高校招生过程中的电子档案管理.doc

1、1高校招生过程中的电子档案管理作为高校招生办公室，其基本职责就是为广大学生、家长和学校提供满足他们对招生考试和招生录取工作需要的方便、快捷、周到的优质服务。身为高校的高考服务机构，其运作机制和管理方法的好坏，决定了其为考生和家长、高校提供服务的质量水平。 目前，高校招生办公室的档案整理工作分为两个大类：纸质档案和电子档案。纸质档案又分为日常公文档案和学生纸质档案两种。电子档案即考生录取时各省招生办公室通过全国招生录取系统向各高校投出的学生档案，档案上面详细记录了考生的基本情况、身体状况、家庭基本情况、高中的学籍、在校表现及各科高考成绩等。 高校招生档案的保管过程中，最重要的是保密工作，适当调整

2、档案保管过程中的保密程度是相当有必要的。根据国家制定的相关档案法规，结合招生工作的实际情况，适当调整招生档案的保密程度和管理过程中的管理制度，如，阅览制度、复制制度、保密制度、销毁制度等。对不同层次的档案借阅人员确定档案的利用范围，规定不同的审批借阅手续，由上而下建立严谨的监督机制，及时掌握档案信息变动，从根本上保障招生档案涉密管理的有效性、准确性和完整性。 1 招生过程中考生电子档案的保管和利用 电子档案与纸质档案有着本质上的区别，是现代档案管理发展的方向和趋势。考生电子档案是将考生的影像、文字甚至声音等信息转换为2符号或数码进行传输、存储，利用者需要相应的软硬件技术还原后才能查阅。电子档案

3、的形成阶段，招生工作人员就应该参与到应用设计中来，使形成的电子档案在应用过程中能按政策法规要求并能行之有效。电子档案形成后的使用过程中，招生工作人员要全程参与对其的应用管理，熟练操作系统，熟知在使用过程中发生的各种情况，积累经验，对档案管理应用的不足之处提出建议，及时进行合理化修改。 2 管理应用电子档案中的困难与挑战 科技日新月异的今天，如何保护和利用考生电子档案已成为招生一线工作人员思考和亟待解决的问题。 第一，电子档案的内容易于修改，且修改过后可以不易留下痕迹，虽说目前某些技术可以有效地防止修改、伪造电子档案，但仍要比纸质档案的内容发生变化的可能性大得多，在内容的稳定性上并不尽如人意。电

4、子档案还不具备特定的字体，个人可根据自己的爱好随意变换字体、字号，根本无法从字迹上分辨出其原始性，这就为判断电子档案的原始依据增添了更多不必要的麻烦。 第二，在电子档案建立的过程中，虚拟化的程序使得对其原件的界定难以实现。建立电子档案不一定像建立纸质档案那样，必须制定出一份原件来行使其应用职责，有时只不过是制作一个“窗口” ，将必要的信息收集起来集中在一起，并在需要的时候进行输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上进行应用，不同的管理人员也可以将其任意拷贝到任何计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。不同时间、不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分“原件”和“复制3件” 。 第

5、三，计算机的软硬件技术不断更新换代，迫使电子档案不断适应新的“生存环境” ，这种适应往往需要以自身结构、格式的变化为代价。 第四，电子档案不再有固定的存储载体，根据利用需要人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子档案，还需要定期进行载体转换、复制，以防止信息损失。一份电子档案没有了固定的载体，也就无法判定这份电子文件的原始性。 第五，目前，电子档案的签署技术还不能普及，我们还不能为每一份电子档案盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子档案是否为原件。 第六，采集电子档案的困难性。考生个人电子档案的建立与管理，不是只懂得纸质档案建立原则、方法和技术的招生管理人员所能够胜任

6、的。他们在完成电子信息档案的存储形式、传输及对电子档案的管理上，无法达到开发利用电子档案的目的。也并非是单单懂得计算机技术或数据处理的技术人员所能够胜任的。其盲点在于不能懂得电子档案的业务知识、管理环节和管理原则，不能理解保存电子档案的必要性，也就不可能采取一些必要的技术和措施来规范电子档案的管理。鉴于此，我们不能盲目认为，凡是从事管理纸质档案的工作人员都能管理电子档案；也不能机械地认为，凡是懂得计算机软硬件技术的工作人员，都可以管理电子档案。 3 解决问题的思路与对策。 电子档案与纸质档案相比有着截然不同的区别，这就造成电子档案4管理凸显的特殊性，并表现出发展的趋势和方向。 一是电子信息数码

7、化。电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等文件信息，转换为数码或符号，进行存储、传输，要通过相应的软硬件技术还原后才能获知。 二是档案管理的现代化。当考生将个人信息填写完整后，信息录入员便依据统一的程序、标准将考生信息输入计算机，经过计算机的数据处理、打印，考生对自己的信息进行核对签字确认后，形成有实际利用价值的二次档案信息，实现一次输入，多次、多种形式输出的目的，为下一步的考生在网上录取时的信息利用奠定可靠基础。 三是档案处理一体化。电子档案和计算机软硬件技术及相关设备的应用，有着密不可分的关系。电子档案的建立必须了解形成电子档案相关的软件和设备。电子档案的形成者和管理者要通力协作，才能

8、确保电子档案的可存取性、利用性、理解性。因此，在电子时代，档案一体化管理势在必行。 四是档案信息情报一体化。办公室工作的自动化和档案管理的现代化，使人们迫切需要社会信息“资源共享” ，于是招生战线电子档案管理的一体化发展趋势尤为突出，以计算机为中心的现代科学技术，为档案一体化管理提供了技术保证。 五是保管保存技术化。电子档案的保存要比纸质档案复杂得多。要考虑电子档案可存取性、利用性、理解性等，这就要求不仅要保存电子档案所表述的信息，还要保存相应的软硬件技术及背景信息和原始数据等。电子档案所依赖的计算机发展迅速，设备不断更新，软件技术日新5月异，其存储载体性也不甚耐久。给电子档案的保存带来诸多不

9、利因素，需要电子档案管理人员认真对待，具有一整套的对策、技术和措施。 4 探索档案管理规范化的路子 4.1 借鉴纸质档案的管理标准，尽快制定出电子档案的管理标准。一开始就应该充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、制度的建立，以防止电子档案在形成、使用、保存过程中遭受损失。我们要根据本部门的实际工作情况，认真研究弥补我们的实践少、经验不足等问题，尽快制定出与本部门相关的电子档案管理标准、法规和制度。 4.2 以人为本，锻造复合型招生档案管理人才。电子时代，电子档案的实质就是技术工程；电子档案管理实质上就是一项档案技术工程的管理。招生管理人员既要掌握本部门的业务知识，熟练掌握招生档案工作的基本原则和方法，又要熟练操作计算机软硬件技术等。招生工作者只有提高自身素质，努力提高自身的“含金量” ，才能应对招生工作的需要，适应招生事业发展的新要求。 （作者单位：中州大学 来稿日期：2013-02-18）