1、1谈中学档案管理的信息化建设中学纳入九年义务教育体制，使我国的中学办学格局和建设规模都日益增大，这标志着我国国民对教育的重视，并最终会反映到国民素质的整体进步上。但与此同时也给档案管理者带来了巨大压力，当前情况下传统的档案管理观念和方式已经难以满足信息化管理系统建设的新形势。如何进一步发挥电子信息在档案管理中的作用，继而使中学档案管理成为服务学生工作的重要方面，是学校和相关部门亟需思考和解决的问题。 一、当前国内中学档案管理信息化薄弱的原因 在教育地位的日益提升和国家的大力扶持下，我国中学的信息化建设已经逐渐得到推广和发展。但是多应用在课堂教学、校内办公等方面，对于档案管理方面的应用依旧很少。
2、究其原因，主要有以下几个方面： （一）思想意识层面。由于中国传统观念对学校的功能仅停留在学习、升学等层面，对档案几乎缺乏意识。而多年的应试教育又仅强调学生的成绩、学校的升学率，这就导致学校领导和师生对档案信息化建设工作缺乏应有的重视和规划，将大部分精力和时间都花到了教学管理上。特别是在中学经费普遍不高的情况下，大部分学校都没有给档案部门足够的资金、设备的支持，部门设置不全、人员水平参齐不齐、基本的网络化难以实现，档案信息化建设只能成为一纸空谈。 （二）技术层面。不同于国外已经较为成熟的档案管理体系，我国2尤其是中学的档案管理尚处于起步阶段，虽然网站运转及信息存贮技术已经变得较为低廉和便捷，但是
3、具体到学校的档案管理中，部分学校由于缺乏相应的资金支持不能寻求专业的技术公司，只能依靠自己内部人士进行探索，由于大部分职工并不是专业人员，缺乏相应的技能，会出现浏览信息有限，甚至在收集、存储、传输过程中造成信息的丢失等。不少学校对于信息化建设的理解还处于较低水平，认为只要把纸质的信息输进电脑中就是实现了信息化，对于档案的归类和查阅等还停留在手工操作和单机归档阶段，信息与档案相对孤立，无法真正实现信息化具有的交流和共享功能，无法形成一个有机的整体。此外，国家和学术界至今未能对档案规划做出一个标准，这就使得各学校在档案建设过程中只能自行摸索，规范化和标准化缺失，存在着一定的盲目性。 二、如何实现中
4、学档案管理的信息化建设 （一）加强档案基础建设。学校领导应该从思想上认识到档案工作的重要性，把档案信息化纳入到学校现代化的整体规划中，保证档案基础建设的顺利开展。具体措施有以下几点：1，制定规范的规章制度，使相关人员能够有一个实行的参照。目前国家虽然还没有推行一个详细的标准，但是各校可以借鉴比较成功的例子结合自己学校的实际制定出切实可行的制度体系，对于档案从产生到保存或销毁的过程都要全程监管，特别是对于电子文件的管理制度一定要责任到人。2，推行办公自动化。信息化是以计算机运行为前提的，文书档案在建立、接收、审核中都需要用计算机，计算机自带的检索工具可以方便快速地完成档案的查找、删改，可以有效提
5、高档案的管理效率。3，加强电子档案管理。电子档案3的设立是以学校的实际情况或已有的纸质资料作为依据的，在信息上要保证其真实性，可以从形成、收集、鉴定等流程上全程监督指导，在此基础上可以适当拓宽收集的内容，使得资料更为丰富。 （二）提高档案管理的数字化程度。数字化程度是档案管理的基础内容，也直接代表着信息化建设的水平，然而在大多数学校中还只是把纸质信息转化为数字信息，水平较低。当然考虑到目前中学资金不足、专业人士缺乏的现实，要求所有中学都实现最高水平的数字化也不可能。因此可以选择利用率较高、重要性较突出的档案优先管理，如学生的学籍档案、教师考核、课程设置等。不同于传统档案的管理方式，信息化建设应
6、该做好目录、检索建设，以音像、光盘、文件夹等形式将数据永久保存，并依托网络实现数据资源的共享。目前大部分学校都已经建设了自己的校园网，可以将这些资料链接到相关网页，使之成为数字化系统中的一个子系统，从而形成一个立体的信息网络，提高数字化程度。 （三）建设一支高素质的档案管理队伍。档案管理虽然依托计算机和网络，但归根结底依旧需要人员对其操作，并且对从业人员的素质要求非常高，既要有专业的档案分类、管理经验，还需要具备计算机操作、数据库管理、网络建设等相关技能，而我国目前并没有相应的课程设置。因此档案工作人员要锻炼和提高自身在电子环境下工作的能力，加强专业技能的学习，如参加计算机技术知识、网络基础知
7、识、信息管理技术等培训，全面提高自身的文字能力、综合分析能力、计算机应用能力，使自己成为档案信息化管理的全面性人才。学校应该建立完善的档案人员培训和考核制度，有计划的对其进行深造教育，更新其知识结构，提4高其专业技能，督促其认真学习，努力工作以适应新形势下对人才的新要求。此外，与其他职业不同的是，档案工作对人员的道德素质要求极高，在档案管理中经常会遇到一些涉及个人隐私或机密文件的重要信息，这就需要档案工作人员能够有坚定的政治责任感和高尚的道德素质，防止出现贩卖或利用这些信息从事一些对他人不利的非法行为。学校和相关人员要从思想上、行动上对档案工作人员进行教育，使他们能有较高的思想政治觉悟，政治敏
8、锐性和鉴别力，从而建设出一支高素质的档案管理队伍。 （四）要做好档案的安全保护工作。随着档案信息化建设的发展，档案的安全问题成为不可忽视的一个重要方面。其中最为常见的是档案信息的丢失和档案信息的泄露。工作人员的操作失误、计算机的故障、网络黑客的攻击等因素都可能导致文件在运行中丢失或者损毁。此外档案信息中有些是公开的，有些是需要保密的且有秘密、机密、绝密等严格的等级划分，如果这些信息遭到泄露或者丢失，对学校将造成重大损失。为了解决以上问题，从业人员需要提高自己的业务水平和职业道德素质，避免因为个人原因造成的文件损失。合理安全的规章制度，保证信息系统在一个安全有序和逻辑严密的流程中运行。针对网络攻击，可以引入科学有效的网络安全措施来应对，提高网络系统的抵御性，同时应该做好备份，当意外事件出现时可以立即启动备份文件，恢复档案信息的正常工作，减少不必要的重复性劳动。 （作者单位：甘肃省张掖中学）
