浅议人事档案管理工作的重要性及其发展现状.doc

1、1浅议人事档案管理工作的重要性及其发展现状人事档案是指在人事管理活动中形成的，记述了个人在国家机构、社会组织中的活动情况包括个人学习历程、工作经历、家庭背景情况、品德才能业绩等方面，同时以个人为单位集中保存起来以备查证的资料，传统上存在文字、表格、照片、录音及其他等形式。当下，我国正不断深入事业单位改革，在事业单位转制、重构、重组以及转型等新的变革中，经常存在大量的人员调整，而人事档案资料就是保证此项工作高效、有序以及协调运行的重要的基础。因此，进一步规范事业单位档案管理工作，加强档案管理人员素质和业务培养，吸纳现代化管理技术，对于推动我国事业单位建设和发展具有十分重要的作用。 一、人事档案管

2、理工作的重要意义 人事档案是汇集单位员工各方面信息的一个数据库，它为国家单位人力资源的管理工作奠定了重要的信息基础。而做好人事档案的管理工作，即围绕输入或输出人事档案信息开展的业务，同样为该单位的发展提供了重要保障。换句话说，做好单位人事档案相关工作，可以极大的促进人力资源管理工作，进而提高国家相关单位的核心竞争力。具体来讲，人事档案管理工作具有以下重要作用： 1.在现代劳动用工管理工作中的重要作用 对事业单位职工个人而言，人事档案管理部门可以根据个人人事档案，为单位员工办理和缴纳养老保险金、失业保险金；办理大病医疗统2筹，进行工资调整；办理职称申报工作；计算退休年限；为员工出具相应的证明材料

3、等。如遇到从事有毒、有害工作的员工，可根据其档案中的工作年限推算其提前退休的年龄。 2.在选拔和任用干部人员时的重要作用 人事档案中可以较为详细的反映每个人的学习经历、工作经历、思想品德、业绩表现、专长爱好等情况，是一个单位人事管理活动的主要对象和内容，是处理完毕的具有使用价值和保存价值的文件材料，是体现个人全面信息的具有现实性、真实性、动态性、机密性等特点的卷册。在考察任用干部时，是十分重要的参考资料，直接关系到有关干部选拔的正确性，国家相关单位的发展。 二、计算机技术在人事档案管理中的合理高效利用 从前传统的手填式纸质档案资料的管理，已经跟不上现代化社会信息资料的更新速度。而单位人员的不断

4、增加和流动，也导致了纸质档案资料录入工作量的日趋繁重。除此以外，由于纸质档案容易破损和变质，还提高了档案管理的成本。因此，随着计算机技术的普及和应用，档案管理工作的形势也在发生着日益变化，档案信息化建设正不断的融入到人们的工作中。 1.计算机技术的应用减少了人事档案管理人员的工作量 计算机技术的应用与发展使人事档案的建立从信息采集、确认、生成、归档、管理和利用的整个过程，实现了智能化、系统化与自动化，极大程度的缩减了人力资源管理部门以及相关工作人员的劳动负荷量，提高了单位人力部门的工作效率。可见，计算机技术与人事档案管理工3作相结合，是体现档案管理工作现代化、科技化和信息化的重要标志。 2.计

5、算机技术的应用简化了人事信息检索的难度 在我国，人事档案管理工作长期实行封闭式管理，加之传统的档案管理方法繁琐，操作复杂，导致档案信息不能很好的被用于发现人才和举荐人才的实际工作中。而信息检索却是计算机技术最基本的功能之一，检索人可以迅速的从人事档案数据库中查询相关内容，仅是依据不同的档案管理系统需要输入不同的检索关键词，有的以姓名检索，有的以时间来检索，有的则以档案编号来检索等。这样的操作，可以大大节约从头到尾找信息的时间。同时，档案所查阅的大部分内容更有利于发现人才，推荐人才，为人事决策工作提供重要依据。 3.计算机技术的应用提高了档案信息化管理的水平 由于工作单位几乎每天都会有新的人事变

6、动，及时收集新的档案信息，及时跟上信息变动脚步，及时录入人事变更内容，不断充实档案信息库，完善档案信息库，这就对人事档案管理部门及工作人员提出了更高的要求。由于计算机技术和软件的应用，减少了人事档案管理人员的工作量，为人事档案管理人员提供了更为充分的搜集人事信息的时间。此外，计算机技术的操作简便，更提高了相关信息的录入效率。 三、人事档案管理工作中存在的不足 1.缺少专业的人事档案管理人才 首先，由于新老工作人员更替、机构科室重组等原因，难免造成人事档案管理人员的岗位变动。而接任的管理人员往往没有经过专业的档案知识培训，仅能将相应材料装入档案盒，缺乏对档案重要性的专业认4识，不具备档案学、档案

7、管理学以及档案著录、标引、检索、修裱等有关档案管理的专业知识和基本技能，对档案材料的收集、管理、归档、装订等业务也不了解，严重影响了档案管理工作的水平。而在这些管理人员中，更有相当一部分人员缺乏对档案管理工作的系统规划，深深制约着本单位档案管理工作的开展。其次，由于档案管理信息化技术的发展，相关工作人员必须掌握现代化管理技术包括计算机操作、软件应用等，才能成为一名合格的档案管理人员并进行科学的档案管理工作。 2.缺少完善的人事档案管理制度 就目前情况来看，大部分单位并没有建立专门的档案管理领导小组，并定期对档案管理工作进行检查和督促，及时做好档案核查和修复工作。此外，也少有单位专门建立人事档案

8、管理的专门制度，针对人事档案的收集整理、鉴别归档、查阅更新等方面进行详细的规定，有的管档部门建立了制度也存在不执行或不严格现象，导致常常出现档案混乱，装订不完善，不能真实详尽的反映个人信息的现象。 3.缺少人事档案信息化管理下的保护保密意识 由于现代化技术的发展，针对档案管理所设计的软件也越来越全面和智能化，部分档案管理人员对计算机技术产生了依赖性，而忽视了纸质档案材料的重要性，降低了对档案信息的保护意识。需要强调的是，属于格外机密和重要的档案信息，相关单位仍应同时采用纸质档案管理的方式进行备案，以防止电子档案不慎丢失或损坏而造成的信息无法恢复。此外，由于互联网技术的发展，进行档案管理工作的人

9、员更要树立和加强保密和防范意识，以防一些机密档案内容从网络途径被窃取。 5四、对人事档案管理工作的展望 人事档案管理是一项政策性兼具系统性、科学性、专业性的工作，在每一个相关单位中，都需要领导与其他同事们的重视、支持和配合，这是人事档案管理工作更好的服务于本单位的重要前提。同时，给予人事管理部门相应的人力、物力、财力等方面的支持，也是加强人事档案的管理，推动人事档案管理工作顺利开展的重要保证。随着人事改革制度的不断深入，单位内部、单位之间、地区之间的人员流动也会越来越频繁，这就对人事档案管理工作提出了更高的要求。此外，如何将记录单位人员重要信息的档案资料合理的保存与利用，也更值得我们档案管理人员深思。但是，只要我们富于创新意识，勇于探索，敢于开拓，努力实践，就一定会把人事档案管理工作开展的更好。 （作者单位：张家口市宣化区人力资源和社会保障局）