对档案数字化加工过程质量控制探究.doc

1、1对档案数字化加工过程质量控制探究摘 要：信息时代的计算机技术的快速发展，给档案数字化建设提供了重要的技术基础支持。本文将针对档案数字化加工过程质量的控制进行阐述，从当前档案数字化发展中出现的问题分析，并提出相应解决措施。希望能够对档案数字化建设提供一定的帮助。 关键词：档案数字化加工；质量控制；改进措施 随着计算机技术与信息化浪潮的发展，各类档案机构也开始向信息化管理转变了，试图结束信息技术的力量来进行档案数字化管理，从而更好的进行档案查询、存储与利用。就目前的档案数字化发展现状来说，各类档案机构都处在摸索的阶段，其中也有部分成功了，但是从档案管理整体来说还是有所担忧的。档案数字化的质量对于

2、档案数字化的建设来说非常重要，质量的好坏将直接影响到档案机构对档案的资源管理、档案利用情况，所以说，我们必须加强对档案质量的管理。那么，怎样才能够在快速发展的档案数字化中保证数字化的质量？如何提高数字化资源的利用也是我们所要面对的问题。 1 质量控制的内涵和意义 何为质量控制？其指的是人们为了确定实行的某一事物或者是服务能够满足规定的要求而必须进行的有计划的系统活动，为了使“产品”达到质量标准所采取的一系列措施。档案数字化建设过程当中档案数字化的质量的好坏会直接影响到档案信息的服务质量与档案机构的整体形2象。 在档案数字化建设过程中采取质量控制能够有效的为档案数字化建设提供出一套具体的完整的管

3、理计划，从而进行规范性的操作，保证档案的数字化加工中每一步都是科学严谨的。这样对于提高档案数字化加工的整体质量水平起到了重要的推动作用。 2 档案数字化加工过程质量控制的重要性 2.1 档案数字化质量的直接反映 档案信息化建设工作情况可以说是通过数字化质量来反映出来的。在目前社会上，档案工作并没有得到很大的认同，因为档案工作并不能够直接给人民群众带来价值，所以档案工作非常容易被人们误解与忽视。如果说档案的数字化质量再出现问题的化，那么在社会上必然会造成跟大的误解，这对于档案工作的打击也会是非常沉重的。 2.2 直接影响到档案数字化的建设 档案数字化建设也可以说是信息化建设，档案数字化建设就是通

4、过信息技术来积累数字档案资源。这也就对数字资源的质量有很高的要求了，如果因为数字资源的错误问题造成多次返工重新操作的化会对档案数字化的建设进程带来很大的阻碍，也会严重影响到档案信息化的建设，最终影响到档案信息资源的管理与利用。 3 档案数字化加工过程质量控制存在的问题 3.1 发展过程不明确 档案的数字化建设从一开始就是处于摸索阶段，我们没有足够的经验拿来借鉴。所以很多档案机构在进行档案数字化建设的工作当中很多3步骤都没有足够的科学理论依据的。而档案的数字化建设是在相应号召，仓促开展的一项工作，有着走一步是一部的被动思想。这样一来，投资巨大，但是效果却并不明显，这对于档案数字化的质量来说也是得

5、不到保障的。 3.2 数字化信息缺乏挑选整理 多数档案机构在进行档案数字化建设的时候并没有对信息资源做出评估，而是将原本的档案资源全部数字化处理。在理论上来说，这样整理出来的信息资源是比较多，但是从实际上来看确实会造成很多浪费的。原因是在档案馆中的信息资源储藏量较大，有很多利用率非常之低的或者是需要销毁的部分，如果没有对资源进行整合挑选就直接录入的化就会造成很大的浪费，大量资源的数字化会严重影响到档案数字化的建设进程，这对于档案信息的开发利用也是会造成阻碍的。 3.3 缺少控制，造成返工现象 档案的数字化加工过程可以说是一项系统性的工作，每一步都息息相关，上下环节相扣，上一环节的输出可能就是下

6、一环节的输入，每一环节的质量都是相互影响的。所以，建设环节数量越多，那么数字换建设的质量出现的问题可能性也就越大，需要进行控制的关键点也就越多，工作难度也就越大。在数字化的建设进程中，因为缺少控制所造成的质量问题比比皆是，如对档案进行扫描的时候扫描质量就会影响到扫描图片的处理质量，扫描不全或者是扫描不清晰就算经过经验再丰富，技术再高超的人员也无能为力，最终只能是重新扫描。还有可能出现的问题就是档案目录库的建设，目录库的建设对后续档案查询检索来说是非常4重要的，但是，现在很多档案机构却依然存在的数据目录不全，信息不准确的情况。这对于档案数字化信息来说会严重影响到档案的查询、共享与利用，如果进行返

7、工，又会是一个很大的工程，也会带来很大人力物力财力的损失。 4 档案数字化过程质量控制的改进措施 将纸质档案进行数字化加工主要分为以下几个环节：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据连接、数据验收以及数据备份等。在这几个环节的工作当中，数据的质量从头贯穿到尾，所以在以后的档案工作中必须制定出一套合理可行的质量控制计划，然后根据计划一步一步开展工作，持续控制质量。 4.1 统筹安排，做好计划 档案数字化的加工使用的技术就是通过计算机与网络技术的利用，对传统纸质、声像材料进行扫描、处理转化为计算机可以识别的信息，在进行计算机录入，之后存储起来。信息数字化处理的原则就是为了让人们能够

8、更加快速、方便、准确的找到需要的信息，从而进行利用。 数字化加工工作的顺利进行首要步骤就是要做好前期的准备工作，从源头开始对数字化加工质量进行把控。而这对计算机等设备的硬件和软件都有一定要求，如扫描仪、相机设备，图片处理软件等。这些事实现质量控制的最基本要求。 4.2 加强质量意识，强化数据加工规范 对档案数字化加工提出规范性加工对于档案的数字化建设质量的提高具有十分关键的作用，它能够从最基础部分的工作开始按照国家标准5化规范将数字化建设发展为有标准、有规范的方向上去，能够有效保障档案信息的数字化质量。 规范性加工必须满足以下要求：数字化信息加工所按照的技术、格式以及工作标准都必须按照国家或者

9、国际上的规定来执行，包括网络上部分信息的整合，这样一来就不会造成因为技术或者格式不同带来无法转化而造成的资源浪费了。另外，还要提高信息的存储传输效率、可扩展性，这样对于以后档案信息的修改处理以及更新都会有很大的帮助。 4.3 建立并完善档案数字化制度体系 为了更好的开展档案数字化加工工作，除了进行规范化的开展以外还需要根据不同档案机构以及数字化加工目标制定出适应工作开展的制度体系，可以从管理制度、业务规范、工作规章制度等角度出发。档案的制度化体系制定需要我们从宏观角度考虑问题，保证全员都能够准守。4.4 强化培训，提高工作人员综合素质 档案数字化加工主要涉及到的技术主要有扫描、图像处理、存储、

10、数据库以及档案基础知识这些技术。这样一来就对从事档案工作的人员的综合素质提出了一定的要求。工作人员的素质对于工作的开展有着非常大的影响。所以就要求档案机构能够加强对工作人员的培训，使其能够掌握相关的知识技能，这样对以后的档案工作的开展也是具有非常大的帮助的。 5 结语 档案数字化加工工作是一项长期的工作，档案机构必须加大对档案6数字化加工过程中的质量控制力度，切实每一步每一个环节都能够将质量控制落实到位，这样才能够有效的保障档案数字化建设工作的开展，从而为档案信息的网络化现代管理化发展打下坚持基础。 参考文献 1熊永根叶正梗. 档案数字化与光盘存储技术.档案学通讯2012， （4） 2侯明昌. 多媒体技术及其在档案数字化建设中的应用. 档案学通讯 2012， （2） 3 倪晓敏.档案数字化加工质量控制浅析J.机电兵船档案，2008， （5） 4 熊珊珊，赵金卓，张祯.档案信息数字化建设应重视“质量控制”J.中国西部科技，2009， （5）