公路部门办公室档案管理信息化.doc

1、1公路部门办公室档案管理信息化摘 要：管理办公室档案对于公路部门的日常运作起着记录和凭证的作用，因而办公室档案的妥善管理与保存就有着重要的意义。随着各单位之间的协作不断紧密，各种来往文件也随之增多，对此，信息化的档案管理将起到重要作用。本文旨在结合本人在公路部门的实际工作情况，对档案管理信息化在公路部门档案管理中的应用进行分析，并提出相应的对策。 关键词：办公室；档案管理；信息化 办公室作为一个单位的核心组成部分，它犹如人类的大脑，起着处理日常业务和信息处理，协调沟通的作用，是各部门之间沟通联系的桥梁。办公室文书档案工作是单位的档案管理中的不可或缺的部分，文书档案的收集与归档从属一项具有保密性

2、、专业性、规范性的工作。只有对文书档案进行科学管理， 确保档案资料的质量和完整， 实现文书档案管理工作的规范与标准， 才能提高办公室文书档案的利用率，才能提高单位的工作效率，通过真实的信息数据与资料， 为单位的发展提供信息的支撑，为社会提供更好的服务。 1 档案管理的现状 1.1 档案管理信息化不全面 目前很多单位已经开展了档案管理信息化建设，但普及不全面，发展不深入，特别是经济欠发达的山区县，例如本单位的部分档案还在采2用“有纸化办公”的管理模式。 “有纸化办公”相对于当前繁重的工作量、快速的工作节奏，其查找资料效率低，资料档案不易保存等问题凸显。另外，一些会议记录文件和一些年代久远的文件都

3、没有做信息化存档工作，当查阅旧文件档案时需要大费周章将文件调出，这也表明目前的信息化建设还不够全面。 1.2 档案查阅易造成污损 文书档案主要材料是由纸质构成， 并进行保管， 很多档案资料年代比较久远， 价值相当重要，由于各部门经常需要对归档文件进行查阅，而且审阅文件的时间比较长， 加上受到外部环境因素影响，难免会存在污损、丢失等情况，有些重要档案如出现损毁， 极难找回替代文件， 会对成文书档案管理工作做成影响和对文书资源造成损失。 1.3 档案检索效率不高 在传统的档案管理模式下，文书档案由于涉及不同的部门，需要专人按照不同的要求对其进行分类存放审查和编目， 工作非常繁锁。 当办公人员需要进

4、行借阅文档时， 一般采用人工检索文件，首先要进行办理详细的借阅登记手续，然后档案管理员到档案室查找，特别是对年代久远文件的检索时，需要档案管理员在尘封已久的档案中查找，这样一来耗费大量时间、人力、物力。 2 档案管理信息化的必要性 2.1 档案管理信息化能提高工作效率 档案管理大部分依托于人工编写，随着档案操作软件的研发并应用，人们可以轻松的利用各种计算机功能实现对公路档案的编制、审核和备3案。这种轻便的档案管理方式不仅大大减轻了档案员的工作量，提高了他们的积极性，还能减少档案管理工作上的失误，提高档案的精准性。 2.2 档案管理信息化能优化资源配置 大多数单位对档案的管理还停留在纸质的要求上

5、，很多档案资料包括上级批文、会议纪要、相关部门通知等都是通过纸质的形式表现出来。一些重大的项目在后期交档的时候，都是把档案资料用车子的形式推进档案馆。这不仅加重了档案员的工作量，还造成纸质资源的浪费。通过信息化改革，可能一个项目的资料放在一个小小的优盘里就可以，方便交档归档。而且这种存储方式能加大档案信息的存储量，实现资源的合理优化使用。 2.3 档案信息化管理能提升检索功能 很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文书档案，然后放到专门的档案室。但是这并不意味着这些档案就可以放置在档案室里，后期还是有很大的用处。通过建立信息化的档案管理模式，开发专门档案管理的电子系统，能方便对档案的查阅和检

6、索，极大的提高了档案的利用价值。 3 信息化档案管理应用 3.1 建立档案信息库，实现档案信息化 档案管理的信息化建设的前提是要进行信息的数字化改革与建设。不仅要将现有的书面纸质档案扫描转存为电子文件档案，还要建立档案信息库。这样一来，能够同时拥有纸质和电子两种文书档案信息，解决了记录信息少以及工作效率过于低下的问题，还能够满足单位各部门部4门对于档案信息和资源的需求，能够保证问题解决与决策的及时性与有效性。此外，单位档案信息库应当及时的进行资料信息的补充完善与整体信息库的更新与维护等，保证信息库的资料全面且有效。 本单位利用 OA 办公系统，按照级别分类建立档案数据库。首先按时间进行一级划分

7、，划分为永久、30 年、10 年三种档案保存类型。其次进行二级划分，按照行政级别由上级到下级进行存放，如按照肇公，肇公养，肇公财，肇公基、县委、县府办等分类，形成收件管理的归档。对于发件管理，按照发件的文号，编制发文汇集 ，建立年度发件文件信息库。 3.2 档案系统无缝连接，提高工作效率 传统的文件检索模式是人工检索，这对工作的时效性大打折扣。通过档案管理系统和 OA 办公系统的无缝连接，办公室档案管理部门能够充分的利用档案信息化的优势，在确保信息安全的条件下建立资源信息共享的网络平台，进行无阻碍的信息传递。单位档案与信息的获得渠道大大的拓宽，各部门能够通过 OA 办公系统对档案进行查阅和最新

8、消息进行收取，有利于管理部门与人员工作效率的提高。 在本单位中，每当办公人员对档案查阅时，档案管理员通过档案管理系统直接连接到所需查阅的文件，取出电子文档利用 OA 办公系统传输给查阅者，同时 OA 办公系统会及时对查阅者身份、查阅时间、查阅文件进行记录，建立档案管理的数据库。这样的方式，不但在面对多人查阅同一文件时得到了极大的方便，能够同时满足多人查阅，而且不会造成档案文件的损坏、丢失等现象。 54 结束语 总而言之，在社会新常态下，对办公室档案管理工作提出了更高的要求。这就需要与时俱时的档案管理工作，建立档案信息化管理体系，着实提升档案管理人员的素质，才能跟上时代发展的步伐，确保文档能得到完善快速的保存和利用，促进档案管理工作的发展。 参考文献 l 谢俊霞.新时期加强档案工作的几点体会J.档案天地，2010， （8）：45 一 46. 2 牟丹宇.略谈信息时代的文书档案工作J.陕西档案， 2010（6）：26 一 27. 3 魏勇.浅谈档案管理与档案信息化建设J.中国化工贸易，2012（5）：148. 4 王一波.公路档案信息化建设之初探J.网络财富，2009（1）：20-21.