关于信息时代电子档案管理的探讨.doc

1、1关于信息时代电子档案管理的探讨摘 要：随着现代信息技术的迅猛发展，我们对档案管理的电子化程度已经有所提高。但是，由于受传统管理理念、管理方法、管理手段等的影响，在电子档案管理过程中出现的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 关键词：信息时代；电子档案；管理 电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。现如今在我们的工作中，电子档案的数量每年呈现逐步递增的趋势；那么，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着现代信息

2、技术的迅猛发展，我们对档案管理的电子化程度已经有所提高。但是，由于受传统管理理念、管理方法、管理手段等的影响，在电子档案管理过程中出现的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。 1 电子档案使用的主要途径 现阶段，我们对电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。 21.提供拷贝。拷贝，就是复制，在我们实际工作过程中使用频次最高的一种快速、简单、准确的方法。对于电子档案来说，更是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态

3、，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。 2.通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在馆际之间，可以实现档案资源的互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。 3.直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用

4、的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。 2 加强电子档案管理的重要意义 电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。 1.有利于节省人力、物力和空间。 3在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人力、物力和空间才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风

5、险。然而，计算机及其网络的出现，尤其是在新世纪新阶段，信息时代的发展已成为当前时代发展的一个主流，这样电子档案的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，减少了因大量纸质档案堆积而产生的空间，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力、物力和空间。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。 2.有利于提高档案管理服务质量。 档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点

6、是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这样使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提供高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。 3.有利于满足多样化需求。 随着信息时代的发展和社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案管理模式已经无法满足这一需求。电子档案4因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样

7、性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。 3 当前做好电子档案管理和利用的主要措施 由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。 1.建立档案利用制度，整合各类档案资源。 要建立档案利用相关的审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批；还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案

8、收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好地满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。 2.规范档案利用方式，避免不可挽回的损失。 电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更5改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。 3.建立“双

9、套制”模式，确保重要信息的完整。 所谓“双套制” ，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外， “双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制” 、哪些不应该实行“双套制” 。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。4.加强工作人员管理，提高档案保护意识。 电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。

10、因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度地被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。 4 结束语 随着当前信息时代的深入发展，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理6与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。 参考文献 1张文亮.关于电子档案管理的思考J.云南档案 2008（9） 。 2赵晏.浅谈加强电子档案管理J.商业文化（学术版） 2009（12） 。 3夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策J.新西部（下半月）2009（8） 。