烟草行业采购合同管理风险及对策研究.doc

1、1烟草行业采购合同管理风险及对策研究摘 要：合同管理作为烟草行业日常生产经营过程中最基础、最复杂的工作也最容易出现问题。本文从烟草行业物资采购合同管理业务流程层面对物资采购合同风险进行了细致的识别与分析，揭示出合同管理内部控制中可能存在的不足，最后从业务流程、组织控制、队伍建设等层面提出烟草行业物资采购合同风险的应对措施。 关键词：合同管理 采购 流程 中图分类号：F253 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）05-0063-01 物资采购合同是烟草企业联系专卖体制外市场与企业的桥梁、纽带，是烟草企业管理的重要部分和环节。对合同风险管理研究具有一定的理论和现实意义。 一、烟

2、草物资采购合同管理内容与现状 1.合同管理及流程 合同管理一般指的是合同当事人为实现单位的合同目的，根据本单位的具体情况，依据合同法等有关法律法规，对合同进行订立履行、变更、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。合同管理换分为四个阶段：合同准备阶段、合同签署阶段、合同履行阶段、合同履行后管理阶段。 2.合同范围及内容 2采购合同的主要内容就包括了当事人的名称或姓名和住所、标的、数量和质量、价款、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议的方法、包装方式、检验标准和方法、结算方式、合同使用的文字及其效力等。烟草行业涉及的合同分为工程投资、物资采购、宣传促销三大类。 3.合同管理现状 在组

3、织管理上，烟草行业实行的是合同授权管理，合同管理机构一般设于法规部，审计、财务、其他部门配合履行相应管理职责，同时委托第三方单位（律师事务所）进行合同会审。 二、物资采购合同管理的风险识别 1.合同管理制度是否健全，制度执行是否到位 是否存在一套管理制度覆盖到物资采购合同行为的每个方面，能让企业采购合同管理的每个环节都是按照合同管理制度在进行，这就是合同管理制度健全程度的风险。 2.合同策划的风险 是否能够准确评价、确定合同对象。在合同调查阶段，首先要确保没有出现“寻租”或内外串通的情况，确保参与合同对象调查人员的独立性。其次，在评价合同对象时，应对被调查对象的履约能力和商业信誉给予准确的评价

4、。 3.合同文本拟定是否严密、明确 经过合同谈判，合同文本的条款内容己大体确定，但在文本拟定阶段仍然会存在风险。主要是条款是否严密、清楚、明确，并且不违反法3律法规和行业规定，若合同条款内容表述不当使对方产生误解会给将来的合同履行带来没麻烦，甚至造成损失。 4.流程设计的合理有效性 对于合同的前期调研，招投标、谈判、审核、签定、履约、终止、登记等流程，每个企业都有每个企业适合自身的规范，但是，不管业务流程怎样设计，都必须要适应企业自身的业务需要、立足于自身的内外部环境。 5.合同验收环节存在的问题 政府采购法第四十一条规定，采购人或者委托的采购代理机构应当组织对供应商履约情况的验收。验收的主体

5、包括采购人、采购代理机构和国家认可的质量检测机构。实际验收中采购代理机构基本不介入合同的验收，也鲜有委托法定的检测机构参加验收。 6.人力资源的风险 首先，只有领导层重视合同管理工作，才能从战略上引导合同管理工作，从大局出发预防和规避风险；其次合同管理人员业务操作能力和业务素质是更影响合同管理工作顺利开展的因素；最后是相关专业人员配备的充足性。在对合同管理岗位进行调查的发现，专门的合同管理人员非常医乏。 7.合同违约或纠纷处理不当的风险 合同双方在履行合同过程中，因自身原因主要是经济原因，或者是对合同条款内容理解有出入双方不能统一，造成供应方不能恰当地履行合同中规定的义务，是合同履行阶段最为常

6、见的风险之一。 4三、物资采购合同风险应对措施 1.强化签约前管理与监督 首先通过公开招标建立各类物资的定点供货商库，每类物资确定35 家定点供货商，对供应商进行首次遴选，其次在采购实施阶段，大金额的项目需进行公开招标，小金额的项目可选取定 3 家点供应商进行竞争性谈判，最终确定供货商。充分的前期准备工作可以提升采购管理质量。 2.严格进行合同内容管理 招标文件和中标或成交供应商的投标文件中既定的实质性条款不能做任何改动，所签合同要与其保持一致性。采购人必须无条件遵守政府采购法律法规，尊重依法产生的招标结果，尊重而不要挟供应商；供应商必须严格执行招标文件规定，不得再对设备配置、质量要求、售后服

7、务、付款方式等实质性条款进行协商谈判。 3.加强合同履约过程管理 合同纠纷是合同履约阶段主要的风险之一，合同纠纷处理措施中可以进一步明确部门和岗位分工。 4.完善合同管理流程 企业应根据合同管理内部控制的基本要求及日常业务中发现的问题，遵照采购合同的管理周期，改进和优化物资采购合同的管理工作，将合同前期准备、合同谈判、合同订立、合同履行、合同结算、合同归档分析等步骤纳入统一的合同管理流程中，从而提高合同管理的规范性和合同管理效率，降低合同管理风险。 55.加强合同的验收环节管理 一是引入专家力量，验收专家可以由采购人自行组织，也可以向采购管理部门组建的专家库抽取专家。二是可以考虑让采购项目的其

8、他竞标人提供专家参与验收，把握好了验收关，才能真正实现采购项目的完整性，也为双方依法维护自己的权益提供了保障。 6.合同管理人力资源控制 通过加强人员培训，学习政府采购法 、 招投标法及合同法等相关法律法规，使采购工作人员掌握在合同管理中应履行的职责、义务，签订政府采购合同应具备的法律条件，所应遵守的规范程序，政府采购合同变更与解除的前提、内容、要求、方法等政府采购合同方面的法规知识。 7.制定合同管理审计监督及绩效考评办法 要制定适合自身的合同管理审计监督办法，以开展合同管理审计工作，对合同管理工作的准备、谈判、拟定、签署、执行、变更、结算、归档等各环节业务状况进行全面审计监督，督查考评部门与合同业务管理相关的内控制度的完善程度及有效执行等情况进行监督、考核。 参考文献 1 沈敏.合同风险研究.成都：四川大学，2002：21-55 2 李天昊.电力物资采购过程中风险的产生与控制.电力技术经济，2005， （2） ：45-48 3 杜惠玲.浅论电力环保项目总承包采购风险的管理.广西电业，2006， （07） ： 31-33 6作者简介：许译文，现供职于西安市烟草专卖局后勤管理服务中心。