1、1加强高校毕业生档案管理 为就业服务摘 要：近年来高等教育快速发展，招生规模不断扩大，每年毕业生就业、留学、求学深造的人也越来越多，毕业生档案在学生就业中起到了举足轻重的作用。如何加强高校毕业生档案管理，使档案这一最具说服力的原始凭证充分发挥作用，为学生就业提供参考，是我们亟待解决的问题。 关键词：毕业生档案 就业服务 随着近年来我国高等教育的快速发展，大学毕业生人数与日俱增，学科门类日益繁杂，大学生就业情况多种多样，无形中，使各高校的学生档案管理工作也进入了一个新的时期，带来新的挑战。如何加强学生档案管理，使学生档案做为学生寻求工作的有力信息资源，是我们亟待解决的问题。 一、加强高校毕业生档
2、案管理的必要性 高校学生档案由两大部分组成，一部分是学生高中时代转过来的学籍材料，另一部分是大学期间的学籍材料，包括大学期间学生成绩、学位授予通知书；社会活动表现情况，包括学生参与社团活动、志愿服务等经历；党团材料，包括入党、团发展过程中政治表现等思想状况的记录信息；奖惩情况，包括在校期间获得的荣誉及违纪旷课等处分材料；体检表等。这些看似简单的信息，承载着学生学业生涯的点滴，更是将来毕业就业的宝贵信息资源。所以，做为学校的学生档案管理工作，不2仅要做到材料齐全，更应注重信息的原姓性和真实性。 1.高校学生档案现状 目前，各高校的学生档案管理，基本上是先由各学院分散管理，在毕业生即将毕业之前，再
3、由各学院统一归到档案部门统一管理和传递。由于工作环节有限，人员专业知识缺乏、流动性大，忽视定期培训等原因，造成了学生档案收集不全、整理零乱，在多次交接过程中出现材料丢失、重复归档的现象，给学生日后的工作带来麻烦。 另外，学生档案没有统一标准，材料规格不统一，也是当前学生档案存在的问题。由于没有统一化的档案管理标准，使得学院对于学生档案的收集没有依据，造成各个学院的学生档案材料各具特色，标准不一。有的学院能把学生在校的各种表现真实详细地记录和整理，但有个别学院仅仅是提供学籍档案，个人鉴定公式化、千人一面，没有个性特征，不能如实地反映学生在校的全部情况，在材料的提供上，与用人单位期望相差甚远。档案
4、材料规格各异，使用纸张的材质规格各不相同，也是造成档案材料杂乱的原因，影响档案材料的使用效果和美观。 第三、学生本人对于档案意识淡泊，甚至认为档案无关紧要。有的学生入学就不上交高中档案，有些学生学习期间出国、工作等忽略自己档案材料的填充，造成档案材料存档不全，更有的同学在填写自己的信息时不认真对待，字迹潦草，填写不准确，给将来就业、晋级带来麻烦和损失。 2.毕业生档案为用人单位选拨人才提供参考和依据 学生档案真实地记录了学生学习期间的全过程，真实地反映了学生3学习成绩、社会活动能力、身体健康状况及思想政治表现，是用人单位对学生的最初印象，决定了学生的命运。另外，学生档案也是工作以后做为定岗、定
5、级、晋级、调动的凭证，是一个人学业生涯的“记录本” 。 二、采取有效措施，保证高校毕业生档案的完整性，为学生就业提供有力保障 1.加强内部管理，保障毕业生档案的真实性、完整性 首先，要规范档案归档内容标准，制定档案归档制度，建立一套统一完整的学生档案归档系统，使各学院收集学生档案有章可偱。统一档案纸张及格式标准，让档案看起来更美观更规范。加强各学院档案管理员业务培训，确保学生档案的真实完整。 2.加强宣传力度，激发学生自主意识 加强宣传力度，提高学生、学校相关部门对档案重要性的认识，毕业生档案作为学生踏上社会的敲门砖，关乎学生就业及今后发展，学校要在新生入学前通过宣传栏、学前教育等形式，对他们
6、进行档案宣传教育，让学生了解档案的价值和作用，认真对待自己的档案材料，做到填写认真、字迹工整、真实完整，只有积极主动地关注、配合档案的建立，才能最大限度地发挥档案的社会效益。 3.加强档案信息化建设，做到电子、纸质双轨制 建立高校毕业生档案管理信息化，可以有效提高档案的时效性、便捷性。由于高校历年来毕业生档案都是以纸质为主，纸质档案虽然是“唯一真实的原始性凭证” ，但对于高校与日俱增的生源来说，整理填充过程繁杂，查询起来更是无从下手。只有建立学生电子档案系统，使资4源共享，才能更好地发挥档案作用，为档案的整理、查询及为用人单位提供最便捷、最精准、最全面的毕业生档案信息。要选择一套软件兼容性好，
7、能够与其它学生信息软件共享的管理软件，这样可以通过数据转换达到资源共享，有利于提高工作效率。软件的选择应注重实用性可操作性，将档案信息以数字化、网络化的方式存贮和利用，实现纸质档案与电子档案双轨并存，信息资源高效共享，提高档案管理人员的工作效率和工作质量，搭建毕业生、学校与用人单位之间的沟通平台。 4.加强档案管理人员队伍建设，增强责任感和服务意识 目前，学生档案的管理人员多为兼职，专业性不强。建立一支高素质、具有高度责任心的兼职档案员队伍是做好毕业生档案工作的基础。首先，要注重培养学生档案管理人员的政治素质和工作责任心，提高他们的服务于就业的意识，将档案管理工作纳入学校的整体规划，定期进行培训和考核，其次要提高学生档案管理人员的业务水平，提高管理能力，认真把握毕业生档案收集、整理、移交、派遣的各个环节，并及时完成电子文档与纸质材料的统一，高质量高效率地完成毕业生档案的各环节工作。 在就业环境日益复杂的社会环境下，高校毕业生档案的管理工作正面临巨大挑战。如何做好高校毕业生档案管理，这一重要人生经历的凭证，档案工作者任重而道远。我们有责任有义务采取各种途径来加强档案的管理工作，为高校毕业生与用人单位之间搭建可靠、畅通的桥梁和纽带。 参考文献 51王玲.加强毕业生档案管理工作的有效途径J.兰台世界，2012（4）.
