简析高校档案社会化服务实现途径.doc

1、1简析高校档案社会化服务实现途径【摘 要】 高校的档案信息资源对于高校自身的发展、社会的发展都具有重要的价值，要达到社会价值最大化的目的，必须从“独享”转变为“共享” ，革新思想、实现服务多元化，整合资源、加大资金投入额，打造档案信息资源网上服务平台，增强档案管理的社会化服务能力。 【关键词】 高校；档案；信息资源；社会价值；共享；途径 高校档案服务社会化是档案研究的一个重要课题，之所以研究这一课题，主要是因为高校是设计文化事业性机构，高校档案信息资源的价值不仅体现在高校发展上，也体现在对社会发展作用上，后者也就是高校档案信息资源社会价值。要想实现这种社会价值，必须实现信息资源的共享，而这也是

2、本研究将要研究的问题。从收集到的资料来看，多数学者是从高校档案如何开展社会化服务展开研究的，而不是从档案信息资源的社会共享进行研究，这种研究带有一定的局限性，只停留在表面层次，没有上升到社会价值的高度。在研究当中，分析了高校档案信息资源社会价值的共享的背景，以及现在高校档案信息资源社会价值利用中存在的不足，对共享利用的实现途径进行了探讨。 一、高校档案信息资源社会价值的共享问题的形成 档案信息资源当中记载的是高校发展中的信息资料，这些记录不仅对高校发展具有重要意义，对于社会发展也具有重要意义。高校通过公共获取的方式，将这些档案资料提供给公众，这是档案管理社会性和文2化性的集中体现。与国外高校的

3、档案管理机构全面的向社会公众开放不同，我国高校在档案管理当中一贯奉行的是“独享” ，也就是高校在发展中产生的各种档案的价值，只能由高校自己利用，社会其他组织或公众很难有一个有效的途径利用高校档案资源。在这种情况下，高校的绝大部分档案信息资源被束之高阁，难以实现社会的共享，档案信息资源的社会价值及其实现受到很大影响，高校档案信息资源与公众之间形成了一条信息鸿沟。国外高校的档案信息资源基本上全面向社会开放，档案信息共享已经成为高校档案管理的共识，档案馆已经成为为高校职能机构及社会公众提供档案信息咨询和利用的服务性机构，在知识传播和文化普及当中发挥了很大的作用。比如说哈佛大学，在管理当中就将档案馆与

4、图书馆合并，全面向社会提供档案信息服务和信息代查服务，密歇根大学也将档案馆与图书馆合并，成立了综合信息服务中心，向在校及社会科研人员提供档案信息服务。借鉴国外在档案信息资源管理上的经验，我国也应该在档案信息资源利用上实现共享。如何解决高校档案信息资源社会价值的共享问题，已经成为高校档案管理中面临的一个亟待解决的问题。 二、高校档案信息资源社会价值的共享中的不足 1、传统档案管理理念长期存在 高校档案管理机构是高校档案职能机构的重要组成部分，档案管理理念是在长期的工作中共形成的一种工作理念，档案管理人员的档案观、价值观等存在着信息“独享”的思维。一些档案信息资源当中包含着的很多教学与科研成果，这

5、些成果是高校价值创造的重要体现，本身具有3很高的经济价值，作为这些档案信息资源的拥有者，处于保护学校利益的考虑不愿意将这些档案信息资源给公众利用。因此，传统的档案信息管理已经成为阻碍档案信息资源共享的一个重要障碍。 2、档案信息资源共享资金严重不足 档案信息资源的共享需要借助于一定的条件才能实现，这些条件的完善依赖于资金的充足。但是高校档案馆的主要资金来源是高校的拨款，本身档案馆就不具备盈利能力，对于拨款的依赖性更加明显。从各个高校的资金投入情况来看，资金投入的重点基本上都是在师资条件建设、师资力量提高等方面上，投入到档案管理方面的资金相对比较少，基本上只是维持档案管理部门的正常运转。而一旦实

6、现档案信息资源的社会共享，由此产生的各种服务及管理成本必然大幅度上升，以现有的资金情况来看，如果不实行服务收费，很难达到成本与效益的平衡。在这种情况下，一些高校采取了档案信息资源代查收费制度，但是在实践当中收效甚微。 三、高校档案信息资源社会价值的共享实现途径 1、革新思想、实现服务多元化 高校管理者在档案管理观念上必须进行革新，要站在档案的社会价值的高度来思考档案管理问题，只有这样才能从高校档案局部利用价值观念，转向面向社会的全局档案价值观念。这就要求高校领导要深刻的意识到档案信息资源的社会价值，并将档案的社会价值的实现作为档案管理工作的重要目标，在此基础上研究改进档案管理信息资源服务的具体

7、形式，实现服务的多元化。第一，继续强化传统的档案信息代查、档4案信息自查等服务，除了为查询利用者提供必要的查询场所、复印设备之外，在查询过程中还可以为利用者提供档案信息咨询服务，利用档案专业知识弥补代查和自主查询的不足。第二，开展档案综合服务，档案综合服务是指在为利用者提供查询、咨询、协助利用等全面的服务。第三，档案信息化服务，也就是利用信息化建设，将档案库中的信息资源转化为数字化资源，利用信息化平台为利用者提供自主、自助、在线服务，具体的建设在下面的分析中阐述。 2、整合资源、加大资金投入额 从高校管理实践来看，短时间内增加档案管理的资金投入是不太可能的，因为目前很多高校都背负上了沉重的债务

8、负担，高校发展资金本身就非常不足，在这种情况下在资金分配上肯定优先考虑能够直接创造价值的教育教学部门。要想实现档案信息资源社会价值共享，档案管理部门必须整合现有的档案信息资源和渠道资源，实现两种资源利用的最大化。在不增加管理和服务成本的情况下，最大程度的开展档案信息资源的对外服务工作。如定期公布一些可以公开的档案资料，让利用者能够自主查询。在保证资金充足的情况下，应该资源整合对象、利用主体、资源建设方案、管理评估等四个方面对资源整合的目标进行重新定位，明确本校馆藏资源的优势与特色，为社会发展及需求者提供更富有针对性的档案信息资源服务。 3、打造档案信息资源网上服务平台 高校要加大档案信息化建设

9、的投入力度，一方面，既需购置信息化建设所必须的各种设备，比如说计算机设备、机房建设、数据库管理系5统、扫描仪、缩微影印机等等，利用数字化技术将其转化为数字化资源，将高校的馆藏资源数字化，这样既利于馆藏资源的保护，又能为这些档案的利用创造良好的条件；另一方面，高校应该加强档案管理人员的信息化服务能力培训工作，在培训当中熟练的掌握和运用利用信息化手段提供服务的方法，熟练的进行纸质档案的数字化，熟练的使用各种信息化设备，为档案资源的信息化服务提供保障，增强档案信息资源的社会化服务能力。 总之，高校档案的社会价值共享是档案社会化发展的必然要求，也是高校作为一个知识转播机构应该具有的一项职能，高校在档案管理实践当中要重视和加强档案信息资源社会价值共享途径的探索，增强档案管理的社会化服务能力。 【参考文献】 1 倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究J.档案学通讯，2011（5）45. 2 任越.从观念到理论档案双元价值论的演变轨迹研究J.档案学研究，2012（1）33. 3 徐蔚.论高校档案的社会化与社会服务功能J.北京档案，2010（1）16.