的总体思路 文件管理机制包括工作机制、协同机制。本研究拟根据江门局的文件管理现状分析，规范性文件管理体系，坚持以南网一体化管理理念和思想为指导，承接一体化框架体系。并在此基础上，结合江门

6、地市局的实际管理工作特点，构建一体化规范性文件的集成管理模式，具体如图1 所示。 整个管理模型是在一体化集成管理理念的指导下，以三大工作机制和三大协调机制为主体，以文件管理信息系统平台为基础的管理模型。 （二）管理体系具体构建 1. 规范性文件集成管理体系前期工作 为了让员工更好地理解管理体系，方便接受文件管理思维，应开发设计针对文件管理的培训课程，对规范性文件管理进行相应的培训，培训的内容如图 2 所示。 2. 规范性文件集成管理工作机制的构建 （1）文件分类分级管理 结合南网推行的一体化管理理念和思路，按照一体化业务管理框架，把规范性文件按照业务领域进行分类管理，同时根据文件对业务的约束性

7、和影响程度进行分级管理。 文件分类：基于一体化业务管理框架的业务领域划分，将文件对应分类成 15 个领域，实现文件与业务的关联。如财务类文件、人资类文件等。 文件分级：根据文件对业务规范效率和影响程度进行分级，体现文件管理体系性。 具体分级如表 1 所示。 其中 13 级文件是规范性文件，第 4 级文件是可能产生约束性条款或管理经验的一般性文件，第 5 级文件是在业务执行和操作时产生的记录性文件。 （2）文件全生命周期管理 按照文件生命周期理论，结合江门局的文件管理实际情况和习惯，将文件管理分为几个阶段，见图 3。 （3）文件管理成熟度管理 参考知识管理的评估理论，文件管理成熟度可以分为初始级

8、、发展级、标准级、优化级、创先级五个，分别代表着组织从关注业务规范、应用文件规范业务、系统化规范业务、业务优化和创先的转变。 目前江门供电局正处于规范性文件管理成熟的发展期到标准级过度的阶段，正开始构建规范性文件管理系统，初步形成较为系统的规范性文件管理规范，并实现文件的业务驱动。 3. 规范性文件集成管理协同机制的构建 文件管理协同机制主要包括文件管理的约束、激励和保障机制。 约束机制有如下工作要点：（1）建立规范性文件的管理规范，明确各类文件的内容、格式和管理。 （2）加强过程监督：对发文审核；定期组织对规范性文件进行评价；定期对各部门规范性文件管理工作进行检查和考评。 激励机制有如下工作

9、要点：（1）将规范性文件管理水平的提升作为管理创先、一体化管理等的重要指标内容，纳入绩效考核，给予相关的绩效加分。 （2）每年对规范性文件管理突出的各部门和个人进行表彰。 4. 规范性文件集成管理文件管理信息平台的构建 平台的主要功能有：（1）通过系统实现文件的关联体系。 （2）构建规范性文件信息化检索、查询平台。 （3）实现规范性文件全生命周期管理工作的协同平台。 （4）构建各级组织机构的规范性文件库。 （5）实现规范性文件的各种统计和分析。 规范性文件综合管理平台的主要功能界面示意图如图 4 所示。 四、成果与展望 基于一体化的规范性文件集成管理体系建设是一项系统工作，本文是在一体化标准体

10、系在地市局推进工作中不断实践、学习和思考而提出，目前还处于初期规划设计阶段，实际效果还需要不断的完善和实践验证。本研究通过对江门供电局近 6 年发文的梳理，明确了江门供电局规范性文件管理的现状，指出了目前文件管理中存在的问题，指明了进一步提升的方向。 因此，本研究期望通过文件集成管理的设计与实施，弥补江门供电局文件全生命周期管理上的薄弱环节，降低文件管理成本，进一步挖掘文件信息的价值，更好地促进业务管理水平的提升。 同时，实施的过程也希望能得到全局的管理人员都能参与和支持，特别是需要得到公司和上级领导的支持和重视，以便能进一步开展试点和提炼工作。相信随着一体化管理在全网的贯彻落实，也随着管理水平和信息化技术的不断进步，基于一体化的规范性文件管理体系能在将来为我局甚至全网的创新工作提供强大的支持和保障。 参考文献： 1李静.“文档一体化”的理论与实践探索D.苏州大学，2013. 2杨霞.现代文件管理M.中国档案出版社，2003. 3肖春红.电子文件管理理论整合思想透析J.档案学研究，2013（03）. 4潘连根.文件管理理论与实践M.安徽师范大学出版社，2011. 5安小米.集成文件档案管理的知识管理战略研究J.档案学通讯，2008（01）. 6傅荣校，章燕华.电子文件管理机制研究J.档案学通讯，2011（04）. （作者单位：广东电网有限责任公司江门供电局）