对企业档案管理工作的探讨.doc

1、1对企业档案管理工作的探讨摘 要：档案是人类认识世界以及改造世界的智慧结晶，人们在社会的实践活动中所形成的各种有价值的事实、成果以及理论都记录在档案中，企业的档案记录了企业发展的历史，因此做好企业档案管理工作非常的重要。本文首先对企业的档案管理工作进行了概述，分析企业档案管理工作中存在的问题，并提出有效进行企业档案管理工作的策略。 关键词：企业档案 档案管理 创新性策略 档案可以记录古今的经济、政治、文化以及科学等各方面的知识。随着我国社会生活的发展与进步，我国的档案工作的范围也在逐步的扩大。企业的档案是一种信息的资源，同时也是企业各种信息和载体的统一体。如何有效的加强企业的档案管理工作，对于

2、企业具有十分重要的作用。 一、企业档案管理工作的概述 1.企业档案管理工作的主要内容 随着企业现代化的发展，企业的档案管理工作的范围也逐步的扩大。要想做好企业的档案管理工作，首要问题是掌握档案管理工作的主要内容。包括利用科学的方法对各种类型的档案进行归类以及整理，同时收集企业的各种信息、整理信息并鉴定信息，并对收集的各类信息进行整编，达到有效利用并统计信息的目的。档案管理中的重要环节是档案的编研工作。企业的档案的管理工作可以有效地促进企业信息的交流与建2设，可以推进我国现代化企业的建设。 2.企业的档案管理记载企业的发展进程 企业档案的档案是指与企业发展活动相关的各种文字资料以及媒体形式的资料

3、等。其中包括各种图纸，技术标准、规范、文书档案、科技档案、财务档案、设备档案等所有企业相关的凭据以及原始资料和数据等等。对企业的所有有价值的资料进行整理和归档，可以保证企业中各种原始资料的完整性、历史性以及可追溯性，同时也可以为企业的良性发展提供有价值的依据。 3.企业档案管理工作创新是企业发展的基础 档案管理工作的建设是国家信息化工作中的重要组成部分。丰富的企业档案信息资源是企业发展和创新的基础，而档案信息的数字化的建设是企业档案建设创新的核心内容，做好企业档案管理的工作对于促进企业经济的全面发展具有非常重要的意义，通过对企业档案的管理工作，把与企业发展的有用信息进行汇总，并为企业的经济发展

4、和社会的发展提供依据并提供服务。 二、企业档案管理工作中存在的问题 1.从事企业档案管理人员的素质有待提高 企业档案的管理人员的素质是档案编研工作的重要因素。档案的管理工作要求档案管理人员掌握一定的档案学基础理论，同时还要有档案管理的基本常识，有捕捉档案管理信息的能力，同时也要有鉴定的档案信息的能力。而在实际的工作中，很多企业中从事企业档案管理的人员的专业水平以及日常的工作态度有所欠缺，或者有些管理者对企业档案3的工作认识不到位，缺乏创新的精神和现代化的管理设备等，跟不上时代发展的要求。此外，在企业档案的成果编研的过程中，需要查阅很多的档案资料，没有专业技术的档案管理人员将会影响到档案管理工作

5、的质量。 2.企业档案的分类结构不合理 虽然现阶段很多企业重视了档案工作，并进行了档案编研工作，但是仍然存在着一些分类上的问题，包括企业收集的档案门类不够多、档杆结构不够合理，以及档案质量不高等现象。这些现象严重的影响了企业档案的编研和整理工作。此外，很多企业的档案部门缺乏编研的经费，没办法及时的出版档案编研的成果，这也就影响了对企业信息研究的时效性与推广性，同时也影响了档案编研的成果的广泛利用。 3.企业档案的利用率较低 由于企业的档案关系的企业的各个时期的历史以及发展状态，因此具有一定的保密性。只是专门的为企业的研究者提供相关的服务，这也导致了企业档案所编研成果的利用率较窄，编研成果不会被

6、大量的出版。此外，有些企业的档案部门对各种载体以及不同类型的文件归档率都不高，档案保管的措施不到位等，也最终导致了企业档案的寿命被缩短，甚至出现了丢失和损坏的危险。 三、企业档案管理工作的创新策略 1.推进企业档案数据库的建设工作 企业的档案是企业信息的资源，可以为企业的发展建设工作提供信息和保障，同时也可以宣传企业的业务等提供信息的保障。企业档案的4数据库是网络信息资源的存储区域，要实现数字化的档案管理工作就要加强数据库信息的建设。尤其加强文件目录数据库的建设工作，开展企业档案资源的数字化建设，同时建设高质量的信息数据库。企业的档案工作部门要及时的抓住企业档案信息化建设的大好时机，全面开发档

7、案信息资源的利用工作，推进档案数据库的建设，积极探索新信息时代企业档案管理的工作思路，开创档案工作的新局面。在管理工作中，充分利用网络技术手段来整理档案，可以降低企业档案整理和归档的工作量，减少工作人员的手工操作，为提高企业档案管理工作的效率而起到重要的作用。 2.企业档案信息化设备建设工作 要使企业的档案管理工作跟上时代发展的步伐，首先就要对企业的档案进行信息化的管理工作。要加强企业档案库房的建设、档案检索工具的改造，同时也要进行企业档案管理的各项规章制度的建设。尤其要加强且档案管理的现代化基础设施的建设，使企业的档案信息应用系统的软件进行管理，并推进计算机管理的档案的进程，最终达到提高企业

8、档案信息化管理的水平。除了档案信息化的建设，还通过软件系统对企业所有的档案进行收集、整理、以及鉴定和统计工作，实现档案工作的自动化。此外，更要加强企业档案管理的网络建设工作，以档案部门为中心，覆盖归档单位的应用系统。 3.在企业档案管理的服务方式上创新 企业档案的管理条件和方法随着信息技术的发展和广泛应用在逐步的改善，而且利用的范围越来越广，与此同时还要注意档案管理的服务5方式的改变和创新。要让企业的员工熟悉并了解档案工作，加大宣传的力度，扩大档案工作的知名度，宣传档案管理意识，逐步建立起互联网的档案服务体系，实现多渠道和多途径的服务。要对企业中的各种档案信息资源加以分类和分析，做到准确而及时地满足人们对档案信息的需求，通过服务上的创新来挖掘出企业档案信息的资源，以提高档案工作服务的及时性。 参考文献： 1张东梅，刘云芹.浅议如何发挥档案编研成果的作用J.科技促进发展（应用版）.2010，10. 2解果梅.浅析新形势下的档案管理J.山西档案.2011，01. 3杨南雁.企业档案编研工作的探讨J.新疆石油科技.2011，02. 4王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略J.档案学通讯.2011，06.