1、1煤炭企业档案资源管理信息化在生产中的作用随着社会的发展及网络信息技术的广泛应用，煤炭企业档案资源管理的信息化已成为必然趋势。 一、煤炭企业档案资源管理信息化的必要性 随着经济的发展与社会的进步，煤炭企业不断加强自身改革与信息化建设。档案资源管理信息化是煤炭企业加强信息化建设的重要组成部分。档案工作是企业保管、收集及整理信息的中心。煤炭企业的档案资料包括地质报告、工艺流程图、设计图、材料参数汇总表等，对企业的发展以及新产品的开发具有很强的指导意义。在任务急而时间少的招标工作中，准确、快速的提供所需的档案资料，对煤炭企业具有至关重要的作用。因此，加强煤炭企业档案资源管理信息化建设，是煤炭企业加强
2、信息化建设的必然要求。 此外，实现档案资源管理信息化也是档案管理工作可以快速发展的要求。长期以来，煤炭企业的档案管理工作基本处于半封闭的状态，信息检索手段相当落后，企业的大量宝贵资源得不到充分利用，导致在生产过程中浪费大量的人力、物力，严重阻碍了煤炭企业的快速发展。因此，建立新的档案资源管理体制，实现信息化已迫在眉睫。实现档案资源管理的信息化可以大大提高信息检索及传递速度，由传统的单点传递转变为不受时间及空间制约的全方位无限点传递，有效提高了信息资源的利用率，节约大量的人力、物力，对促进资源共享及煤炭企业的整体2发展具有重要意义。 二、煤炭企业档案资源管理信息化在生产中的作用 1.有效提高煤炭
3、企业的决策能力 最近几年来，我国煤炭企业发展迅速，且跨区域的发展情形已成为一种趋势。这对煤炭企业的档案资源管理工作提出了新的要求。开展煤炭企业档案资源信息化建设，可以实现远程资源信息的传递与交换，企业可以更加快捷、方便、灵活地获取各类信息资源，增强企业领导者的信息量，对提高领导者的决策能力具有重要作用。 2.档案资源信息可以更高效的利用 通过建立档案资源信息化管理，可以更高效的发挥档案信息的价值。档案资源管理工作的核心在于提高档案信息的使用效率。通过建立信息化系统，利用计算机强大的检索功能，使档案的利用率以及管理决策率得到有效提高。 3.档案的管理质量可以显著提高 对于传统的纸质档案以及实体档
4、案来说，频繁的翻阅会大大影响其质量，缩短其使用寿命。尤其是较为重要的档案资源，借阅困难也限制了它的利用价值。目前，有大量的历史纸质档案资料没有进行电子备份，在一般的企业档案保管条件下，实体档案的储存周期以及寿命都较短。例如在建国初期的煤炭企业档案资料，纸质很脆弱，破坏很严重，因此，尽快实现档案资源管理信息化已经迫在眉睫。 4.实现档案与文件管理的一体化 通过档案资源管理信息化系统，煤炭企业还可以将文件等进行电子3备份、整理并归纳。将各个部门的不同类型文件分类归入档案资源管理数据库中，从而实现档案与文件的一体化。这样可以大大减少重复劳动、提高各个部门的工作效率。档案资源管理人员可以省去大量不必要
5、的文件及图像的扫描、挂接工作。管理部门可以通过该信息化系统了解各个部门的状态，并及时给于指导，从而可以实现档案资料的预见性管理，具有重要意义。 5.实现档案资源的全文检索 档案资料管理的根本就是对信息资源的管理。信息资源的时效及应用的广泛程度直接决定其社会价值。相对于传统的手段，现代化的电子信息化存储手段更加方便、快捷，更利于实现资源信息的社会价值。开展档案资源管理信息化以后，可以随时随地的检索查阅各类文件与档案，包括 WORD 文档，EXCEL 文件、CAD 图纸、各种格式的图片，甚至是经过扫描和数字化的纸质档案等。通过档案资源信息化系统，可以实现档案资源从“一库” （目录数据库）向“三库”
6、 （目录数据库、多媒体数据库以及原文数据库）的转变，把传统的档案室建立成为数字化、电子化、信息化的档案管理系统。这样，一旦井下生产的设备出现问题，工作人员可以不必再跑到井上的档案室查找资料，直接利用井下计算机登录档案资源管理系统，就可以快速地通过全文检索、查阅相关档案资料。这样可以以最快的速度处理井下事故，使企业减少损失。 6.实现档案管理自动化 实现档案资源管理信息化以后，可以将档案资源管理的日常业务，例如统计、借阅、编研、鉴定等工作全部通过计算机完成。可以快速方4便、不受时间地域的制约进行各种统计、打印、分析资料等工作，使档案管理人员从繁冗的工作中解脱出来，实现档案资源管理的自动化。 三、
7、实现档案资源管理信息化应注意的问题 1.应当使用标准化的档案资源管理软件 档案资源管理软件应满足国家对档案资源管理的要求及规范，且适用于煤炭企业的档案管理工作。当前，市场上存在很多此类软件，功能及技术水平存在着一些差异。因此，煤炭企业应根据需要配置标准化的档案资料管理软件。 2.保证档案资源信息安全 做好档案信息的保密工作，保证档案资源的安全性，是煤炭企业档案管理需注意的重要问题。档案管理应制定严格的档案、文件保密制度，保证企业的商业机密、档案信息不会外泄。此外，可以对档案管理系统设置防火墙和限制权限等，保证档案的安全。 3.加强档案资源管理部门的服务意识 档案资源管理需要增强服务意识，以服务于企业，服务于社会为宗旨，不断改革创新，拓宽服务领域，提高服务质量，努力发挥档案资源的社会价值，为煤炭企业的发展进步做出贡献。 总之，实现煤炭企业档案资源管理的信息化，可以更好的发挥档案信息的价值，使档案资料管理工作迈上一个新的台阶，对煤炭企业的快速发展和经济效益的提高具有重要意义。 （作者单位：山西省霍州煤电集团公司档案馆）
