浅谈我省高校档案信息化建设存在的问题及对策.doc

1、1浅谈我省高校档案信息化建设存在的问题及对策摘 要：学校档案管理工作是学校建设的重要组成部分，它对规范学校的教育教学、学校管理、后勤服务及推进教育教学改革和现代化建设方面有着重要意义。但目前高校档案管理信息化建设中存在的问题直接影响档案管理的信息化建设。如何解决高校档案管理信息化建设中的不足，是实现高校档案管理信息化的前提基础。 关键词：高校档案管理；信息化建设；存在问题；对策 在当前信息技术与通讯技术迅猛发展的社会下，各种处理信息的新设备及新技术的广泛应用，正在很大程度地改变着人们的行为方式、思维方式和工作方式。同样，随着信息技术在高校档案管理工作中的应用，信息化建设已成为高校档案事业发展的

2、方向。 1 档案信息化建设的重要性 在我国，档案管理信息化建设是一项新生事物，它是一个以档案信息资源建设为核心，信息化技术使用为手段，网络为平台，专业人才为基础，法规制度为保障的综合性服务体系。通过信息化技术手段，档案管理从纸质文档管理逐渐过渡为电子文档存储管理，解决了依靠手工方式来收集及借阅档案造成的损坏及丢失问题，也大大提高了档案管理的服务质量和水平，让档案管理工作不再费时费力，档案的检索查询也随之变得轻而易举；高校档案记录着高校的发展历程，许多文书档案是由领导亲自起草下发，是领导决策的具体表现，档案信息化提高了档案信2息利用的时效性，有效的为领导决策提供依据及服务，给高校的发展提供有利的

3、借鉴；档案信息化建设实现了档案信息资源的共享，让档案管理的职能变得不再单一，既是高校的档案保管部门又是高校内部的信息资源中心。档案信息化是高校发展的大方向，只有实现档案管理的信息化，才能与学校的发展相协调，才能适应不断变化的社会环境，才能使档案信息更好地为高校自身的建设和发展服务，更好地为社会服务。 2 我省高校档案管理信息化建设存在的问题 1、对档案管理信息化建设工作不够重视。目前在我省很多学校看来，档案管理信息化建设工作仅是学校的附属性工作，档案管理信息化建设工作只要求做到简单的电子查阅档案就可以了，在这种错误意识的影响下，相当一部分高校对档案管理信息化建设工作缺少相应的发展规划，工作思路

4、及目标也不够清晰。 2、在我国档案信息化建设是一项新生事物，目前在我省高校档案管理中没有形成一整套较完整的理论，没有一个档案现代化、信息化的标准体系。 3、我省大多数高校仍然是用传统的方式来管理自己的档案，仅是单一的电子储存保管，并没有将它们的信息服务功能开发出来，目前我省大多数高校仅对收藏于档案馆（室）中的档案文件目录进行查询，很少涉及到对其他内容的查询，从而让档案管理信息化得不到充分的体现。 4、部分高校在档案管理硬件设施上投入不足，缺乏建设资金。信息技术目前在我省各高校档案管理工作中已经基本普及，校园网络建设也飞速发展，但部分高校在档案管理中对计算机的使用大多局限于信息的3存储，其他的计

5、算机配套设备还不够健全，多数高校的档案信息建设经费主要是在迎接评估当年突击投入的，缺乏持续发展所需资金的保证，进而对档案的信息化利用产生了较大的影响。 5、档案管理人员管理水平有待提高。当前，各高校普遍缺乏档案专业和信息管理技术专业人才。就目前我省高校档案人员的实际情况来看，真正全日制专科或本科院校档案专业或信息技术专业毕业的人不多，档案管理人员的业务水平亟待在学习培训与实践中不断提升。 3 我省高校档案管理信息化建设的对策 1、领导重视、职能部门要协调统一 档案信息化建设能否得以顺利开展，关键看领导是否重视，各职能部门是否协调统一，这是加快高校档案信息化建设的前提。领导和各职能部门要充分认识

6、到高校档案管理信息化建设的重要性，增强档案管理信息化的使命感和紧迫感。要建立档案信息化的领导决策机构，将档案管理建设列入学校和各职能部门的重点工作中去，特别是在高校经费紧张的情况下，要给予必要的资金、物质和人才的支持，只有这样才能加快高校档案管理信息化的进程。 2、制定适合学校档案现代化、信息化建设的标准体系 结合学校实际情况，科学、合理地制定符合自身实际情况的档案信息化建设标准，不管是档案的收集归档、分类整理、网络建设、管理制度还是档案信息资源的使用，只有在统一标准和规范管理下，才能将档案信息化效用发挥到最大，此举是档案管理工作现代化和信息化建设的重要环节。 43、充分开发和利用档案管理的信

7、息服务功能 目前我省各高校档案资源利用率低，可将档案管理的信息服务功能扩展到建立学生的英语四、六级查询；学生、教师信息的相关鉴定或证明服务；教授信息查询；毕业生优秀论文目录查询；科研成果推广应用服务；毕业生就业信息档案等等。 4、加大档案管理中硬件设施的建设，建立持续性发展资金的投入机制 档案管理信息化建设，需要配备现代化的技术设备和先进的管理软件，加大硬件设备的采购，健全其他计算机配套设备，如录像机、扫描仪、刻录机、打印机等等，并将档案管理信息化建设所需资金列入学校建设计划，建立档案管理信息化建设持续性发展所需资金的投入机制。 5、加强对高校档案管理队伍的建设 高校档案管理信息化建设是一项系

8、统性工作，对档案管理人员提出了更具体、更全面的要求，各高校可结合自身的实际情况，通过聘请档案专业人员和计算机网络人才有计划地组织档案管理专（兼）职人员在档案管理及信息化建设等各个环节进行专业培训和进修，提高档案管理专（兼）职人员的业务水平，确保高校档案信息化建设的顺利实施，组建一支业务精、作风好的高素质档案管理队伍，从而提高档案的标准化和现代化管理水平。 总之，档案信息化建设已成为高校档案管理工作的首要指导思想，信息化建设已成为高校提升档案管理工作水平的标准。但档案信息化建设是一个长期的工程，是一项系统工程，我省各高校应以档案信息化建5设为契机，通过进一步加强档案管理信息化建设工作，逐步完善档案信息化建设工作管理体制和运行机制，切实把档案管理信息化建设落到实处，让档案信息化建设发挥在高校战略建设中的重要作用。 参考文献 1中国档案学会自动化技术委员会.我国档案信息化的发展与问题对策J.档案学研究，2006（1） 2裴友泉，马仁杰，张学辉，等.战略：档案信息化的思考J.中国档案，2007， （12）：24. 作者简介 周丽（1978-） ，女，苗族，海南工商职业学院，海南海口，助理馆员，硕士，档案管理。