城建档案管理的有效策略.doc

1、1城建档案管理的有效策略摘 要：城建档案属于城市非常关键的可再生资源，是城市发展的见证，但是，城建档案管理质量和效率不容乐观，仍然存在诸多问题，在很大程度上影响到城建档案工作的持续发展。新形势下，必须要不断创新城建档案管理工作，不断提升工作质量，以充分发挥该项工作的作用。本文阐述了城建档案管理的功能，指出该过程中存在的主要问题，提出城建档案管理的有效策略。 关键词：城建档案，档案管理，功能，问题，策略 自从对外开放开始，历经 20 几年的发展，我国城建档案工作已打造起和城市建设相匹配的档案体系，同时，相关管理工作变得更加规范、更加科学，并且其所具有社会功能同样获得充分的体现。然而，对于现阶段的

2、情况而言，城建档案管理过程中仍然存在一系列的问题，管理水平有待提升，服务意识有待于加强。鉴于这一个方面的原因，本文分析了城建档案管理的功能，指出管理面临的问题及其有效策略，以期为做好城建档案管理工作提供指导和借鉴。 1 城建档案管理所具有的主要社会功能 第一，服务功能。开展该项工作旨在提供利用，为城市建设提供服务。第二，保障功能。管理机构应当按照当前的相关律法，编制具有较高可行性的规章制度，从而使该项工作顺利进行。第三，跟踪功能。同步管理项目建设方面的档案资料，是政府的其中一项要求，即档案工作2应当和项目建设保持统一节奏，具有承上启下的作用。第四，监督功能。如果想将该项工作做好，必须先完善管理

3、机构及其制度，这属于该项工作的基础条件，监督该项工作的相关大政方针的具体落实状况，还涉及到资金来源、人员配备等方面内容，要是缺少管理机构，则根本不能形成完善的制度，同样就不能有效搜集与应用档案。 2 现阶段城建档案管理过程中面临的主要问题分析 2.1 收集与处理档案缺乏足够的规范 研究发现，现阶段城建档案收集来源非常不均衡。首先，从总体而言，收集的地下资料相对较少，而地上部分相对较多。具体的工作过程中，相关管理机构无法收集到全部的城建工程档案，或多或少有所遗漏。其次，从管理权限的层面进行分析，建设系统工程档案资料收集相对较多，而工程档案以外的其它资料却很少。再次，从分类大纲的层面进行分析，有的

4、档案收集具有漏项，有时候还有空白部分。 2.2 收集方法单调 档案利用率相对较低，具体的现实中，城建有关方对相关档案缺乏充分的认识，要是用不到，根本不会去进行查阅，这样就使得档案利用有限，无法充分发挥其功能。具体来说，纸质档案所占比例较高，而电子档案等特种载体档案所占比例相对较少，无法充分迎合信息化建设的需求。 2.3 收集内容失真 部分收集到的城建档案由于一些工程施工单位的资料员缺乏责任心，收集到的档案资料不完整、不规范，个别单位甚至涂改原始档案中的内3容，造成档案资料的不真实性，给今后档案提供利用造成隐患。 2.4 缺乏足够的专业人才 毋庸置疑，档案管理离不开大量的专业人才。然而，通过研究

5、现阶段一些城市的城建档案管理不难发现， 城建档案队伍中具有专业技术的高素质人才较少，具有信息技术、档案管理能力的综合性人才更为稀缺。因此，根本无法满足今后的发展需求。 2.5 信息化硬件投入有待加强 现阶段，城建档案信息化建设过程中，在配置硬件、网络连接方面相对落后。我国许多实力较强的图书馆档案管理部门之中，该项工作已完全通过信息化方式进行管理。然而，在城建档案管理方面，档案信息化、数字化工作才刚刚开始，目前根本无法满足信息化快速发展的要求。3 城建档案管理的有效策略 3.1 领导重视，加大经费支持力度 城建档案属于城建项目的资料，属于建筑文化的有机内容之一。各级建设主管机构的领导均需要充分认

6、识到其重要性，加大关注力度，将该项工作归进城建发展规划之中，通过认真细致的探讨，编制相关政策制度，以推动该项工作不断向前发展。主动向上级争取城建档案管理方面的支持，加大资金支持，努力争取城建档案管理工作机构的编制，与编委等机构弄明白该项工作的价值和意义，始终对该工作保持高度的重视。另一方面，建设行政主管机构应当积极把该工作纳进绩效考核的范畴，省级有关机构应当不断优化城建档案馆目标管理制度。应当构建起4科学合理、系统全面的激励机制，利用这种方式，切实强化内部管理，最大限度地激发相关人员的主动性，从而推动该项工作不断向前发展。 3.2 加大力度开展执法检查工作 重点推动城建档案工作法治化，在此基础

7、上，应当根据相关律法以及档案的职能要求，切实强化对相关执法队伍的建设，不断加强对该项工作的执法监督，使相关工作人员的执法能力与水平不断提升，实施专项执法检查活动，进一步提升整个社会的档案思想与法制理念，努力提高依法管档、依法行政的水平。 3.3 推动该项工作的信息化进程 按照信息化建设需要，充分发挥当前的现代化设施，构建起城建档案平台，减少归档时间，进一步提升档案的时效性、全面性、可靠性与利用率。对于城建档案馆来说，其基础工作是管理档案，唯有具有全面、高质量的馆藏档案，才可以推动城建档案馆不断发展，使城建档案的功能得到有效发挥。另一方面，当前我们已经进入了一个信息时代，城建档案工作也会进入新的

8、阶段，积极开发这方面的信息资源，尽可能的将服务领域拓宽。在通过传统方式开展档案管理工作的前提下，不断把各种信息技术引入该项工作之中，使得信息技术能够应用到管理的每一个环节。 3.4 更新理念，不断提升服务意识 相关工作者应当尽快更新自己的思想观念，应当形成“锐意进取、建功立业”的思想，在实践中逐渐拓宽档案服务领域，同时不断对服务机制进行改善，进一步提升服务效果，科学合理的推动城建档案馆管理5机制的改革，切实强化内部管理，并且还应当制定科学合理的竞争机制，以最大限度地激发工作人员的主动性与热情。该项工作的宗旨是提供服务，属于城建档案馆健康持续前进的保障。作为城建工作的有机内容之一，城建档案工作主

9、要是从城建之中而来，并且还能够服务于城建工作。因此，相关工作人员应当积极主动，亲身到一线开展工作，积极到建设部门为他们提供帮助，指导他们开展该项工作。除此之外，还应当树立起客户至上的理念，尽快弄清楚利用者的具体需求及其心理，深入加工城建档案，不断创新服务模式，从而能够为城建工作提供高效优质的服务。 3.5 推行目标管理，进一步规范档案资料的收集和管理工作 第一，对于城建档案馆来说，主要应当收集的档案包括，基础设施项目、市政项目、建筑项目、园林与景区项目等，以及军事工程（其中不包括军事管理区与禁区，包括穿越市区的地下管线等的具体部署等） 。第二，切实强化管理，提高规范化程度：首先，认真细致的对城

10、建档案进行分类，严格控制关口，明确层次，充分确保档案质量与数量等方面的高度一致，防止各种无用资料进入，其次，不断改善档案收集、整理等环节的操作步骤，灵活应用多种方式开展工作，进一步提升管理质量，再次，切实强化对该项工作的督查，发现问题及时整改。 4 结语 综上所述，城建档案管理发挥着非常关键的作用，为解决管理工作中面临的问题，应当重点把握以下策略：领导重视，加大经费支持力度；推动该项工作的信息化进程；加大力度开展执法检查工作；更新理念，6不断提升服务意识；推行目标管理，进一步规范档案资料的收集和管理工作。 参考文献 1李璐璐.浅谈如何加强城建档案的管理J.兰台世界 2014 年第08 期：17-19. 2吴瑞香.浅谈如何加强城建档案基础管理工作J.黑龙江科技信息，2012 年 09 期：32-34. 3王薇.浅谈加强城建档案管理的有效措施J.城建档案，2013 年第 07 期：67-69. 4郭丽华.关于加强城建工程档案归集管理之浅谈J.城建档案，2014 年第 09 期：43-45. 5赵爱华.浅谈优化城建档案管理的主要途径J.办公室业务，2014 年第 05 期：29-31.