1、1医院档案信息化管理初探随着现代医院信息化建设的不断发展,置身于医院信息集成系统中,医院档案工作者应该认识到医院档案和档案工作发生了深刻的变化。准确把握新时期医院发展的特点,加强医院档案管理,是医院档案实行现代化管理的根本任务。 一、医院档案管理中存在的主要问题 (一) 、对医院档案内容界定不清,管理范围不明。随着科技的进步,社会的发展,档案的内涵和外沿都在发生变化。特别是在医院,档案的范围由当初的文书档案、照片档案、病历档案、人事档案等发展到今天的科研档案、胶片档案、病理切片档案、各种设备检查的图文档案、实物档案、印模档案、声像档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等等。由于对纳入档案管理的内
2、容没有明确的要求,各医院根据自己的理解和实践在进行管理,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。 (二) 、医患关系的变化,使病案受到前所未有的重视。一方面由于医疗费用的普遍上涨,超出了普通群众的承受能力,患者对医院存在戒心;另一方面,常规意义的消费者观念被引用至医疗活动中,当治疗效果不甚理想时,就怪罪医院,要求赔偿。这其中病案往往成为双方争夺控制的焦点。病历的质量尚存在很大的缺陷。提高病案书写质量,完善病案管理也就成了迫切的任务。 (三) 、未将档案管理与医疗业务建设同步规划、同步发展。在医院2近期和远期规划中,一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规划,而对档案管理、
3、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中。造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。档案管理水平的滞后,必将影响医院管理水平的提高,影响业务技术的发展。(四) 、医院档案管理水平不高,现代化管理手段应用较差。随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用,医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少,基本还停留在手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集、利用和开发。 二、加强新时期医院档案管理工作。 针对在医院管理中存在的问题,结合我们的自身条件,逐步研究探索出了一系列新时期的医院档案管理的方式方法。 (一) 、重视人才培养,提高人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管
4、理水平。要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,通过专业培训、知识更新、进修学习等,提高业务水平,建立档案管理人才梯队,适应档案业务发展,推动档案管理水平的提高。 (二) 、重视档案的利用。档案管理的最终目的就是提供利用,因此,档案管理人员要树立服务意识,使医院的档案为临床医疗、教学、科研工作服务。同时,积极开展多种编研活动,对信息进行开发,编写各种专题汇编,为利用者提供多方面、有实效的信息。另外,还要加强档案利用反馈信息的管理,以满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,充分发挥其社会效益。 3(三) 、加强病案的规范化建设。档案管理必须强调制度化,病案是医院档案的重要内容。要加强
5、对医务人员病案书写的教育,提高对病案严肃性的认识,使医务人员从思想上予以重视,严格要求,养成严谨认真的工作作风。落实病案书写规章制度,加强病案书写规范化的培训,要实行专人负责。当前在病历书写中存在代上级医师签名的现象,反映了各级医师对病案书写的严肃性缺乏应有的认识,要强化管理抓落实。实行监督制度,对病历实行抽查,有奖有罚,要使职工明确病历既反映了一个人的敬业精神和态度,也反映了医疗质量的好坏。病历质量低下,很可能由此引起医患纠纷。 (四) 、开发档案资源,实现档案的现代化管理。档案资源的开发利用是档案管理的主要目的,通过深层次、多渠道地开发档案信息资源,提高档案的使用价值,为医院业务、医院管理
6、及患者服务。同时,通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益,提高档案在医院管理中的地位和作用,促进档案建设。要实现档案现代化管理。一方面要加强档案的保管设施,如设置专门的档案库房,配备必要的安全保管设施;另一方面要加强档案现代化管理,用计算机储存检索医院的各种门类和载体的档案,方便利用者及时查找、阅读,既节省时间也节省人力、物力和财力,提高了工作效率。因此,医院应充分利用计算机管理,实现档案管理的现代化。 三、以现代化信息手段加强医院档案管理。 新时期,我们充分利用现代化手段进行医院档案管理,它的优点主要有以下几点: 4(一) 、直接减轻了档案管理人员的劳动强度,提高了工作时效。传统的医
7、院档案管理工作存在立卷难和提供利用效率低下,查准率不高的难题。现代化信息管理手段的利用,免除了立卷归档、检索查找的繁难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了检索速度,将工作人员从人工直接建档的工作中解脱出来。 (二) 、利用档案资料方便,检索简便,准确率高。传统档案管理工作,不仅消耗大量人力、物力,而且档案信息含量与档案实体量的比值处于较低水平,现代化信息管理方法的应用,摆脱了以往的经验式管理模式,完成档案由案卷级向文件级管理的转变,将手工立卷变为微机自动管理,极大地提高了各类文书档案和病案管理与利用的质量、精度和效率,实现医院档案管理工作以及服务水平质的飞跃。 (三) 、有利于提高医院档案管理的
8、质量。档案的根本目的在于利用,需要提供可利用的档案,就必须有高质量高水平的文档卷宗。传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷,立卷人根据自己的理解来进行操作,其对立卷标准掌握的制度很难做到完全统一,这必然影响到案卷质量水准,传统的工作带来了许多不便。以现代化手段进行档案管理后,档案人员可以从繁琐的整理工作中解脱出来,可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上,从而提高医院档案管理工作的质量和利用效率,使医院档案的管理在提供利用服务的同时,能够发挥出更好的时效价值。档案管理现代化是解决日益繁重的档案管理任务与有限人力、物力和资源矛盾的最佳选择。档案工作人员必须认真研究实现档案管理现代5化的有效措
9、施,学习和掌握现代管理技术,采用现代化的设备对档案进行管理和开发,逐步实现文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的现代化管理方式。应用计算机数据库建立健全医院档案信息系统,提高档案信息的收集、储备、检索开发、利用的速度和质量。传统的档案管理对象以纸质载体形式为主,随着办公自动化和信息技术的发展,档案管理对象将转向电子档案中,可将档案信息的存储以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存储和利用。如医疗技术规范操作可集图、文、声于一体的多媒体表现,并进行每步动作的分解。近年来,我院投入大量资金建立了院内电脑网络系统,利用档案管理软件建立目录数据库,购置了笔记本电脑、摄像机、数码照相机、录音笔、光盘刻录机、多媒体设施等,极大地提高了档案的管理水平和提供利用的效率及效果。