Excel在会计日常工作中的运用.doc

1、1Excel 在会计日常工作中的运用提要 Excel 的功能越来越强大，但很多会计人员对其了解却很有限。本文试图通过列举笔者在工作中运用 Excel 的两个例子，说明 Excel对于会计工作的重要性，希望引起广大会计人员及会计专业学生对 Excel的兴趣。 关键词：Excel;会计工作;函数;VBA 中图分类号：F23 文献标识码：A 收录日期：2015 年 11 月 27 日 Excel 具有强大的表格处理功能，可方便地进行排序、筛选、汇总等操作;具有丰富的函数，可快速、准确地进行复杂的数学计算;可与 VBA结合进行二次开发，增强 Excel 的自动化能力，高效地完成大量重复的工作。会计特别

2、是成本会计的大部分工作都和处理与分析数据有关，如果能熟练地运用 Excel，就能大大减轻工作量，显著提高工作效率。但目前很多会计工作者对 Excel 的运用仅停留在制表、排序、用公式计算以及 SUM 函数等简单函数的运用上，而对于 ROUND、IF、VLOOKUP 等对于会计而言简单有效的函数知之甚少，对于 EXCEL VBA 更是闻所未闻。 下面笔者以个人所得税的计算为例，介绍一下笔者在十多年来的工作中常用且比较简单的三个函数;以盘点卡的填写为例介绍一下 EXCEL VBA 在会计工作中的运用。 一、运用函数计算个人所得税 2（一）用 VLOOKUP 函数汇总工资及奖金。在工作中工资与奖金通

3、常是分开发放的，假设相关数据分别存放于“工资” 、 “奖金”表中，在计算个人所得税时首先要将工资与奖金相加，当工资表中人数很多时，此项工作量就会很大。VLOOKUP 函数可以帮助我们快速准确地完成此项工作。（表 1、表 2） （为方便起见，本例工资表做了简化处理，仅有三列内容，其中工资为已扣除“五险一金”个人负担部分的工资额。 ） VLOOKUP 函数的语法是：VLOOKUP（查找值，查找范围，查找列数，精确匹配或者近似匹配） 。根据“查找值”参数，在“查找范围”的第一列搜索“查找值” ，找到该值后，则返回值为以第一列为准、往后推数“查找列数”值的这一列所对应的值。最后一个参数如果为 fals

4、e 或 0，则返回精确匹配，如果找不到，则返回错误值#N/A;如果为 TRUE 或 1，函数 VLOOKUP 将查找近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于“要查找的数值”的最大数值;如果省略，则默认为近似匹配。笔者在工作中所用到的都是精确匹配。如表 3 所示，在“工资”表中增加一列“奖金” ，在 D2 单元格中录入“=VLOOKUP（B2，奖金！B$2：$C$4，2，FALSE） ”就可以把相应工号的奖金值取过来，再增加一列“合计” ，工资与奖金的汇总工作就完成了。 （表 3） 需要注意的是“查找值“必须唯一，不能重复，否则取数会出错。就本例而言，如果以“姓名”作为“查找值”

5、，两个“张三”取到的都将是第一个出现的工号为“001”的张三所对应的 800。 （二）用 IF 函数计算个人所得税。目前，工资、薪金所得适用七级超额累进税率，免征额为 3，500 元，税率表如表 4 所示。 （表 4）从税率3表中可以看出个人所得税的计算非常麻烦，但在 Excel 中仅用一个简单的 IF 函数就可以快速准确地计算出个人所得税了。 IF 函数的语法是：IF（条件，结果 1，结果 2） ，用于对数据进行判断处理，条件满足则输出结果 1，不满足则输出结果 2。首先，简化一下个人所得税的计算，以便理解这个函数。假设个人所得税的税率只有一级 3%，免征额为 3，500，沿用上例只需在 F

6、2 单元格中录入公式“=IF（E23500， （E2-3500）0.03，0） ”即可计算出个人所得税。（表 5） 而对于目前实行的七级超额累进税率，就要用 IF 函数的嵌套使用来实现了。在 F2 单元格中录入公式“=IF（E2-3500）=0，0，IF（E2-3500）=1500， （E2-3500）0.03，IF（E2-3500）=4500， （E2-3500）0.1-105，IF（E2-3500）=9000， （E2-3500）0.2-555，IF（E2-3500）=35000， （E2-3500）0.25-1005，IF（E2-3500）=55000， （E2-3500）0.3-275

7、5，IF（E2-3500）=80000， （E2-3500）0.35-5505， （E2-3500）0.45-13505） ） ） ） ） ） ）”即可方便地计算出个人所得税了。 （三）用 ROUND 函数对个人所得税的数值进行四舍五入处理。从表5 中可以看到，计算出的个人所得税为四位小数，如果将显示位数设置为两位（即精确到分） ，就会出现以下结果：38.35+90.02=128.37，但合计却显示 128.36，虽然只是一分钱之差，但在会计工作中是不可接受的。4可用 ROUND 函数来解决这个问题。 （表 6） ROUND 函数的语法是：（要四舍五入的数字，要保留的小数位数） 在简化税率的那

8、个例子中将公式改为=ROUND（IF（E33500， （E3-3500）0.03，0） ，2） ，合计数就变为128.37。 二、运用 Excel VBA 填写盘点卡 VBA 是 Visual Basic for Application 的简称，它应用了 Visual Basic 的语言结构，并紧密地与各种应用软件整合在一起，组成一个开发环境。当 VBA 被加入到 Excel 软件后，就成了 Excel VBA，它更加易于学习掌握，即使是没有任何编程经验的人也可通过自学加上 Excel 的宏“录制功能” ，运用 VBA 在 Excel 内开发出功能强大的自动化程序，完成例行的重复性操作，以节省

9、人工操作时间并避免错误的发生。以下以盘点卡的填写为例做简单介绍。 首先，创建“盘点卡.xlsm”工作簿，在“Sheet1”工作表中录入表7 的内容;创建“盘点清册.xlsx” ，在“Sheet1”工作表中录入表 8 的内容。 （表 7、表 8） 其次，同时按下 ALT 和 F11 键，就可进入 VB 编辑窗口，点插入-模块，然后录入下面的代码并保存： 5注：代码中逗号后的汉字为对这一行代码作用的说明，只是便于读者理解，在程序中是不起作用的，可以不用录入。 最后，运行子过程/用户窗体，即可将盘点清册中的内容快速准确地填写到盘点卡中，将其打印出来，再送到文印店进行切割，盘点卡就制作完成了。当物料有成千上万种时，手工填写需要一两天的时间，而用这个程序几分钟就可以完成了，EXCEL VBA 对于提高工作效率的作用由此可见一斑。 （表 9） 主要参考文献： 1魏汪洋等.零点起飞学 Excel VBAM.清华大学出版社，2013. 2文杰学院组.Excel 公式与函数案例速查手册M.机械工业出版社，2014. 3李志辉，王珏.商业银行信息科技外包风险管理研究基于Excel 逻辑函数的应用J.国际金融研究，2014.3.