浅谈如何做好施工企业档案管理工作.doc

1、1浅谈如何做好施工企业档案管理工作摘 要：档案管理是建筑工程管理工作的重要组成部分，也是建筑企业对工程计划进行制定与调整的重要依据。工程档案能够直观的反映出施工人员的工作状况，对于施工安排合理化有重要意义。工程档案工作也是企业行业竞争的关键因素，对于目前的建筑工程企业内部管理有重要作用。 关键词：施工企业；档案管理；对策 档案，是指对国家和社会有保存价值的文字数据记录。属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。新时代档案管理工作的规范化、标准化是档案管理

2、工作的重点之一，是提高档案工作效率和质量的基本保证。新时代的背景，要求档案管理工作必须要运用科学的原则、方法和手段，才能使档案管理与时俱进，适应新形势，使档案管理工作逐渐规范化、标准化、现代化。但是，目前我国档案管理工作还存在一些问题：管理的理念落后，对档案管理的重视程度不足；部分管理人员的综合素质有待提高；档案管理的基础设施陈旧，管理手段落后等，这些也是档案管理规范化的阻碍。为提高新时代档案管理规范化的水平，必须采取一系列的对策来实现档案的标准化和现代化的建设。 21 当前档案工作管理存在问题 1.档案管理人员管理意识不强，专业素质有待提升 一些企业员工档案意识相当薄弱，甚至有一些部门领导对

3、加强档案工作的存在偏见，认为加强企业档案管理没有实质性作用，在管理档案上舍不得投入财力与物力。个别项目部和下属单位的档案工作没有实行岗位责任制，在管理方式上仍然停留在传统的手工收集与检索阶段，一定程度上影响了档案管理质量的水平。档案管理人员专业素质不高。目前，大部分企业虽然有了一支稳定的档案干部队伍，但管理人员的文化程度和专业素质还不能适应新时期开展档案工作的需要，熟悉档案内容，进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。 2.档案管理不够规范 目前，在一些企业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：档号不规范；案卷标题不规范；大部分案卷缺少卷内目录；组卷混乱现象比较严

4、重。 3.管理与服务存在脱节现象 一是档案门类不够丰富。有的企业只注重文书、户籍档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与企业业务有关的资料的收集，影响了企业档案的系统性和完整性。二是档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断代现象；部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。三是重保管轻利用。一些基层企业在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为企业战略发展、为企业管理提3供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。4.档案管理观念落后，重视不够 档案管理工作者在观念认识上比较落后，认

5、为自己就是一个“仓库管理员” ，只负责各种资料的收集和整理，对于现代化的档案管理的重要性没有足够的重视，认为保管好就行，处于了一种松懈、安于现状的状态，落后的档案管理观念，缺乏现代化创新意识，严重影响了档案管理规范化的进程，使得单位不能很好地利用档案中有用的信息资源。由于领导对档案工作缺乏重视，工作的条件和场所很差，每天重复着琐碎繁杂的工作，工作人员无法认识到自身工作的重要性，认为自己的工作可有可无，产生自卑心理，对档案管理的规范化建设产生了十分消极的作用。 2 建筑企业管理对策 1.提升工作人员专业素质 工程人员是施工建设的主体，档案管理人员是档案管理工作的主要负责人。建筑工程档案管理效率的

6、提升有赖于管理人员专业素质的高低，建筑企业可以定时组织培训，培养专业性知识，提升水平。自项目立项开始就必须同建设单位展开主动联系，争取在第一时间对工程的建设信息进行了解，同时与建设单位相配合以共同开展工程档案预验收之前及项目开工之前的集中培训工作，宣读档案的法规、法律及有关技术规范，从而提升档案管理人员及技术人员的档案专业知识水平及其实践能力。 2.完善制度，进一步规范档案管理 4目前我国的档案管理制度存在不健全、管理体系落后的不足。完善的档案制度，增加档案管理的有序性，可以有效地提高档案管理的规范化建设。建立健全分管领导职责的制度、档案人员岗位责任制、兼职档案员工责任制、档案整理归档制度、档

7、案借阅保密制度、档案鉴定销毁制度、档案库房管理制度、档案安全制度等。各项档案规章制度的条文应简明而严密，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断改善和充实。使档案管理的各项工作有据可查、有章可循。有效的档案管理制度，即可以利用最小的人力、财力、物力将档案室管理得井井有条，提高档案管理工作的效率。 3.档案规范管理 建筑企业的档案管理工作，必须要进行科学化管理，进行统一操作，采用统一的标准进行管理，以此提升工作效率，才能实现档案的科学化管理。通常说来，建筑施工企业在进行档案的划分时，会根据信息材料的不同类别，进行归档。不同的档案类型要按照经营管理、行政管理、生产技术、科研技术、设备、会计、工程建设

8、、特殊等不同类别进行管理，并且对于不同档案的归档上要做好分类存放。对于档案管理行为上，还要制定相关的存放、保密以及查阅条例，同时应该采取有效的措施，提升档案的管理工作。档案管理者要对企业档案资料归档范围的确定，制定企业档案管理方面的规章制度，收集整理企业各类档案资料，对档案资料分类整理、装订、装盒、编目录、编案卷侧面卷脊，按保管期限分类上架存放，同时编写相应的检索目录。 4.强化档案信息化，发挥档案信息功能 5新时代的发展，社会信息化程度越来越高。要求档案工作也实现信息化的管理。档案管理的信息化有利于档案管理规范化、现代化水平的建设，有效发挥档案的信息功能。因此要加大对档案工作的资金投入，增加

9、档案室的硬件设备，引进和学习国内外先进的档案管理的程序和设备。完善档案管理有传统的手工工作方式向信息化的转变，档案管理实现现代化和信息化的同时促进了规范化的建设，改变传统的纸质档案管理，形成电子信息档案，以便更加便利的查阅和利用，从而可以提高档案查阅的效率，长期来看，可以节约档案管理的费用，明显提高档案管理的效率和质量。 3 结束语 综上所述，档案管理工作的积极开展，要求建筑企业管理者要有丰富的专业知识，而且要紧跟时代，不断推进信息化管理。企业管理者首先要深化认识，认识到档案管理重要性，从工作人员专业素质、管理手段的规范化、档案信息化服务等方面入手，对档案管理工作紧抓稳拿，将管理工作效率不断提升。建筑项目是我国的支柱性产业之一，对于推动经济发展有重要作用，因此， 要想真正实施档案的科学化管理，就要加快各方面建设，才能发挥信息档案的重要价值。 参考文献 1 牛婷婷，续晓冬.重点建设项目档案管理中的问题及对策分析J.今日中国论坛，2013（19）. 2 陈艳.做好工程项目档案管理工作的思考J.兰台世界，2010（S1）. 63 于文翠.加强建设项目档案管理为精品炼厂建设服务J.兰台世界，2013（S5）.